Личные встречи партнеров по бизнесу иногда бывают слишком редкими. При этом приходится решать все вопросы по телефонным переговорам. Учеными было подсчитано, что большую часть рабочего времени руководители бизнеса тратят на телефонные звонки. При этом важно понимать, что существует определенный этикет таких переговоров. Есть определенные «можно» и «нельзя». Ниже будет указано, что необходимо говорить во время телефонного разговора, а что категорически запрещается.
«Нужно»:
1. Следует брать трубку телефона до того, как пропущенные звонки перейдут за пределы четырех раз.
2. Подняв телефонную трубку, важно сказать «Доброго времени суток», после чего представиться и назвать отдел организации.
3. После по правилам этика вежливо спросить собеседника, чем можно ему помочь в данном разговоре.
4. Во время выслушивания речи по ту сторону трубки, необходимо сконцентрировать все внимание на разговоре и слушать внимательно все что говорят. Это необходимо, чтобы потом не переспрашивать человека лишний раз.
5. Если необходимо что-то уточнить, тогда вежливо предложить собеседнику перезвонить через определенное количество времени. Важно указать временной период, чтобы за этот срок все уточнения уже были готовы.
6. Если существует вариант забыть о том, что говорили по телефону, то необходимо записывать важную информацию на листочек. Это важно для того, чтобы не переспрашивать ничего и не перезванивать собеседнику.
7. Также необходимо переписать номер телефона собеседника на различные ситуации.
«Нельзя»:
1. Заставлять ждать собеседника, пока поднимется трубка телефона.
2. Говорить человеку «Привет», «Алло», «Да». Это не этично со стороны бизнесмена.
3. Не стоит оставлять кого-то на второй линии и вести одновременно несколько бесед. Есть шансы, что можно что-то важное забыть или упустить. А также это будет неприятно собеседнику.
4. Если бизнесмен знает о том, что телефонные переговоры могут возникнуть в любой момент, то лучше телефонный аппарат держать всегда при себе.
5. Не стоит использовать клочки бумаги для того, чтобы оставить заметку для себя. Это не эстетично и приводит зачастую к потере такой информации.
6. Не стоит отвечать грубо и невежливо собеседнику. Такая беседа не закончиться в хорошем и положительном ключе.
7. Также исключите фразы «Все заняты», «Все ушли», «Не могу помочь».
8. Не стоит постоянно передавать трубку другим сотрудникам. В первую очередь так проявляется неуважение к собеседнику.