Аванса по зарплате вы вправе удерживать разные долги работника — алименты, кредиты, ущерб и даже НДФЛ. Но налог с самого аванса в бюджет перечисляйте только по итогам месяца. Это недавно подтвердили в Минфине.
ЧТО МОЖНО УДЕРЖАТЬ ИЗ ЗАРПЛАТЫ
Удержания из зарплаты работника можно разделить на четыре вида. Последовательность и суммы удержаний зависят от вида и законных ограничений. В первую очередь из зарплаты удерживают НДФЛ. Затем долги по исполнительным листам, потом долги перед работодателем. В последнюю очередь удерживают суммы по заявлению работника (схема 1).
СХЕМА 1. ВИДЫ УДЕРЖАНИЙ ИЗ ЗАРПЛАТЫ
Читайте популярные статьи про зарплату
КОГДА ИСЧИСЛИТЬ И УДЕРЖАТЬ НДФЛ ИЗ АВАНСА
НДФЛ по зарплате за истекший месяц будем считать текущим. Налог, который следует удержать по доходам, полученным в прошлые месяцы, будем считать долгом по НДФЛ. Мы расскажем, как удерживать из аванса оба этих платежа.
Когда из аванса можно удержать текущий НДФЛ
Аванс выдали до конца месяца. Если аванс выдали не в последний день месяца, текущий НДФЛ из него не удерживайте, так как не наступила дата получения дохода в виде зарплаты (письмо Минфина от 15.12.2017 № 03-04-06/84250).
Аванс выдали в последний день месяца. Исчислите и удержите НДФЛ из аванса, если выдаете в последний день текущего месяца (определение Верховного суда от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804). База для расчета налога — аванс, а не вся начисленная зарплата за месяц (см. схему 2).
СХЕМА 2. НДФЛ ПРИ ВЫПЛАТЕ АВАНСА В ПОСЛЕДНИЙ ДЕНЬ
Как показать аванс в 6-НДФЛ, читайте здесь
Если вы удержите НДФЛ с аванса, который выплатили раньше последнего календарного дня месяца, чиновники могут посчитать эту сумму не налогом, а неким платежом на КБК по НДФЛ. Вам придется заплатить налог заново, а налоговики выпишут штраф за неуплату налога в срок (ст. 123 НК).
Аванс в нарушение Трудового кодекса выдали после окончания месяца. Исчислите и удержите НДФЛ с аванса, ведь дата получения дохода в данном случае уже наступила. Исчислите и удержите налог только с суммы аванса, а не со всей зарплаты, начисленной за месяц.
Как удерживать из аванса долги по НДФЛ
Позиция чиновников. Чиновники разрешают удерживать долги по НДФЛ из аванса (письмо Минфина от 05.05.2017 № 03-04-06/28037). Ситуации, при которых образуется долг по НДФЛ, и ограничения смотрите на схеме 3.
СХЕМА 3. УДЕРЖАНИЯ ДОЛГА ПО НДФЛ ИЗ АВАНСА
ПРИМЕР 1
Бухгалтер удерживает долг по НДФЛ из аванса
Оклад работника — 50 000 руб. Сумма аванса — 20 000 руб. Зарплату в компании платят 5-го и 20-го числа.12 февраля 2018 года компания подарила сотруднику смартфон стоимостью 19 200 руб. Других подарков с начала года не было. Вычеты по НДФЛ не полагаются.
Как посчитать и удержать налог с подарка?
РЕШЕНИЕ
Как бухгалтер посчитал и удержал налог смотрите, в табл. 1 ниже.
ТАБЛИЦА 1. РАСЧЕТ НДФЛ И СУММЫ АВАНСА К ВЫПЛАТЕ
Другая точка зрения. Ряд экспертов считает, что удерживать долг по НДФЛ из аванса, выданного до конца месяца, необязательно.
Закон предписывает удерживать НДФЛ при выплате дохода (ч. 4 ст. 226 НК). Аванс по зарплате, выданный до конца месяца, доходом не признается потому, что еще не наступила дата его получения (п. 2 ст. 223 НК). Приведите этот довод, если при проверке инспекторы попытаются начислить вашей компании штраф за просрочку НДФЛ.
КАК УДЕРЖИВАТЬ ИЗ АВАНСА ДОЛГИ ПО ИСПОЛНИТЕЛЬНЫМ ЛИСТАМ
Безопасный порядок удержания взысканий по исполнительным листам. Долги по исполнительным листам безопаснее удерживать из обеих выплат— и из аванса, и зарплаты за вторую половину месяца. Иначе вы можете столкнуться с проблемой — зарплаты работника за вторую половину месяца не хватит, чтобы полностью удержать полную сумму удержания по исполнительному листу.
Например, в аванс работник получил на руки 50 процентов зарплаты, а вам нужно удержать 70 процентов в счет уплаты алиментов. Зарплаты за вторую половину месяца не хватит. В таком случае проверяющие вправе оштрафовать компанию на сумму до 100 тыс. руб. (ч. 3 ст. 17.14 КоАП).
Последовательность удержаний. По закону вы можете удержать по исполнительным листам не больше 50, а в отдельных случаях — 70 процентов зарплаты (табл. 2 справа). Ограничение считайте от суммы зарплаты, которая полагается работнику на руки (ч. 1 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Эта сумма зависит от того, надо удерживать НДФЛ или нет. Следовательно, вначале рассчитайте НДФЛ, затем ограничение для удержаний по исполнительным листам. Посмотрите, как нужно действовать, в примере 2.
КАК УДЕРЖИВАТЬ ИЗ АВАНСА ДОЛГИ ПЕРЕД РАБОТОДАТЕЛЕМ
Из аванса можно удержать долги перед работодателем. Их список чиновники привели в части 2статьи 137 ТК. В числе долгов: неотработанный аванс, выданный в счет зарплаты, невозвращенный подотчетный аванс, переплата из-за счетных ошибок бухгалтера. Удержать такие долги можно при двух условиях (ч. 3 ст. 137 ТК, письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0):
- директор подписал приказ об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса;
- работник письменно согласился с удержанием.
Как удерживать несколько видов долгов из аванса, посмотрите в примере 2.
ПРИМЕР 2
Бухгалтер удерживает долги двух видов из аванса и зарплаты за вторую половину месяца
Должностной оклад А.С. Невезучего равен 35 000 руб. Стандартные налоговые вычеты он не заявлял.
Компания платит зарплату 20-го и 5-го числа. Размер аванса — 40 процентов оклада с учетом отработанного времени.
Долг по исполнительному листу
В начале марта в компанию пришел исполнительный лист на работника на уплату алиментов в размере 25 процентов.
Долг перед работодателем
Также в начале марта 2018 года по вине Невезучего вышел из строя офисный принтер. Размер ущерба составил 12 000 руб. В этом случае закон разрешает взыскать из зарплаты сотрудника в возмещение ущерба не более среднемесячного заработка. Его размер составил 35 122,67 руб.
Согласие работника
Алименты компания обязана удержать из зарплаты работника в первую очередь. Чтобы удержать с работника сумму ущерба, компания заручилась его письменным согласием. В заявлении Невезучий указал, что просит удерживать не более 50 процентов от суммы зарплаты на руки.
Какую сумму можно удержать с работника?
РЕШЕНИЕ
Сумма удержания по всему ущербу
Бухгалтер может взыскать из зарплаты сотрудника всю сумму причиненного им ущерба — 12 000 руб., так как эта сумма меньше среднемесячного заработка работника — 12 000 руб. < 35 122,67 руб.
Удержания из аванса за март
Сумма аванса — 14 000 руб. (35 000 руб. × 40% : 9 раб. дн. × 9 отработ. дн.).
Сумма алиментов — 3500 руб. (14 000 руб. × 25%).
Сумма удержания по ущербу — 3500 руб. (14 000 руб. × 50% – 3500 руб.).
Сумма аванса к выдаче на руки работнику — 7000 руб. (14 000 – 3500 – 3500).
Удержания из второй части зарплаты за март
По итогам месяца сумма текущего НДФЛ составила 4550 руб. (35 000 руб. × 13%).
Зарплата за минусом НДФЛ и аванса — 16 450 руб. (35 000 – 4550 – 14 000).
Сумма удержания по алиментам — 4112,50 руб. (16 450 руб. × 25%).
Сумма удержания по ущербу — 4112,50 руб. (16 450 руб. × 50% – 4112,50 руб.)
Оставшаяся сумма ущерба
Из зарплаты сотрудника за март бухгалтер удержал 7612,50 руб. (3500 + 4112,50) в счет возмещения ущерба. Оставшиеся 4387,50 руб. (12 000 – 7612,50) он удержит из зарплаты сотрудника за апрель.
ТАБЛИЦА 2. ПРЕДЕЛЬНАЯ СУММА РАЗНЫХ УДЕРЖАНИЙ ИЗ ЗАРПЛАТЫ (СКАЧАТЬ)
КАК ПРОВОДИТЬ УДЕРЖАНИЯ ИЗ АВАНСА ПО ЗАЯВЛЕНИЮ РАБОТНИКА
Право работника. По инициативе сотрудника удержать из его зарплаты вы можете любую сумму. Чиновники подтверждают: работник вправе распорядиться заработной платой по своему усмотрению, например направить на погашение кредита. Для этого работник пишет заявление.
Последовательность действий. Вначале рассчитайте и удержите НДФЛ, затем удержите суммы по заявлению работника. Ограничения по сумме удержания в данном случае применять не надо (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1).
Право бухгалтера. Вы вправе отказать работнику в удержаниях по его инициативе. Компания не обязана перечислять деньги работника в счет погашения его долгов. Никто за это не накажет. Как только вы перечислите сотруднику зарплату, считается, что компания выполнила обязанности работодателя. Работник может сам направить деньги получателям по своему усмотрению.
Здравствуйте. Работница пришла ко мне с расчетным листком разбираться, почему ей выплатили премию меньше, чем другим.
Перед выборами руководитель обязал соцработников обзвонить жителей района и склонить к надомному голосованию. Пообещал премию. Каждый должен был сделать 400 звонков.
Все справились, в том числе и работница, которая была на больничном. Она обзванивала людей из дома.
Руководитель приказал выплатить всем премию пропорционально окладу за отработанное время. Из-за больничного работница получила меньше остальных, хотя выполнила тот же объем работы. Я согласна, что это несправедливо, но как исправить ситуацию, не знаю. Прошу помочь.
Варвара Горностаева, бухгалтер
Ошибку допустил руководитель, когда неправильно квалифицировал выплату, назвал ее премией. В вашем случае важно понять, входит дополнительная работа в список должностных обязанностей работника или нет. От этого зависит оформление и оплата.
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ РАБОТА ИЗ СПИСКА ДОЛЖНОСТНЫХ ОБЯЗАННОСТЕЙ РАБОТНИКА
Если дополнительная работа входит в должностные обязанности работника, то речь идет об увеличении объема работы. Например, работникам call-центра дали задание обзвонить еще по 10 потенциальных клиентов, кроме 50 клиентов по норме. Работник не обязан, но вправе согласиться. В этом случае нужно оформить допсоглашение к трудовому договору и прописать в нем доплату за увеличение объема работ (ст. 60, ч. 2 ст. 60.2 ТК).
Размер и расчет доплаты администрация и работник определяют по соглашению (ч. 2 ст. 151 ТК). Доплату можно установить в твердой сумме, в процентах к окладу или как-то иначе.
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ РАБОТА — РАЗОВАЯ И НЕ СВЯЗАНА С ДОЛЖНОСТНЫМИ ОБЯЗАННОСТЯМИ РАБОТНИКА
Если работа не совпадает с должностными обязанностями, уместно оформить гражданско-правовой договор возмездного оказания услуг. Тем более что период выполнения работы ограничен конечным сроком и результат работы можно измерить в количественных единицах.
По окончании срока следует подписать акт приемки оказанных услуг и оплатить их. Оплата по договору возмездного оказания услуг складывается из двух частей: вознаграждения и компенсации расходов (ст. 783, ч. 1 и 2 ст. 709 ГК).
Размер вознаграждения. Размер вознаграждения по договору возмездного оказания услуг может быть фиксированным или зависеть от объема выполненных работ. В любом случае вознаграждение по гражданско-правовому договору нельзя уменьшать из-за того, что исполнитель выполнял задание из дома. Заказчик обязан оплатить конечный результат.
Компенсация затрат исполнителя. Ваша работница звонила жителям, когда болела. Она использовала свои личные телефоны (домашний и мобильный). Работница понесла расходы на оплату услуг связи и имеет право на их компенсацию, но фактически ее не получила. Сумма начисленной премии не включает сумму компенсации. Получается, что и в этом вопросе были нарушены права работницы.
СПОСОБ ИСПРАВИТЬ СИТУАЦИЮ
Проще всего объяснить руководителю, что работница выполнила объем работы, и оформить дополнительный приказ на недостающую часть премии. Факт выполнения работы можно подтвердить распечаткой телефонных переговоров. Из нее видно, на какой номер работница звонила и сколько времени говорила.