Бухгалтер начислил сотруднику отпускные – 10 тыс. руб. С этой суммы он рассчитал НДФЛ – 1,3 тыс. руб. Из-за технической ошибки сотруднику выдали отпускные с НДФЛ. Расскажем, какие варианты решения есть в этом случае.
В данной ситуации учреждение рискует получить штраф – 20 процентов за НДФЛ, который вовремя не удержало и не перечислило в бюджет (ст. 123 Налогового кодекса РФ). Заплатить в дальнейшем налог из собственных денег учреждение не вправе (п. 9 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Законодательство запрещает самый, казалось бы, очевидный способ исправления ошибки.
Удержать с сотрудника переплату не получится, так как произошла техническая ошибка. Взыскать лишние деньги можно лишь при условии, что учреждение переплатило их из-за счетной ошибки (ст. 137 Трудового кодекса РФ). Но в случае, о котором мы говорим, такой ошибки не было. Ведь бухгалтер начислил отпускные верно.
Есть четыре варианта дальнейших действий. Первый из них – самый безопасный и позволяет учреждению выйти из ситуации с наименьшими потерями, Но возможность его применения зависит от доброй воли отпускника.
Вариант 1 – «идеальный»: сотрудник сразу вернул деньги
В нашей ситуации недобросовестности со стороны сотрудника нет и удержать сумму по своей инициативе работодатель не может. Поэтому нужно проинформировать работника в письменной форме, из-за чего образовалась излишне выплаченная сумма, и попросить вернуть деньги. А на словах объяснить, что, если он не вернет деньги, учреждению придется заплатить штраф.
Если работник пойдет навстречу учреждению, переплату надо перечислить в бюджет, так как это будет считаться доходом.
Переплату по отпускным бухгалтер отразит на счете 0 209 00 000:
ДЕБЕТ 1 401 20 211
КРЕДИТ 1 302 11 730 (СТОРНО)
– отражена переплата по отпускным;
ДЕБЕТ 1 209 30 560
КРЕДИТ 1 302 11 730
– отражена задолженность работника перед учреждением;
ДЕБЕТ 1 304 04 130
КРЕДИТ 1 303 05 730
– отражена задолженность учреждения по возмещению доходов в бюджет;
ДЕБЕТ 1 303 05 830
КРЕДИТ 1 209 30 660
– поступила задолженность работника в доход бюджета.
И перечислит НДФЛ в бюджет в обычном порядке:
ДЕБЕТ 1 303 01 830 1 304 05 213
– перечислен в бюджет НДФЛ, удержанный из дохода сотрудника.
Если учреждение сможет воспользоваться этим вариантом, штрафа по НДФЛ не будет, так как налог оно перечислит вовремя. Но возникнет другая проблема. Расход на сумму переплаты по НДФЛ уже пройдет на лицевом счету по коду вида расходов 111 или 121, поэтому у учреждения уменьшатся лимиты (ассигнования) на данную сумму. После того как работник вернет переплату, учреждению придется писать запрос, чтобы ГРБС увеличил ему финансирование на эту сумму.
Вариант 2 – «альтернативный»: работник согласился на матпомощь
Если отпускник не захочет сразу возвращать деньги, можно предложить такой вариант: ему выписывают материальную помощь, но на руки не выдают, а платят за счет нее НДФЛ. В таком случае выплата материалки должна быть предусмотрена системой оплаты труда учреждения. Например, упоминание о материальной помощи можно найти в пункте 3 постановления Правительства РФ от 12 октября 2006 г. № 610, которым установлены условия оплаты труда работников федерального казенного учреждения «Аппарат Общественной палаты РФ».
Бухгалтер должен проверить, получал ли сотрудник в текущем году материальную помощь и если получал, то в каком размере. Начислить материальную помощь необходимо в размере НДФЛ, который был ошибочно включен в отпускные выплаты. На руки эту сумму сотруднику не выдавать, а перечислить ее в качестве НДФЛ. То есть, если сотруднику выплатили 10 тыс. вместо 8,7 тыс. руб., тогда материальную помощь оформляют на 1,3 тыс. руб.
Проводки будут такими:
ДЕБЕТ 1 401 20 211
КРЕДИТ 1 302 11 730
– начислена материальная помощь сотруднику;
ДЕБЕТ 1 303 01 830 1 304 05 213
– перечислен в бюджет НДФЛ, удержанный из дохода сотрудника.
Если учреждение выберет этот вариант, оно сможет избежать налоговых последствий. Не будет проблем и со справкой 2-НДФЛ. В ней будут отражены:
- 10 тыс. руб. (начисленные отпускные) – по коду дохода 2012;
- 1,3 тыс. руб. (материальная помощь) – по коду дохода 2760 одновременно с кодом вычета 503.
Также сумма 1,3 тыс. руб. увеличит суммирующие строки с удержанным и уплаченным НДФЛ. Соответственно, все начисления по сотруднику сойдутся.
Вариант 3 – «опасный»: НДФЛ в следующую выплату
Если вариант с матпомощью невозможен, перечислите НДФЛ с отпускных в следующую выплату зарплаты. Учреждение сохранит свои лимиты, но штрафа при этом не избежать.
Вариант 4 – «окончательный»: списание задолженности
Когда сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, учреждение не должно ему больше ничего выплачивать. И если сотрудник не хочет возвращать переплату, то остается последний вариант – признать задолженность невозможной к взысканию и списать ее.
После того как получите решение о признании задолженности безнадежной, например отказ суда во взыскании переплаты с работника, необходимо сделать запись:
ДЕБЕТ 1 401 10 173
КРЕДИТ 1 209 30 660
– списана нереальная к взысканию задолженность.
Принимать к забалансу на счет 04 такую задолженность не надо, поскольку нет оснований, чтобы возобновить процедуру взыскания задолженности (п. 339 Инструкции № 157н).