Управление компаниями на пределе возможностей.
Выпуск №4.
Воровство времени.
В этом выпуске мы будем говорить еще о времени, о ресурсе, который нельзя накопить, отложить, собрать или положить на черный день. Но его, как и все ресурсы можно украсть, в отличии от остальных ресурсов, допустим финансовых, за кражу времени нет уголовной ответственности.
Пример №1.
«Свободная очередь» или «заходите в любой момент», - на мой взгляд не правильная позиция руководителя. Это не означает, что рядовой сотрудник должен стоять под дверью со страхом постучать в нее. Это означает, что есть запланированное время, для той или иной задачи. И халатное отношение к ресурсу времени приводит к воровству времени. Дальше образовывается сбой в планировании времени, сотрудники не успевают выполнять все задачи за рабочий день, сбивается темп и пропадает регулярность.
Многие удивляются, что у меня запланировано все на пару недель, это просто они не знают, что планы на пару месяцев, но так как ситуации меняются, то показываю я планы только на пару недель, они наиболее стабильные. Сотрудники видят в моем календаре в свободном доступе мой график. Там есть свободные места оставленные, как раз для тех кому не в терпеж. Те, кто скажет – это не работает, огорчу вас, регулярно использую, возникают оказии, но очень редко. При чем ко мне приходили сотрудники со склада или шиномонтажа, посмотрев мой график. Вводя для себя такой график и инструмент, не ориентировался на этих сотрудников, буду честен, даже не подозревал, что они знают о его существовании. Оказалось, знают, и пользуются, приходят со словами: «Артем Геннадиевич, у вас там свободные 30 минут в календаре, уделите время?»
Это работает, причем у всех сотрудников на руководящих должностях и у большинства рядовых сотрудников, они в свою очередь планируют все так тщательно записывая в календарь общего доступа. Ко мне вы не увидите очередей с шумом и гамом, а дверь у меня всегда открыта настежь.
Пример №2
Воровство ресурса времени относится ко всем, если в случае свободной очереди только к руководителям, то воровать время могут и сотрудники друг у друга, как и у себя самого. Точнее у себя самого – это воровство у компании. Ведь время — это ресурс, дорогой ресурс, не возобновляемый. И вот представите, что ряд сотрудников выходит на перекур, 1 сигарета – это 3 минуты. В среднем за 8-10 часов рабочего времени сотрудники увлекающееся этой привычкой могут выкурить 10 сигарет. Это означает 30 минут времени, в зависимости от времени, проведенного в курилке и дороги к ней, эти 30 минут могут превратится в 60 минут. То есть кроме обеденного перерыва, сотрудник имеет перерыв в день от 30 до 60 минут. В минутах не так страшно выглядит на первый взгляд. Давайте посчитаем теперь в деньгах: пусть средняя зарплата будет равна 40 000 рублей, то есть компания оплачивает сотруднику походы в курилку в размере 114-224 рублей в день, тоже не много, на первый взгляд. В месяц 2500-5000 рублей компания оплачивает сотруднику его вредную привычку, а это уже ощутимо.
Расчеты можно продолжать, ведь если это сотрудник отдела продаж с планом продаж в 5 000 000 рублей, от куда компания получает допустим 500 000 рублей маржинальной прибыли. Сотрудник выполняет этот план продаж при этом, но курит в рабочий день 60 минут. Выходит, если бы он это время потратил на работу, то смог бы продать за час работы дополнительно товара на:
5 000 000/22дня/8часов=28 400 рублей/час
28 400 * 22дня = 624 900 рублей/месяц, а это дополнительно 62 490 рублей маржинальной прибыли.
То есть компания сотруднику оплачивает заработную плату в 5000 рублей в месяц за то, что он лишает компанию маржинальной прибыли в 62 490 рублей. Ресурс времени в 60 минут украден, грубо говоря если говорить о товаре, произошло хищение на 62 490 рублей. Фактически его не было, материальные ресурсы то на месте, но время как ресурс похищено.
Это про вредные привычки, но ведь есть ещё разговоры, игра в телефоне, решение личных проблем во время рабочего дня, сотрудники друг друга отрывают от работы, теряют темп и ритм, есть еще сотрудники, имитирующие работу, занимающиеся интернет серфингом. Но и это еще не все, нарушение бизнес процессов ведет к трате времени, излишняя бюрократия тратит время, тормозящий интернет или компьютер тоже тратит время. В конечном итоге у сотрудника остается очень мало времени.
Когда план не выполняется, все ищут причины во всех ресурсах, кроме ресурса времени, очень часто именно из-за него не выполняется ряд процессов, планов и показателей. Недавно вот новый сотрудник выехал с бывалым к поставщику, когда они вернулись, на вопрос, что он там делал, он ответил: «ездил за компанию». После этого мы проверили его плановые показатели за день, оказалось выполнил 50% своего плана в середине месяца. Необходимости в таком выезде не было, задачи тоже такой не было, и сотрудник украл у компании 1,5 часа ресурса времени. Мы работаем над этой проблемой теперь с ним.
Пример №3.
«Дайте мне отгул, отработаю в субботу». Компания должна быть лояльна к сотруднику, как и сотрудник к компании. Но вот такие отработки приводят меня в негодование, ведь отгул берется в будний день где деловая активность клиентов 100%. В субботу деловая активность есть, но совсем не такая, как в будний день, бывают загруженные субботу, ко как правили суббота это 20% деловой активности клиентов в будний день. Вот и возникает вопрос, где же тут равноценная отработка?
Отработки просто нет, и странно ставить за субботу 8 часов отработанного времени, если сотрудник в субботу занят совсем не работой, а задачей скоротать время до конца рабочего дня. При этом будний день потерян и даже при правильной организации рабочих процессов, результат по отсутствующему сотруднику все равно будет ниже обычной работы.
Заключение:
Вы не подумайте, что я призываю держать сотрудников в очень жестких рамках, или стоять над ними контролируя каждое действие, хотя контроль, как и планирование очень важны. Я призываю к планированию показателей и задач, к контролю их выполнения и, если надо к графику перекуров. Тогда сотрудники не смогут воровать время у компании. Но не забывайте, ресурс времени зависит от других ресурсов и их управлению, как единым целым, если на складе нет товара, или в кассе средств на его закупку, то как бы Вы не планировали показатели или не старались сделать жёсткие графики, и установить дисциплину сотрудники при загрузке на 100% все равно не выполнят свои планы.