Раньше потеря больничного листа была чревата отказом ФСС принять пособие к зачету. Но недавно появились положительные решения Верховного суда. Теперь судьи обязывают фонд возместить пособие даже без оригинала больничного. В статье вы прочитаете, как действовать при утере больничного до того, как его оплатили, и после оплаты.
БУХГАЛТЕР ПОТЕРЯЛ БОЛЬНИЧНЫЙ ДО ТОГО, КАК НАЗНАЧИЛ ПОСОБИЕ
Есть дубликат. Если вы потеряли больничный, попросите работника принести дубликат. Работник вправе выполнить эту просьбу или отказать. Если сотрудник принес дубликат больничного, пособие назначьте в обычном порядке.
КАК ПОЛУЧИТЬ ДУБЛИКАТ БОЛЬНИЧНОГО
Дубликата нет. Если работник не принес дубликат, вы не вправе назначить пособие. Это прямое нарушение закона (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). При этом работник вправе пожаловаться в трудовую инспекцию или суд, если не получит деньги за дни болезни. В такой ситуации компания должна начислить работнику другую выплату в размере пособия. Действуйте по схеме 1 ниже.
СХЕМА 1. БУХГАЛТЕР ПОТЕРЯЛ БОЛЬНИЧНЫЙ ДО МОМЕНТА ВЫПЛАТЫ ПОСОБИЯ. ДУБЛИКАТ БОЛЬНИЧНОГО РАБОТНИК НЕ ПРИНЕС
Бухгалтерская справка. В справке бухгалтер фиксирует факт потери листка нетрудоспособности, предлагает вариант оплаты дней болезни, показывает расчет НДФЛ и взносов. Справку передает директору.
Заявление работника. Если администрация и работник выбрали матпомощь, работник пишет заявление: «Прошу оказать мне материальную помощь в сумме 11 516,78 руб.».
Бухучет. Оформите проводками начисление и выплату матпомощи (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):
Дебет 91 субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 73
— начислена работнику материальная помощь;
Дебет 91 субсчет 2 «Прочие расходы» Кредит 69
— начислены страховые взносы на сумму матпомощи, превышающей 4000 руб.;
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— удержан НДФЛ при выплате материальной помощи, превышающей 4000 руб.
Налог на прибыль. Включить выплату в расходы нельзя (п. 1 ст. 270 НК). Но при расчете налога на прибыль можно учесть пенсионные, социальные, медицинские взносы и взносы на случай травматизма (подп. 45 п. 1 ст. 264 НК).
Больничный нашелся. Если затем найдете больничный, есть шанс поставить расходы к зачету и в периоде обнаружения уменьшить взносы к уплате. Но предварительно узнайте в своем отделении фонда, как они к такому варианту отнесутся.
Читайте популярные статьи по зарплате
БУХГАЛТЕР ПОТЕРЯЛ БОЛЬНИЧНЫЙ ПОСЛЕ ТОГО, КАК ВЫПЛАТИЛИ ПОСОБИЕ
Бухгалтер начислил и выплатил пособие, уменьшил на его сумму социальные взносы, показал пособие в отчетности, а больничный пропал. В этом случае есть два варианта:
- запросить дубликат или подтвердить факт страхового случая другими документами;
- переквалифицировать выплату, доплатить взносы и внести изменения в отчетность.
Заменить больничный другим документом - опасно, но не безнадежно
Дубликат больничного. Специалисты ФСС считают, что врач вправе выдать дубликат только до того, как работник получил пособие (письмо от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761). Хотя в порядке выдачи больничных такого ограничения нет (п. 57 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н).
Попросите работника обратиться за дубликатом. Если работник его принесет, приложите документ к расчетно-платежной ведомости.
Другие документы. Если поликлиника не выдала дубликат, подтвердите расходы другими документами. Но предупреждаем: представители ФСС не принимают для зачета пособий вместо больничного справки из поликлиник (письмо от 17.07.2013 № 15-03-11/12-7761). Судьи с ними не согласны (определение Верховного суда от 12.12.2014 № 309-КГ14-5016). Они встали на сторону компании, которая подтвердила выплату пособий:
- отрывными талонами к листкам нетрудоспособности;
- выписками из амбулаторных карт;
- медсправками со ссылками на выданные больничные;
- расчетом пособий.
Такое же решение Верховный суд принял два года спустя (определение от 28.12.2016 № 305-КГ16-17521). Судьи заставили фонд возместить пособие по временной нетрудоспособности без оригинала или дубликата больничного листа. Арбитры сочли, что если в письме медучреждения указаны серия и номер листка нетрудоспособности, Ф. И. О. работника, период болезни и приложены копии корешков листков больничных, этого достаточно для возмещения.
Переквалифицировать пособие затратно, но безопасно
Если вы не готовы отстаивать правоту в суде, безопаснее переквалифицировать выплату, доначислить, взносы, уточнить отчетность. Порядок действий смотрите на схеме 2 ниже.
СХЕМА 2. БУХГАЛТЕР ВЫПЛАТИЛ ПОСОБИЕ, А ПОТОМ ПОТЕРЯЛ БОЛЬНИЧНЫЙ
ОБРАЗЕЦ. БУХГАЛТЕРСКАЯ СПРАВКА
Бухгалтерская справка. В бухгалтерской справке отразите факт переквалификации выплаты, пересчет расходов, взносов, сумму пеней. Образец справки смотрите справа.
НДФЛ. Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ. Из-за переквалификации выплаты не придется доначислять налог.
Уплата взносов и пеней. Взносы и пени нужно перечислить отдельными платежными поручениями по видам взносов. Пени рассчитайте со следующего дня после крайнего срока уплаты взносов до даты, когда недоимку погасят (письмо ФНС от 06.12.2017 № ЗН-3-22/7995).
Уточнение расчета по взносам. Чиновники требуют сдать уточненный расчет по взносам, если компания не может подтвердить расходы больничным листом (письмо ФСС от 05.03.2018 № ГД-4-11/4193@).
Уточненный расчет сдавайте за тот отчетный период, в котором начислили пособие по потерявшемуся листку нетрудоспособности.
В уточненный расчет включите те же разделы, подразделы и приложения, что и в исходном. Исключите из необлагаемых выплат пособие и увеличьте на его сумму облагаемую базу.