В настоящее время весьма удобным являются электронные документы. Не нужно думать, куда их сложить и где хранить в офисе. Да и обмениваться с другими организациями и физическими лицами, возможно по средствам электронного документооборота.
Но чтобы такие электронные документы имели юридическую силу, нужно что то предпринять?
Да. В Российском законодательстве прописано, что электронный документ имеет силу, если он подписан с помощью электронно цифровой подписью (ЭЦП). Такие нормы также закреплены ст. 434 ГК РФ и в ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
Оформлять в электронном виде, возможно, не только сами контракты и договоры, но также и первичные документы. При заключении договора на поставку, выписка счета-фактуры может быть предоставлена в электронном виде и подписана ЭЦП, если обе стороны пришли к такой договоренности (ст.169 НК РФ).
На основании выше изложенного следует, что юридическую силу документ имеет, если подписан с помощью ЭЦП. Исходя из Федерального закона № 63-ФЗ от 06.04.2011г., документ подписанный ЭЦП равнозначен бумажному носителю, подписанному собственноручно.
Существует 3 вида ЭЦП, которые регулируются законом 63-ФЗ ст.5:
1. Простая ЭЦП.
Такая подпись идет по средствам ввода паролей, кодов или иных средств.
2. Усиленная ЭЦП.
Она должна:
- определить лицо, подписавшее документ;
- определить внесенные изменения после момента подписания;
- формироваться в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
- создаваться с использованием средств электронной подписи.
3. Усиленная квалифицированная ЭЦП.
Усиленная неквалифицированная подпись может быть признана как аналогом подписи, так и аналогом подписи с печатью.
Если у вас запрашивают документы в суд, то они предоставляются в распечатанном виде, и проставляется удостоверение руководителя или уполномоченного сотрудника организации, предоставляющего в суд данные документы. Это касается именно усиленной квалифицированной ЭЦП.
Если документы подписываются простой ЭЦП, то на документе должно быть отражено дата и время формирования данного документа и сторона направившая его.
Документ, подписанный усиленной ЭЦП, должен иметь информацию о проставлении электронной подписи.
Если предоставляется Договор в суд, то оба экземпляра должны быть одинаковы. Но такие бумажки могут и не удовлетворить суд, поэтому и нужно чтобы они были подписаны усиленной квалифицированной ЭЦП.
Почему именно такой спросите вы?
Да потому, что исходит это из двух пунктов:
- при создании такой подписи выдается именной сертификат, с указанием должности лица;
- изменить документ после подписания – нельзя.
Так что, усиленная квалифицированная ЭЦП является хорошим доказательством в суде.