Динь! Что это — СМС, электронное письмо, напоминание о встрече? Динь… динь-динь! Уведомления изощренно доводят если не до самоубийства, то до нервного истощения. Перечитывая абзац документа в десятый раз или безуспешно пытаясь подготовиться к важной встрече, вспомните, что не всю работу вам обязательно делать самому.
За ваше внимание и время ежедневно борются десятки людей и обстоятельств. И различные технические устройства регулярно об этом напоминают. «Давай, ответь — и отправитель этого сообщения будет немедленно удовлетворен, а ты получишь награду в виде выброса дофамина. Не отвлекайся: тебе нужно закончить этот отчет сегодня!» — подобный внутренний монолог тоже отнимает драгоценные минуты и силы и существенно снижает вашу продуктивность.
Казалось бы, решение лежит на поверхности. Надо поручить подчиненным сортировку ваших писем, общение с некоторыми клиентами, решение различных организационных вопросов.
Однако не все так просто. Многие руководители хоть и понимают важность делегирования задач, но часто не идут на это из-за собственных страхов. «Что, если команда не успеет выполнить работу к сроку? Похоже, мне быстрее сделать самому, чем поручить и проследить. Вдруг за этот проект никто не захочет браться? Кажется, этому человеку нельзя доверять…» — терзаемый подобными мыслями начальник стремится взять на себя как можно больше дел ради собственного спокойствия. И неизменно получает обратный результат.
Если вы уже три раза прошли по этому кругу и убедились, что без делегирования обязанностей эффективно выполнять свою работу у вас не получается, самое время провести ревизию задач и определить, какие из них можно перепоручить. Все эти задачи относятся к одному из шести типов.
- 1. Незначительные. Есть задачи, которые кажутся несущественными. И в этом их коварство. Они всегда не важные и не срочные, а их выполнение занимает несколько минут. Правда, когда подобных задач много, эти минуты выливаются в часы. Кроме того, незначительные задачи всегда отвлекают вас от более масштабной стратегической работы. Например, недолго зарегистрироваться для участия в мероприятии или внести пометку о нем в календарь, забронировать номер в отеле или билеты на самолет, но в сумме на эти дела вы потратите действительно много ценного времени.
- 2. Рутинные. Очень простые задачи точно не должны выполняться руководителем, их спокойно можно перепоручить. Например, не стоит самостоятельно заполнять объемные таблицы или добавлять новые данные в вашу презентацию.