Командировочные расходы, не превышающие нормы, установленные внутренними документами организации, оплачиваются в обязательном порядке. Но они должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 168 ТК РФ).
Перерасход средств, выданных сотруднику под отчет, подлежит возмещению, только если он обоснованный (ст. 22 ТК РФ, п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). Перерасход считается обоснованным только при соблюдении условий: деньги потрачены на выполнение задания организации (оговаривается в приказе руководителя о выдаче денежных средств под отчет) и перерасход документально подтвержден. При невыполнении одного из условий деньги сотруднику не возмещаются.
Решение о размере компенсации остается за работодателем. Если сумма перерасхода командировочных средств не утверждается руководителем к возмещению, то отражать ее в налоговых расчетах или бухучете не нужно.
В случае приобретения работником на личные средства необходимых компании товаров или услуг, авансовый отчет может не оформляться. Сотруднику достаточно написать заявление и приложить подтверждающие документы в виде кассовых чеков, накладных, проездных документов и прочих.
Расчеты по подотчетным суммам могут проводиться через кассу или с использованием зарплатной карты сотрудника, если в разработанной форме авансового отчета организации предусмотрены иные способы выдачи денег, кроме наличных.
Выплаченные подотчетные суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, в том числе пенсионными, социальными и медицинскими. Эти суммы не являются вознаграждением за выполненную работу, а лишь компенсируют понесенные сотрудником расходы.