ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст) изменил порядок, по которому сотрудники компании заверяю копии документов. Поэтому с 1 июля заверяйте копии по новым правилам.
Как теперь работать
На копиях, которые делаете для сторонних организаций, ставьте отметку, где хранится подлинник. Он распространяется на все организационно-распорядительные документы компании. Это уставы, протоколы, распоряжения, приказы и т. д.
Новые правила планировали ввести еще в прошлом году. Но Росстандарт отложил их ввод на 1 июля 2018 года (приказ от 25.05.2017 № 435-ст).
Как заверять копии документов для ИФНС
Копии для инспекции заверять по новому ГОСТу не обязательно. По запросу налоговиков сдайте заверенные копии.
Пронумеруйте и прошейте листы так, как требует пункт 2 статьи 93 кодекса, и заверьте получившийся сшив. Если направите незаверенные копии, инспекции их не примут и оштрафуют за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК).
Проект приказа ФНС о требованиях к копиям бумажных документов еще в разработке. Пока он не принят, следуйте рекомендациям Минфина (письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336). Положения иных правовых актов, в том числе нового ГОСТа, применять не обязательно.
Будьте осторожны с персональными данными
Вы можете заверить по новому стандарту и копии для банков или контрагентов. Но прежде убедитесь, что не нарушаете закон о персональных данных.
Если в подлинниках есть личные сведения сотрудников, лучше сделать не копию, а выписку из документа. Разглашать такую информацию без согласия самих работников нельзя (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Иначе компанию оштрафуют на 75 тыс. руб., а руководителя — на 20 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).
Правительство уже подготовило масштабные изменения по налогам на 2-е полугодие 2018 года. Подпишитесь на наш канал, чтобы не пропустить изменения в работе!