Управление компаниями на пределе возможностей.
Запись №3.
Ресурс времени. Миссия не выполнима!
Мои убеждения в том, что время самый ценный ресурс изо дня в день крепнут и все новые и новые кейсы это доказывают в жизненных ситуациях. Время, как песок убегает от нас через пальцы, не зря есть песочные часы, они наглядно демонстрируют ход времени.
Мои дети смотрят фильмы про супергероев про Супермена, Бэтмана, людей мутантов, у всех свои способности. Однажды сын у меня спросил: какими способностями я бы хотел обладать? И тут же начал рассказывать про непобедимого супермена, он ведь умеет все: «непробиваемый, летает, стреляет лазером из глаз и может поднят корабль». Ребенок восторженно смотрел на меня и ждал ответа. Вот только я все не знал, что сказать, сын начал перечислять героев и их способности, а я как вредина только крутил головой. Мне бы понравилась способность управлять временем, но такого супергероя сын не знал, он перечислял их перечислял и все было не то. В конечном итоге мы выбрали с ним, странное существо с хвостом, которое могло телепортироваться, это тоже неплохая способность. Сын упокоился, а я теперь не могу найти себе покоя, ведь управлять временем нельзя, даже супергерои этого не могут делать.
Нет даже определения времени, ведь время не вещество, не живое существо, хоть мы и говорим, что время «идет» или «течет». Время нельзя увидеть или посмотреть не него, управлять им точно нельзя, можно управлять только собой, другими ресурсами или сотрудниками, но временем точно нельзя. Кстати возможно поэтому многие будут спорить, что время — это не ресурс.
На самом деле определения времени нет, есть только разные теории и философии, некоторые даже не правдоподобные, похожи на фантастические небылицы. Перечислять все тории нет смысла «времени на это мало». Так как теорий много, я решил рассказать о своей теории времени и показать, почему я думаю, что время — это «ресурс». Именно с ресурсом времени у меня много спорных высказываний, но все они будут основаны на здравом смысле.
Что же такое время?
Время – это система координат, которая измеряет изменения физических тел, психологического состояния и процессов. Что касается компании, то время измеряет процессы и действия, направленные на достижения результата. Тут как раз хочу провести аналогию времени как ресурса - время можно посчитать, так же как можно посчитать ресурсы, разные только единицы измерения. Так же как человеческие, финансовые и материальные ресурсы, время измеримо в цифрах.
Все процессы можно измерить в ресурсах, допустим для процесса продажи, нужно иметь товар на складе в количестве 10 единиц товара, нужен 1 менеджер для продажи, 2 сотрудника склада для отгрузки. Один из сотрудников будет на материальном ресурсе - погрузчике, отгружать за ресурс времени 15 мин. 1 единицу товара. То есть ему нужно будет 150 минут для отгрузки 10 единиц. Второй сотрудник в этот период времени будут выписывать документы на материальном ресурсе, который будет состоять из: компьютера, принтера, программного обеспечения и бумаги. Теперь представим, что нет 2 единиц товара, тогда отгрузка 10 единиц клиенту невозможна. Если нет погрузчика, то такой товар даже трем сотрудникам склада не отгрузить, кроме этого может «зависнуть программа» и закончится бумага – это тоже проблемы с отгрузкой товара. Но при чем тут время? - спросите Вы. Все просто, если склад закрывается в 18:00, а клиент приехал отгружаться в 17:00, то его не отгрузят. До конца работы склада остается 60 минут, а для отгрузки 10 единиц товара, нужно 150 минут. Так же как любого материального или физического ресурса, времени тоже может не хватить, и все эти ресурсы можно измерить, как и время.
Эту же историю можем развить, и сказать, что финансовые ресурсы тоже можно посчитать. Если товар оплатили только на 99%, то не хватит всего 1%, для отгрузки. Если товар отгружается в отсрочку, то внезапно может оказаться, что этот клиент уже имеет дебиторскую задолженность, при чем он опоздал с оплатой уже на 2 дня, замечаете опять связь с ресурсом времени?
Большинство коллег, тренеров, сотрудников и руководителей всех звеньев борются за личную эффективность, наращивают умения тайм менеджмента, фокусировки на приоритетных целях, планируют личный день по минутам и планируют месяц. Разные тренинги пестрят заголовками об личной эффективности, громкие фразы про управление временем, все расписывают все по минутам, графики руководителей забиты до отказа, вот только управлять временем мы не можем. Время, такой сложный ресурс, который отличается от всех остальных тем, что его нельзя накопить, как денежные средства на расчетном счету или товар на складе. Временем нельзя оплатить ничего в прямом смысле этого слова, время нельзя сохранить где-то или в чем либо, потом открыть достать его и показать всем. Кроме того, время нельзя увеличить или уменьшить, нельзя проконтролировать его течение, обратить его вспять или вернуть, ускорить его тоже нельзя. Как же им тогда управлять? Время нам не подчиняется, хоть мы стареемся. Даже замедление старения скорее ширма, чем победа над временем, своего рода декорация из операций, медикаментов и упражнений, но время это не останавливает. Мы можем остановиться, мы можем спать, время будет идти дальше, независимо от наших решений или желаний.
Самое интересной, что время течет везде одинаково, в любом конце земного шара, оно одинаково и равномерно отмеряет одну единицу своего измерения за другой. Повлиять на это мы не может, следовательно, и управлять не можем. Но если подойти к этому с точки зрения компании и ее процессов, то время для компании существует только при изменении или протекании процессов, влияний на ресурсы, действия отдельных объектов процесса на другие объекты, при таких действиях и возникают результаты. То есть время для компании существует только при процессах, операциях и действиях, существует как мера измерения процессов и действий. Так мы можем измерить окупаемость инвестиционного проекта, можем измерить оборачиваемость ресурса или время операции. И только воздействуя на процессы, оптимизируя их мы сможем сокращать время на процесс. Тут можем провести аналогию с финансовый ресурсами и сокращением затрат на себестоимость, сокращая затраты мы можем получить больше прибыли, сокращая время и увеличивая оборачиваемость или производительность ресурса за то же время, мы тоже получаем дополнительную прибыль.
Деятельность компании – это система разнообразных процессов, каждый элемент в системе компании производит от одного до множества процессов и все эти процессы начинаются и заканчиваются в определенное время, каждый в свое. Разные процессы компании могут протекать в разное время или в одно и тоже. Некоторые процессы протекают во времени по порядку, а некоторые совместно в одно время, при этом могут начинаться и заканчиваться в разное время и период времени.
Как-то читал о сравнении процессов компании во времени с игрой музыкантов, думаю это самое удачное сравнение и простое для понимания. Так музыканты, исполняя определённую композицию играют на разных музыкальных инструментах, все они играют в разный промежуток времени и разные ноты. Так гитара начинает с синтезатором, включается в игру барабанная установка, при этом гитара замолкает, а синтезатор продолжает игру. Добавим сюда солиста и бэк-вокал, все они создают композицию, которая является системой разных человеческих ресурсов выполняющие разные процессы в определённые промежутки времени.
Так и компания, осуществляя свою деятельность разными сотрудниками, отделами и подразделениями. Каждый одел выполняет процессы, в одно время с другими отделами, некоторые процессы последовательно, а некоторые смещенные по времени. Повлиять именно на время нельзя, его не ускорить, нажав на кнопочку перемотки – время процесса выгрузки товара нельзя ускорить. Но влияя именно на процесс: добавить сотрудников склада, технику погрузки и разгрузки, выписку документов; можно сократить время процесса. Только сократив время на процесс, лукавя можно сказать, что мы «управляем ресурсом времени».