Иногда работник требует выдать копии документов. Чтобы не было сомнений, как отреагировать на заявление сотрудника, мы показали на примерах из судебной практики, когда достаточно оформить выписку и в каких случаях можно отказывать без риска.
Если не выдать работнику документы по запросу, то он может понести убытки. Например, если уволенный сотрудник не получит справку о среднем заработке, ему не назначат пособие по безработице (апелляционное определение Томского областного суда от 09.06.2015 № 33–1694/2015).
В каких случаях можно отказать
Работодатель не обязан оформлять сотруднику копии документов, которые не относятся к его трудовой функции. Даже если они касаются работы структурного подразделения, но не влияют на обязанности работника. Например, сокращенный сотрудник затребовал у бывшего работодателя должностные инструкции для всех вакантных должностей, а также штатные расписания до и после сокращения. Суд признал эти требования неправомерными, так как в указанных документах нет персональной информации о работнике и они не относятся к трудовой функции уволенного (апелляционное определение Брянского областного суда от 17.03.2015 № 33–966/2015).
Когда речь идет о письменных распоряжениях для отделов, работодатель тоже может не удовлетворять запрос. Например, уборщик оспаривал дисциплинарное взыскание, которое получил за отказ убирать участок. Чтобы опровергнуть законность наказания, сотрудник требовал выдать копию приказа о создании бригады уборщиков и назначении бригадира. Работодатель отказал. Суд поддержал работодателя, потому что эти документы не имели отношения к работнику (апелляционное определение Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу № 33–663/2017 (33–23590/2016).
Не оформляйте копии, если в них есть государственная тайна. Суды считают, что если у работника нет доступа к таким документам, то в их выдаче нужно отказать (апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 22.11.2016 № 33–9138/2016).
В одном из судебных решений перечислены законные основания не выдавать документы (апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 02.10.2015 по делу № 33–6746/2015). Среди таких оснований — случаи, когда документ имеет неясный текст, подчистки, приписки, содержит информацию, которая относится к государственной, коммерческой или служебной тайне или сведения конфиденциального характера о третьих лицах, в том числе о других работниках.
Кроме того, работодатель не обязан знакомить сотрудников с нормативными документами министерств и ведомств, а также представлять их копии. Под это правило подпадают и выписки из законов.
Когда можно оформить выписку
Часто сотрудники хотят получить копии графиков отпусков, табелей учета рабочего времени, штатного расписания. Но эти документы содержат персональные данные других работников. Поэтому учреждение может сделать не копию, а только выписку из документа. Некоторые суды поддерживают такое решение (апелляционное определение ВС Республики Саха (Якутия) от 14.10.2015 № 33–3515/15). Но есть и противоположная практика, когда суды обязывают выдать работнику копию всего документа (апелляционное определение Омского областного суда от 11.07.2012 № 33–4359/2012).
Выписку удобно делать, когда документ имеет большой объем и полностью работнику не нужен, так как не связан с его трудовой деятельностью (ст. 62 ТК, письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1). Выписку оформляйте на бланке учреждения. Включайте в нее все реквизиты из подлинника и только ту информацию, которая относится к конкретному работнику.
Как быть в спорных ситуациях
Иногда неясно, выдавать документ или нет. Например, если работника ознакомили с локальными документами, их копии выдавать не нужно (апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.07.2016 по делу № 33–11519/2016). Но если локальные акты непосредственно связаны с работой сотрудника, их копии придется выдать (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 16.08.2016 по делу № 33–9311/2016).
При этом необязательно выдавать документы, которые вы издали в соответствии с локальными актами. Например, сотрудник может просить копию расчетов премии согласно положению о премировании. Ответьте, что он может сам рассчитать премию на основании положения, и откажите в копии (апелляционное определение Верховного суда Удмуртской Республики от 24.09.2012 № 33–3004/2012).
Споры вызывает копия личной карточки по форме № Т-2. Одни судьи считают, что карточка — внутренний кадровый документ и потому работодатель не должен выдавать ее копию (апелляционное определение Красноярского краевого суда от 01.04.2015 по делу № 33–3045/2015). В то же время работодатель отражает в личной карточке персональные данные работника. И не выдать ее копию — значит нарушить статью 62 ТК. В связи с чем есть судебные решения, обязывающие оформить копию личной карточки (апелляционное определение Московского городского суда от 20.10.2016 № 33–37770/2016).
Рекомендуем выдать сотруднику копию личной карточки по запросу, поскольку работодатель ведет ее на основании документов, которые точно связаны с трудовой деятельностью и самим работником (паспорта, документа об образовании, трудового договора, приказа о приеме, переводе, отпуске, увольнении). Копии документов по личному составу и экземпляр трудового договора сотрудник вправе получить, поэтому нет оснований отказать в копии личной карточки.