С 1 июля 2018 года должен вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016, который требует ставить на копиях отметку, где хранится оригинал. Главбухи запутались, как же теперь заверять копии для работников и налоговиков.
Экспресс-ответы
— Ставить ли отметки о хранении на копиях трудовых книжек, если Указ еще с 1983 года требовал этого?
— Вы вправе сами решить, как заверять копии — писать, где хранится оригинал, или нет. Копии от этого не станут недействительными.
— Мы выдали копию трудовой книжки работнику и написали, что оригинал находится у нас. А на следующий день работник уволился. Теперь надо потребовать у него копию назад и написать, что документ у нас не хранится?
— Оставьте все как есть. В копии вы записали день, когда заверили документ. На эту дату подлинник находился в вашей компании.
— Будет ли штраф, если мы не ставим отметки, где хранятся оригиналы?
— Штрафа за это не будет.
Как заверить документы для работников
Компания выдает сотрудникам копии приказов о приеме, переводах, премиях и увольнениях, трудовых книжек и др. Сейчас действует два документа, в которых написано, как заверять копии для работников:
— ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст(далее — ГОСТ);
— Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-Х (далее — Указ).
Указ, помимо заверительной надписи на копии, требует указывать еще место, где находится подлинник документа. Главбухи запаниковали и забросали редакцию вопросами, как же теперь заверять трудовые книжки и что делать со старыми копиями бумаг, которые они уже выдали работникам.
Если оформляете копию трудовой книжки, все листы скрепите. Заверьте каждый лист. Напишите: «Верно» или «Копия верна». А рядом поставьте должность лица, кто заверил копию, его подпись, расшифровку, дату заверения и печать организации, если она есть (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Для удобства можете изготовить штамп с фиксированными сведениями.
На последнем листе раздела о работе запишите: «Работает по настоящее время», поставьте дату, должность, фамилию, инициалы заверяющего, печать (если есть).
Живой образец копии трудовой — ниже. Дождитесь, когда в образце появится полная заверительная надпись.
Образец 1. Как заверить трудовую книжку работника
Как заверять копии по новому ГОСТу
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вводит с 1 июля 2018 года два варианта, как заверять копии. Они зависят от того, как вы используете копии — для внутреннего пользования или отдаете в другую организацию.
Для внутреннего пользования. Если вы делаете копии внутри компании, напишите: «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дату заверения.
Для другой организации. Дополнительно к заверительной надписи укажите, где хранится оригинал документа: «Подлинник трудовой книжки находится в ООО “Весна” в деле № __ за ___ год». Новый ГОСТ требует заверять печатью копии, которые вы отдаете на сторону (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но если компания отказалась от печати, то поставить штамп невозможно. Вероятно, Росстандарт к 2018 году учтет эти недостатки и доработает ГОСТ.
Как заверять документы для налоговиков
Правила о том, как заверить копии для налоговиков, следуют из НК РФ. Порядок, по которому заверяют бумаги, определяет ФНС (п. 2 ст. 93 НК РФ). Но служба еще не утвердила эти правила. Поэтому Минфин при заверении копий рекомендует ориентироваться на ГОСТ Р 6.30-2003 (письмо от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).
Мы спросили у специалиста ФНС, надо ли компаниям руководствоваться Указом, когда они готовят копии в инспекцию. То есть ставить отметки о том, где хранится оригинал. Подробности — во врезке ниже.
Не пишите на копии, где храните оригинал
— НК РФ не обязывает компании и ИП указывать сведения о том, где хранится оригинал (п. 2 ст. 93 НК РФ). Поэтому налоговики не вправе отказаться принимать копии из-за того, что на них нет отметки. Кроме того, компания вправе представить в инспекцию подшивку, которая состоит из копий разных документов. Эти документы могут храниться в разных местах. Поэтому технически невозможно будет поставить отметку, где находятся оригиналы.
ФНС разработала проект, где определила, как заверять копии. Сшивать в пачки можно не более 200 страниц. Пока правила не утвердили, ориентируйтесь на рекомендации Минфина. Он разрешает заверять подшивку максимум из 150 листов (письмо от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336).
Основные правила о том, как заверять подшивку и живой образец заверительной надписи — смотрите ниже. Если заверить копии не по правилам, есть риски. Инспекторы посчитают, что вы не представили бумаги, или захотят ознакомиться с подлинниками (письмо ФНС России от 16.07.2013 № АС-4-2/12705).
Образец 2. Как сделать заверительную надпись на подшивке
