Выход сотрудника в отпуск требует тщательного документального оформления. Помимо того, что все документы должны быть составлены правильно, их нужно еще хранить определенное количество времени. Сколько? Ответ не так однозначен. Подробнее об этом в нашем материале.
Где установлены сроки хранения заявлений и приказов на предоставление отпусков?
Документы, отражающие факты деятельности организаций и ИП, необходимо сохранять в течение определенного установленного законодательством времени.
Продолжительность хранения установлена законом «Об архивном деле в России» от 22.10.2004 № 125-ФЗ и приказами Мин культа РФ от 31.03.2015 № 526 и от 25.08.2010 № 558. Эти нормативные акты обязательны для всех индивидуальных предпринимателей и предприятий любой формы собственности.
Кроме них существуют документы, определяющие порядок архивации документов в ООО и ОАО. Это законы об ООО и ОАО и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс. Здесь установлены порядок хранения внутренних, в том числе кадровых, а также документов, определенных уставом общества.
Сколько времени хранятся документы, связанные с предоставлением отпусков?
Перечень документов, связанных с отпусками и длительность их хранения приведены в п. 19 приказа Минкульта № 558.
Обычная продолжительность хранения таких документов равна 5 годам, как и остальных кадровых документов. Именно столько времени нужно сохранять документы на предоставление обычных трудовых отпусков.
Однако в том случае, если по правилам документооборота, которые установлены в компании или ИП, приказы и заявления хранятся в личных делах работников, то этот срок увеличивается до 75 лет – для документов, которые были составлены до 2003 года и до 50 лет – для более поздних заявлений и приказов.
Документы, касающиеся отпусков по уходу за детьми и отпусков предоставляемых, работающим на производствах с особыми условиями труда, сохраняются 75 или 50 лет, в зависимости от того в каком году они были оформлены.
Более подробно о порядке хранения документов, связанных с предоставлением отпусков, читайте в материале «Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?».
Итоги
Длительность хранения документов на предоставление очередного отпуска зависит от установленного порядка документооборота. Если документы систематизируются в личных делах работников, то этот срок будет равен 50 или 75 годам, в зависимости от того в каком году они были оформлены. Столько же времени хранятся документы на отпуск по уходу за малышом и удлиненные отпуска сотрудников, работающих в опасных условиях.
В противном случае – заявления и приказы должны сохраняться в течение 5 лет.
Вся информация о том, как начислить и выплатить отпускные, есть в нашем чек-листе, который можно скачать и установить на свой рабочий стол.