С 1 июля 2018 года вступит в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению организационно-распорядительной документации. Тем самым обновятся правила оформления копий документов и выписок по ним для ФНС и сотрудников компании. Организации не обязывают применять ГОСТ, но лучше следовать стандарту.
Правила оформления для работников
Требования к заверению копий для внутренних дел остаются прежними. А для предоставления копий в сторонние организации по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 с 1 июля 2018 года в копию добавляется запись о месте хранения оригинала документа. указывается место хранения оригинала (п. 5. 26 ГОСТа). Отметка о заверении документа ставится под подписью. Если подпись не предусмотрена, то в нижней части листа. Копия заверяется печатью или штампом.
Если сотрудник письменно запросил документы по работе, то необходимо их выдать в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления (ст. 62 ТК). За отказ или несвоевременное предоставление документов грозит штраф в размере 50 000 рублей для организации и 5000 рублей для руководителя (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Иногда работники могут требовать цветную копию документа. Организация может выполнить такую просьбу, но не обязана. Печать на цветном принтере стандартом делопроизводства ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривается. После 1 июля 2018 года достаточно черно-белой копии с синей печатью.
При увольнении сотрудника компания предоставляет отчеты: СЗВ-М за месяц увольнения, СЗВ-СТАЖ за текущий год и раздел 3 расчета по взносам. Работающий сотрудник тоже имеет право запросить отчет по прошлым периодам. Запрос делается в письменной форме и выполняется в срок 5 календарных дней с момента подачи.
По требованию Пенсионного фонда выписки из отчетов должны содержать только информацию о сотруднике, которому предоставляется выписка. Если в отчете содержится информация о других сотрудниках, то компания наказывается штрафом за нарушения по персональным данным в размере 75 000 рублей. Для руководителя - 20 000 рублей (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).
Выписка формируется на одного сотрудника и подписывается руководителем, на ней ставится печать организации. Право подписи имеет и бухгалтер и кадровый работник - при наличии доверенности.
Правила оформления для ФНС
Четкие требования при оформлении копий документов для налоговой законом не оговариваются. Но к осени 2018 года ФНС обещает утвердить проект с новыми правилами.
По новому новый ГОСТу на документы можно сшивать в один том разные документы, но не более 150 листов. Если один документ превышает 150 листов, то на разные тома он не делится. Заверить документ можно надписью с должностью работника с расшифровкой, количеством листов, датой и подписью. Печати новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 не требует. Документы сопровождаются письмом с указанием даты и номера требования налоговой инспекции, количества листов и описью документов.
При проведении встречных проверок требуется большой объем документации. Если предоставить проверяющим документы по требованию, в которых содержится лишняя информация, то этим можно привлечь внимание и к своей компании. Лучше в налоговую предоставить выписку с необходимыми сведениями по запросу.
Необходимая выписка формируется в программе, распечатывается и подписывается ответственным сотрудником. При наличии ставится печать. После подготовки документов составляется их опись. Она прилагается ко всем копиям и выпискам для налоговой инспекции. Форма составления свободная. В качестве ориентира можно взять новый ГОСТ на документы.