Мы выяснили: расчетные листки по зарплате не выдает каждый третий бухгалтер. Это опасно. Роструд на своем сайте сообщил, что в 2018 году инспекторы будут проверять, утверждена ли в компании форма расчетного листка и выдает ли их компания своим сотрудникам. Если не выдает, ей грозит штраф. Более того, проверяющие из ГИТ уже требуют выдавать расчетные листки дважды в месяц.
НА БУМАГЕ ИЛИ ЭЛЕКТРОННО: КТО ВЫБИРАЕТ, КАКИМ СПОСОБОМ ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ
В Трудовом кодексе нет четкого требования, каким способом передавать расчетные листки сотрудникам. Там просто сказано, что при выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить своего сотрудника о том, какая зарплата ему начислена и полагается к выдаче (ст. 136 ТК). Для этого каждому работнику нужно выдать расчетный листок.
Работодатель вправе сам выбрать, как его выдавать: на бумаге или в электронном виде. Можно сочетать эти два способа. Ведь у каких-то сотрудников может не быть компьютеров, кому-то удобнее получать сведения на бумаге.
Как Роструд проверяет расчетные листки, рассказал Иван Иванович Шкловец, замруководителя Роструда. Смотрите его комментарий в презентации ниже
КАКОЙ СПОСОБ УДОБНЕЕ
Электронный способ удобен тем, что экономит время бухгалтера. Раньше бумажные расчетные листки выдавали вместе с зарплатой. Но сейчас абсолютное большинство сотрудников получают зарплату на банковские карты, в кассу приходят немногие. Поэтому логично электронно рассылать и расчетные листки.
Для перехода на электронные расчетные листки попросите работников написать заявления. Образец – далее в статье
Выдавать расчетные листки на руки, значит, приглашать всех сотрудников в бухгалтерию. Это неудобно: бухгалтер тратит больше времени, легко ошибиться и отдать листок не тому сотруднику.
Бумажный способ можно сохранить только для тех сотрудников, которые трудятся вне офиса. Расчетные листки остальным работникам можно рассылать на электронную почту или размещать в личных кабинетах каждого сотрудника на корпоративном сайте организации, если такой есть.
Минтруд не запрещает электронный способ выдачи (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560). Судьи не считают рассылку расчетных листков по электронной почте нарушением (апелляционное определение Мосгорсуда от 12.05.2017 № 33-17642/2017). Чтобы выдавать расчетные листки электронно, выполните два условия.
Читайте популярные статьи по зарплате
УСЛОВИЕ № 1. СПОСОБ ВЫДАЧИ РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ ЗАКРЕПИТЕ В ЛОКАЛЬНОМ АКТЕ
Как будете выдавать листки сотрудникам — на бумаге или электронно, пропишите в одном из документов:
- в трудовом договоре;
- коллективном договоре;
- локальном нормативном акте работодателя, например в положении об оплате труда.
Чтобы зафиксировать электронный способ выдачи расчетных листков, формулировка может быть такой:
«Работодатель обязуется в день выдачи заработной платы за вторую половину месяца высылать на адрес электронной почты работника расчетный листок по форме, утвержденной в приложении № 4 к настоящему Положению.
Расчетный листок отправляется сотруднику в виде зашифрованного вложения к письму. Чтобы открыть файл и получить доступ к расчетному листку, работник должен ввести свой персональный логин и пароль».
С документом, где прописали порядок, ознакомьте каждого сотрудника под подпись (ч. 2 ст. 22 и ч. 3 ст. 68 ТК, письмо Минтруда от 21.10.2017 № 14-1/ООГ-1560). Это необходимое, но недостаточное условие. Нужно выполнить еще одно.
УСЛОВИЕ № 2. ПОПРОСИТЕ РАБОТНИКА НАПИСАТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ
Если решили выдавать расчетные листки электронно, попросите сотрудника написать заявление (образец — ниже). В нем пусть укажет свой личный или рабочий адрес электронной почты, куда направлять расчетные листки. Если работник откажется получать расчетные листки в электронном виде, выдавайте их на бумаге. Для бумажных расчетных листков никаких заявлений работника не нужно. Контролируйте, чтобы каждый сотрудник получал именно свой расчетный листок.
ОБРАЗЕЦ 1. ЗАЯВЛЕНИЕ НА ПОЛУЧЕНИЕ РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ
Мы советуем отправлять листок в виде зашифрованного архива, который сотрудник сможет открыть по своему паролю. Если вы будете размещать расчетные листки на корпоративном сайте компании, вход на него также сделайте персональным.
Можно ли направлять расчетный листок не только работнику, но и его руководителю? Возможно ли это технически и разрешает ли это закон?
Как проверяющие относятся к тому, что расчетные листки работника могут оказаться доступны руководителю?
Комментирует Иван Иванович Шкловец, заместитель руководителя Роструда:
«Согласно разъяснениям Роскомнадзора сведения о заработной плате лица являются информацией, содержащей персональные данные субъекта.
Работодатель не вправе передавать персональные данные работников без их согласия третьим лицам, за исключением случаев, когда это предусмотрено трудовым законодательством и иными федеральными законами».
Итак, руководителю можно направлять расчетный листок работника. Он проверит, все ли начисления вошли в расчет. Чтобы избежать штрафа за разглашение персональных данных, попросите сотрудника дать письменное согласие на обработку его персональных данных (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Работник может включить его в заявление о получении электронных расчетных листков (образец 1 выше).
КАК ПОДТВЕРДИТЬ ВЫДАЧУ РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ
При проверке трудовые инспекторы посмотрят, действительно ли работник получил расчетный листок.
Комментирует Иван Иванович Шкловец, заместитель руководителя Роструда:
«При проверке инспекцией труда работодатель должен будет подтвердить, что известил работника в письменной форме о составных частях зарплаты, удержаниях и других данных, которые касаются его зарплаты».
В случае с бумажными документами работники расписываются в специальном журнале. Это самый простой способ.
Если ваша компания пересылает расчетные листки на электронную почту, их выдачу подтвердит уведомление об открытии письма. Уведомления должны храниться на сервере компании. Кроме того, работники в своих заявлениях должны указать адрес электронной почты, на которую они хотели бы получать расчетные листки. Если сотрудник захочет этот адрес поменять, потребуется еще одно заявление. Только так можно доказать, что компания исполнила обязанность по выдаче расчетных листков работникам.
Фрагмент локального акта, в котором будут прописаны все эти правила, может выглядеть так, как в образце ниже.
ОБРАЗЕЦ 2. ФРАГМЕНТ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОПЛАТЕ ТРУДА
КОГДА ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК
Зарплату сотрудникам следует выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК). Но расчетные листки достаточно сформировать один раз в месяц, а именно при окончательном подсчете зарплаты за месяц (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). Вы вправе формировать расчетные листки и чаще, но практического смысла это не имеет.
Организация обязана выдавать сотрудникам расчетный листок независимо от того, каким способом она выплачивает зарплату: наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме (ст. 136 ТК, письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). При этом формируйте расчетные листки после того, как отдадите все документы на оплату. Тогда в них гарантированно попадет актуальная информация обо всех начисленных за прошлый месяц суммах.
ПО КАКИМ ПРАВИЛАМ СОСТАВЛЯТЬ РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК
Типового бланка расчетного листка нет. Его форму разработайте самостоятельно и утвердите во внутреннем документе. В расчетном листке, в частности, укажите:
- составные части зарплаты: начисления по окладу, премии, доплаты и надбавки. Также покажите и суммы начисленных отпускных и пособий;
- все удержания из зарплаты и их обоснования: НДФЛ (сумму налога округлите до полных рублей), алименты и т. д.;
- общую сумму к выплате.
На кого заполнять и что включать в расчетный листок
Выдавать работникам расчетные листки логичнее всего в день окончательной выплаты зарплаты за месяц. Причем и в том случае, если зарплаты своим сотрудникам вы переводите на банковские карты. Конкретный порядок выдачи расчетных листков закрепите в том же внутреннем документе, который определяет форму этого документа (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).
ПРИМЕР
Расчет заработной платы и заполнение расчетного листка
В ООО «Север» установлена пятидневная рабочая неделя. Старший менеджер компании А.С. Ребров в апреле 2018 года болел с 16 по 20 апреля, пять рабочих дней. За это время ему начислили больничные в размере 4920,55 руб. Все остальные рабочие дни апреля он отработал.
Оклад сотрудника составляет 30 000 руб. За отработанное в апреле время (16 дней из 21) бухгалтер начислил работнику 22 857,14 руб. (30 000 руб. : 21 раб. дн. × 16 раб. дн.), всего за ме-сяц — 27 777,69 руб. (22 857,14 + 4920,55).
Ребров является налоговым резидентом России. У него есть пятилетняя дочь. Ему полагается детский вычет в размере 1400 руб. Сумма НДФЛ с доходов работника за апрель составила: 3429 руб.[(27 777,69 руб. – 1400 руб.) × 13% ].
Согласно правилам внутреннего трудового распорядка работники получают аванс 40% от оклада 20-го числа текущего месяца, а зарплату за вторую половину месяца — 5-го числа следующего месяца. Больничные сотруднику выплатили вместе с зарплатой.
20 апреля 2018 года Ребров получил аванс — 12 000 руб. (30 000 руб. × 40%), а 4 мая в связи с переносом с субботы 5 мая 2018 года — зарплату за вторую половину апреля и пособие за вычетом НДФЛ в сумме 12 348,69 руб. (27 777,69 – 12 000 – 3429).
Как заполнить расчетный листок?
РЕШЕНИЕ
Форма расчетного листка утверждена в положении об оплате труда, которое действует в компании. Сотрудник получил его 4 мая на свою электронную почту. Расчетный листок за апрель 2018 года бухгалтер компании заполнил так, как показано ниже. В него вошли все выплаты и удержания за апрель.
ОБРАЗЕЦ 3. РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК
ЧТО БУДЕТ ЗА НЕВЫДАЧУ РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ
За отсутствие утвержденной формы расчетного листка или не выдачу их работникам организации и ее должностным лицам грозит административная ответственность.
Виды наказания
Инспектор назначит наказание не за каждый невыданный расчетный листок, а однократно — за нарушение требований Трудового кодекса. Санкции следующие (ст. 5.27 КоАП):
- для организаций — штраф в размере от 30 тыс. до 50 тыс. руб.;
- для должностных лиц организации (например, руководителя или главного бухгалтера) — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. руб.;
- для предпринимателей — административный штраф в размере от 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Если инспекторы повторно обнаружат нарушение, за которое ранее уже наказывали, то размеры штрафов будут больше:
- для организаций — от 50 тыс. до 70 тыс. руб.;
- для предпринимателей и должностных лиц организации —от 10 тыс. до 20 тыс. руб.
Кроме того, директора или главбуха, за повторное нарушение могут дисквалифицировать на срок от одного года до трех лет.
Суды поддерживают трудовых инспекторов
Обширная судебная практика подтвержает: компании наказывают и за использование формы расчетного листка, не утвержденной работодателем (постановления ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3 и ВС Республики Марий Эл от 21.12.2015 № 4А-233/2015), и за отражение в расчетных листках не всех необходимых сведений (решение Пермского краевого суда от 24.02.2014 по делу № 7-271-2013-21-185-2014). А по решению Свердловского суда от 20.01.2016 № 72-98/2016 компанию оштрафовали за невыдачу расчетных листков сотрудникам.