Положительная обратная связь, является одним из самых эффективных инструментов в сфере управления сотрудниками и предоставляется по результатам выполнения поставленных задач. Положительная обратная связь мотивирует и развивает сотрудников, а руководитель, в свою очередь, достигает поставленных результатов в назначенные сроки. Навыки предоставления конструктивной обратной связи позволяют руководителю реализовать функции: наставника, мотивации, координации и контроля.
Обратная связь предоставляется в трех случаях:
- Сотрудник не выполнил задачу.
- Сотрудник выполнил часть задачи.
- Сотрудник выполнил задачу.
Сложностей в предоставление положительной обратной связи по результатам выполнения задач не возникает, стоит только обязательно отметить сотрудника. Предоставление отрицательной обратной связи - это процесс по времени более длительный.
Частые ошибки обратной связи:
Критика сотрудника: осуждения действий, излишняя эмоциональность, высокомерие, неуважительное отношение делает сотрудника неуверенным в себе. Например, поставлена задача «Сформировать план работы отдела на первое полугодие» руководитель недоволен выполненной работой («это, что за детский сад», «вы в своем уме мне такое направлять», «переделывай», «ты, вообще, русский язык понимаешь»). Обратную связь нужно начать с того, какая стояла цель? Получилось достигнуть цель? Как еще можно улучшить план? Что помешало сделать? Если руководитель действительно опытный наставник он должен найти достоинства сотрудника, которые позволят в ближайшее время скорректировать работу.
Переход на личности: руководитель говорит только о результатах, не дает оценку всей деятельности и личным качествам, например «ты ужасно работаешь», «меньше кофе нужно пить», «научись для начала разговаривать правильно», «одеваться научись», «вы в своем уме!». При таком раскладе сотрудник защищается, и мысленно будет противостоять.
Присутствие общих фраз: применение таких фраз «а могло произойти», «а если бы», «вы молодцы, в этом месяце проделали большую работу» в таких словах нет фактов.
Предоставление обратной связи:
I. Для положительной обратной связи руководитель должен определиться чего он ждет от сотрудника и как с ним выстраивать беседу.
Алгоритм для руководителя:
1. Что я хочу получить, предоставляя обратную связь?
2. Над какими зонами роста необходимо работать с сотрудником?
3. На какие вопросы хочу получить ответы от сотрудника?
4. Сколько времени готов выделить сотруднику для обратной связи?
5. Какие сложности могут возникнуть при разговоре?
II. Найти положительное и почему, так получилось, выделить зоны роста, над которыми необходимо работать, показать примеры варианты для развития. Дать сотруднику объяснить, почему так произошло, что уже предпринял для корректировки.
III. Только факты. У тебя много не отработанных звонков? (за последний час у тебя 5 необработанных звонков в 11.00, 11.15).
IV. Четко сформулировать результаты обратной связи
V. Контроль промежуточный, после встречи.
Руководитель может применять обратную связь в виде:
• Благодарности или выговора
• Вознаграждения или депремирования
• Повышения или понижения в должности.
Навыки получения и предоставления обратной связи позволяют выстроить доверительную атмосферу в коллективе и быстрее прийти к результату.
