На что уходят "высокие" взносы участников спортивных мероприятий? А вот на что! Публикую неполный перечень расходов, необходимых для организации одного старта - например, рогейна кубка "Золотой Маршрут". Для остроты восприятия пункты условной сметы разделила на постоянные и переменные. Наслаждайтесь!
Постоянные расходы:
Транспорт. Я слышала про легендарные времена, когда все оборудование для рогейна могло поместиться в "Ниву", но они давно прошли. Сейчас (в 2018 году, когда я печатаю эти строки) нужна грузовая машина + еще что-то может не поместиться и приходиться дополнительно заряжать УАЗик. В среднем погрузка всего оборудования (большие палатки - 3 шт, палатки Red Fox для кухни и секретариата, генераторы, столы и лавки, кухня - несколько термосов, большие кастрюли, коробки с посудой, продукты, душ, веломойки, удлинители, колы, сетки и проч.) занимает час, если "грузчик, парень работящий" - это человек, который 100% знает, где что лежит и собирается по списку, и если он не один. Установка лагеря занимает один световой день. Итого транспорт - в среднем 10000 р.
Амортизация оборудования. (Станции и чипы, палатки, столы и лавки, душ, веломойки). Крупные покупки случаются раз в пару месяцев, а мелкий ремонт - до или после каждого старта. Станции, чипы приходится докупать постоянно. Мелкая фигня типа тросиков, гаечек, колышков, проводов, деталей ко всевозможным приборам - расходуется, как спички. Ткань для палаток нужно зашивать/подшивать. Свечи для генератора - покупать. И т.д. Обычно эта статья расходов в смете называется "Леруа Мерлен", и ее сумма варьируется от 1000 р. до 50000 р
Медали. Симпатичные медали с индивидуальным дизайном и лентой стоят от 100 р. за шт. (а лучше бы - за 150 р. и дороже). Все зависит от ТЗ и сроков. Мы делали/ем заказы в двух местах - типография "Рекламные штучки" в Рязани и мастерская "Woody Art" в Ярославле. В среднем для рогейна нужно около 90 медалей (с запасом, потому что предсказать количество призеров для 1, 2 или 3 места не-воз-мож-но). Итого за медали с доставкой - от 10000 до 15000 р.
Питание. Не так давно мы открыли для себя ФудСити - центр оптовый торговли, где при кропотливом поиске необходимые продукты можно обнаружить по минимальной цене. Но нужно долго искать. Примерный расчет суммы на питание - от 70 до 100 р. на человека, в зависимости от меню. Плюс есть расходники: скатерти, посуда, инструменты. Если делать шведский стол с морковкой и разными печеньками, то сумма существенно возрастает.
Канцелярка. Бумага - обычная и плотная форматов А3 и А4, маркеры, разметочная лента, скотч, ножницы, резаки, пакетики/файлы для карт, строительные степлеры и скобы, и проч.проч. - все, что используется при подготовке. Обычно закупается оптом и сразу на несколько месяцев.
Бензин для генератора
Дизель для пушек
Бензин - компенсация тем, кто везет дополнительное оборудование
Газ
Печать карт. Печать карт/дипломов/номеров дома, на своем оборудовании, как ни странно, тоже стоит денег - новую голову для принтера нужно покупать примерно раз в два месяца. А карты формата А2 печатаются всегда в типографии офсетом. Всего в "Маршруте" восемь принтеров разного вида (два сплит-принтера, один для наклеек, один маленький для протоколов формата А4, остальные - для печати карт, легенд, дипломов и разных рабочих материалов)
Ламинация карт. Происходит дома на ламинаторе. Рулоны закупаются большими партиями. Один рулон = примерно 1900 р. 1 рулон 300 м = 300 карт формата A3, не учитывая брак.
Хостинг + домен + сервис tilda
Склад=гараж
Отчисления в фонд кубка "ЗМ" (150 р. с каждого участника основной категории)
Отчисления в фонд технологий
Дизайн старта - логотип, афиша, диплом, баннер и т.д.
Печать баннера
Гонорар фотографа - сумма с поправкой на "у нас маленькое спортивное мероприятие"
GPS-трансляция
Комиссия за вывод денег со счета платежной системой - 7%, комиссия системы заявки - 1%
Съем КП - официальный тариф - 120 р. за каждое снятое КП, мин. 9 шт. Часто помогают участники вместо оплаты стартового взноса. Но бывают случаи, когда они оставляют одну станцию на краю леса, потому что а) не смог найти б) винтик не открутился в) что-то другое. Так что я больше люблю, когда снимают КП за деньги, так надежнее)
Сувенирка
Гонорары организаторам - Традиционно у нас не компенсируются расходы на транспорт и еду. (Потому что "уравнять" эту сумму невозможно - кто-то ездит на машине, а кто-то не платит за электричку). Но всегда оплачивается такси, если нужно привезти/доставить/забрать что-то тяжелое. Гонорары распределяются так: "не своим" - по договоренности, "своим" - в зависимости от прибыли. Если мероприятие ушло в минус, все "свои" получают символическую "минималочку" и записывают хорошо проведенный день себе в актив, а расходы списываются с общего счета организации. Минимальное количество человеко-функций: рисовщик карты, автор дистанции, постановщик, комендант + помощники для постановки лагеря, грузчик (2 человека), водитель, секретарь + помощники, повар + помощники, детский сад (1 человек), человек, который договаривается с партнерами и ведет сайт/соцсети/размещает инфу/отвечает на разные вопросы, заказывает дизайн/все необходимое / съемщик / курьер и т.д. Обычно активное участие в организации старта принимают 2-3-4 человека, и еще 4-5-6-7-8 человек работают на самом мероприятии. Одна роль не меняется: Артем Лавринович = автор карты, хотя при разведке местности и другие могут принимать активное участие.
Переменные расходы:
Крупные покупки. Неизбежно случаются раз в пару месяцев и, как правило, вызваны объективной необходимостью. Новая палатка, например, или 30 станций попадают под определение "крупные покупки".
Топосновы для карт. Закупаются раз в сезон для новых районов.
Размещение. Актуально для городских рогейнов и тех редких случаев, когда задействована частная территория. Сумма от 10000 и выше
Реклама. Да-да, иногда случается и такое! Максимально мы тратили 40000 р. на рекламу, и это было прекрасное вложение, полностью себя окупившее. В среднем мы тратим на промо каждого старта от 3000 до 15000 р. Но иногда бывают и дикие решения типа "сделать 300 брендированных шапочек".
Призы. Если свободный бюджет есть, мы докупаем призы. Потому что в правилах рогейна награждается большое количество групп, возрастов и форматов. Но свободный бюджет остается редко.
Непредвиденная фигня. Это может быть что угодно - от такси ночью из леса до "благотворительного взноса" в контролирующую или проверяющую организацию. Трактору за вывоз застрявшего грузовика из леса заплатить. Крышу в гараже отремонтировать. Отвезти все оборудование на катамаране по воде, потому что дорогу размыло и подъехать к центру соревнований невозможно. Ну или рюкзак с деньгами со стартовой поляны крадут - тоже непредвиденная фигня, и весьма убыточная.
P.S. Текст основан исключительно на моем опыте в организации кубка "Золотой Маршрут" и на объективную истину из серии "как должно быть" не претендует. Можно ли на что-то из этого денег не тратить? Да, конечно. А в идеальной картине мире часть расходов могут закрывать партнеры. И вообще - в этом мире никаких взносов нет, а все оплачивают рекламодатели. И как бы нам хотелось жить в нем!