Как сделать так, чтобы всегда всё успевать? В этой статье приведено описание наиболее известных и эффективных приёмов тайм-менеджмента, с помощью которых можно правильно организовать и распределить время на решение различных задач, справляться с рабочими обязанностями и иными, повседневными делами максимально результативно и в короткие сроки. Текст написан качественно и грамотно. В лёгкой и доступной для понимания форме описан каждый из приёмов, а также приведены рекомендации по правильному использованию их на практике
Иногда мы настолько загружены работой или повседневными делами, что невольно мечтаем о том, чтобы сутки увеличились на несколько часов. Однако вопрос состоит не столько в количестве времени, которым мы располагаем, а в качестве его использования. Грамотно и эффективно распределить время для выполнения различных задач помогают некоторые приёмы тайм-менеджмента или искусства управления временем, которые сегодня обретают всё большую популярность. Расскажем о них подробнее.
1. Записывать важную информацию
Ежедневно мы сталкиваемся с большим объёмом различной информации. Бесполезно пытаться удержать в памяти всё и сразу. Неспособность в нужный момент вовремя вспомнить о запланированном деле или событии вызывает чувство досады и беспокойства. Поэтому рекомендуется наиболее важную информацию записывать, чтобы ничего не упустить из виду. Помочь вам в этом деле могут как обычные записные книжки, блокноты и ежедневники, так и современные мобильные приложения «Evernote»,«Хаос-контроль», «Any.do» и другие.
2. Группировать задачи по критериям важности и срочности
Помочь в этом может матрица Эйзенхауэра, в соответствии с которой все дела и задачи предлагается распределить по 4 областям: «важное и срочное», «важное, но несрочное», «срочное, но неважное», «неважное и несрочное». При этом необязательно начинать работу с решения самых лёгких задач. В этом случае вы можете так и не добраться до самого главного. Как известно, мелкие дела всегда найдутся, и вы рискуете потратить на них слишком много времени взамен чего-то более значимого. Те часы, в которые вы работаете наиболее продуктивно, рекомендуется использовать для решения неприятных, но важных задач. Затраченные при этом усилия, в соответствии с принципом Парето, должны принести максимум результата.
3. Свести к минимуму все отвлекающие факторы
Внезапные звонки или сообщения по телефону, открытые на компьютере вкладки с личной почтой или социальными сетями, непрошеные посетители могут легко прервать дела и свести к нулю весь рабочий настрой. Каждый раз, отвлекаясь на какие-то несущественные мелочи, мы вынуждены заново вникать в работу. На это всегда требуются дополнительные время и энергия. Чтобы этого избежать, рекомендуется на время решения важных задач максимально игнорировать всё то, что может вам помешать: поставить телефон на бесшумный режим, проверять личную почту и просматривать страницы социальных сетей в нерабочее время, ограничить время для посещений и прочее.
4. Планировать важные дела заранее, не откладывать намеченное и доводить начатое до конца
В любом деле важен правильный настрой. Успех в выполнении какого-либо задания во многом зависит от правильной подготовки к нему. Для начала определите конкретный день, в который вы готовы приступить к работе. Отметьте эту дату в календаре, составьте ориентировочный план действий. Подумайте, какие материалы и ресурсы вам понадобятся в процессе, позаботьтесь об их наличии заранее. Не откладывайте намеченное без серьёзных причин. Даже если в начале будет непросто, не останавливайтесь на достигнутом. Помните о том, что всегда легче продолжить, чем вновь браться за дело с нуля, собираться с силами и мыслями заново. Преодолев самое сложное, вы постепенно вникнете в работу и будете стремиться к её завершению.
5. Делить сложную работу на части и выполнять похожие задачи последовательно
Любая работа покажется чуть проще, если её разделить на отдельные блоки в зависимости от содержания и степени сложности. При этом любые мелкие дела (работа с почтой, телефонные звонки, регистрация и подшивка документов и прочее) рекомендуется выполнять сразу и последовательно. Так, каждая следующая задача будет выполняться быстрее и проще. А наиболее сложную и ответственную часть работы следует выполнять в часы, когда вы можете работать максимально сосредоточенно, не отвлекаясь на другие дела и посторонних посетителей.
Знание этих приёмов и использование их на практике позволят более экономно использовать ваше время для выполнения любых дел и обязанностей (как рабочих, так и домашних), быстрее приблизить вас к желаемым результатам.
Понравилась статья? Подпишись на канал и поставь лайк!