В прошлый раз мы обсуждали менеджера Сашу и его проблемы с инфошумом. Залипание в соцсетях мешало ему работать. Сегодня мы продолжим «разбирать» Александра и его провалы в дедлайнах.
Задачи на Сашу падают как метеоритный дождь.
Босс: «Дружок, а сделай мне недельный отчет. Срочненько!».
Директор коммерческого отдела: «Саш, ты тут? А выгрузи мне данные за квартал, с раскладкой по регионам».
Плюс еще пара мощных задач с совещания — вот и завал. Что еще хуже — все задачи Саши абстрактные и размытые.
В одной половине проектов у него не вообще не хватает деталей. В другой половине хаос со сроками — все говорят «вчера!», а на деле терпят как миленькие.
А еще бывает так. Задачу ставит один человек, принимает — другой. А по пути в нее «прыгает» еще пара ответственных. Рабочий день Саши превращается в ад.
Эксперты по тайм-менеджменту бесконечно говорят об управлении рабочим временем. Так вот. У Саши нет никакого управления. Наоборот. Проекты управляют им. Он похож на волка из советской электронной игры, который ловит корзиной яйца. Просто в какой-то момент яйца начинают падать со всех сторон без перерыва.
Вспоминается анекдот: «Нет, ты не жаришь котлетку и все время переворачиваешь ее. Это котлетка твоя горит, сковорода горит, ты сам горишь и вообще ты в аду».
Сашина ситуация — типичная для российских менеджеров среднего звена. И головная боль современных компаний.
Вот какие лайфхаки можно предложить Саше:
1.Каждое утро проводить флэш-совещания. Для скорости их можно проводить стоя.
На встрече каждый говорит:
- чем занимался вчера
- что будет делать сегодня
От срочных задач такой формат не спасет, но зато поможет «отсканировать» недовольство коллег сроками и результатами задач.
2.Клеить стикеры с задачами на монитор
Это поможет не забывать важное. Проблема одна - на мониторе может закончиться свободное место
3. Писать регулярные отчеты о задачах на почту или в мессенджер
Звучит круто, но в реальности — нет. Все быстро забывают и забивают на это. Ну и вообще. Отчеты пишут только отличники
4. Пинать друг друга в мессенджерах, чтобы никто не забыл ничего важного.
Этот лайфхак работает хуже всего — привычная модель общения рушится, все нервничают.
На самом деле все это — полумеры.
Лучший способ сделать так, чтобы задачи не терялись, делались в срок и без стресса — внедрить систему управления задачами.
Вот почему это важно:
1. Бесчувственная машина все помнит и все всем напоминает. Она не забудет и не простит.
2. Система управления снимает с людей стресс по самостоятельному регулированию работы. Вместо того чтобы думать и спорить о задачах, они начинают их делать.
3. С системой открываются горизонты среднесрочного и долгосрочного планирования работы. Саша может легко планировать работу на месяцы вперед. Исходя из своей средней результативности.
4. После планирования открывается новый уровень — продуманные системы планирования: диаграмма Ганта, канбан-доски, вроде Битрикс24, подпроекты и чек-листы. Но это уже совсем другая история. И мы ее обсудим в следующих историях
5. Создание задачи в системе требует ее внятного формулирования. Нельзя загрузить сотрудника задачей «Сделай отчет» — придется описать что за отчет, когда и почему его важно сделать.
Аксиома — для управления Задачами нужна Система. У задач должны быть понятные ответственные исполнители, сроки и описания. Никаких стикеров и задач в телеграмме.
И, кстати, посмотрите как это работает в «Битрикс24».