Надбавка за стаж работы — это стимулирующая выплата, вид премии (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Работодатель не обязан, но вправе выплачивать работникам надбавку за стаж работы.
В КАКОМ ДОКУМЕНТЕ УСТАНОВИТЬ НАДБАВКУ
Надбавки стимулирующего характера работодатель устанавливает в коллективном договоре, соглашении или в локальном нормативном акте, например в положении об оплате труда работников, положении о надбавках и т. п. (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).
Раздел документа, где прописаны порядок и условия выплаты надбавки за стаж, определяет:
- размер надбавки;
- порядок ее расчета;
- условия выплаты;
- момент ее начисления и выплаты.
Ознакомьте работников с локальным нормативным актом или коллективным договором. Дайте им расписаться на самом документе, в листе или журнале ознакомления (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
РАЗМЕР НАДБАВКИ ЗА СТАЖ И СПОСОБ ЕЕ РАСЧЕТА
Трудовой кодекс не регулирует размер надбавки за стаж и способ ее расчета. Работодатель определяет их самостоятельно.
Размер надбавки
На практике размер надбавки за стаж работы устанавливают:
- в процентах от оклада (начислений за сдельную работу), например, 10 или 20%. Вы вправе установить не плоскую процентную шкалу надбавки, а в зависимости от стажа, например, за 10 лет работы — 10%, за 20 лет — 20% и т. д. или так, как в образце 1 ниже;
- в фиксированной сумме (например, 5000 руб., 10 000 руб. и т. д.).
ОБРАЗЕЦ 1. ЗАПИСЬ О РАЗМЕРЕ НАДБАВКИ ЗА СТАЖ РАБОТЫ
Читайте популярные статьи по зарплате
Способ расчета
База для расчета. Для расчета надбавки в процентах в базу для начисления работодатель вправе включить, помимо оклада, другие обязательные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, например:
- средний заработок за период командировки;
- доплату за сверхурочную работу;
- доплату за совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема работы или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором;
- надбавку за работу во вредных (опасных) условиях труда;
- вознаграждение за знание иностранного языка и т. д.
ПРИМЕР
В компании работники каждый месяц получают надбавку за стаж работы более пяти лет. Ее размер — 10% от суммы начислений по окладу и доплаты за совмещение должностей.
За ноябрь бухгалтер начислил:
— О.Л. Кузнецову по окладу 30 000 руб. и надбавку за знание английского языка 2000 руб.;
— Д.Ю. Столярову по окладу 30 000 руб. и доплату за совмещение профессий 5000 руб.;
— Л.С. Плотникову по окладу 14 285,71 руб. за работу по основной должности и по совместительству 12 000 руб.
Каждый из работников имеет право на ежемесячную надбавку за стаж в размере 10%. В какой сумме бухгалтер начислит надбавку каждому работнику?
Решение
Бухгалтер начислит надбавку за стаж в ноябре:
— О.Л. Кузнецову — в сумме 3000 руб. (30 000 руб. × 10%);
— Д.Ю. Столярову — в сумме 3500 руб. [(30 000 руб. + 5000 руб.) × 10%];
— Л.С. Плотникову — в сумме 2628,57 руб. [(14 285,71 руб. + 12 000 руб.) × 10%].
В положении об оплате труда работников не было отдельных указаний, что для расчета надбавки учитываются только начисления по окладу по основной должности. А надбавка за знание языка не входит в перечень выплат, на которые начисляется надбавка.
В примере 1 бухгалтер рассчитывал размер надбавки исходя из фактических начислений по окладу и доплаты за совмещение профессий (должностей). Выплату за знание иностранного языка он не включил в базу для расчета надбавки за стаж, поскольку положение о премировании этого не предусматривает. А если запись в положении была бы, как на образце 2 ниже, доплату за совмещение в расчете надбавки бухгалтер не учел бы.
ОБРАЗЕЦ 2. ЗАПИСЬ О ВЫПЛАТАХ ДЛЯ РАСЧЕТА НАДБАВКИ
УСЛОВИЯ ВЫПЛАТЫ НАДБАВКИ ЗА СТАЖ
Главное условие выплаты надбавки — стаж работы в компании. Но не обязательно, что оно станет единственным.
Стаж для назначения надбавки
Опишите порядок исчисления стажа как можно более подробно.
Во-первых, руководителю будет проще назначать надбавку, а бухгалтеру проще считать.
Во-вторых, вы избежите споров с работниками по вопросам начисления и выплаты надбавки.
Стаж работы в других компаниях. Вы вправе предусмотреть, что время работы у других работодателей засчитывается в стаж работы, необходимый для выплаты надбавки. Практика показывает, что такую возможность допускают компании одного холдинга. Несвязанные компании, как правило, не признают стаж работы у чужих работодателей.
Начало отсчета стажа. Если компания автономна, установите, что исчисление стажа начинается с даты приема на работу.
Невыходы на работу. Определитесь, входят ли в стаж «детские», очередные оплачиваемые отпуска, отпуск за свой счет, арест, прогулы и любые другие периоды отсутствия работника.
Смена должности, переводы. Изменение должности или структурного подразделения не повлияет на исчисление стажа. Работа на разных должностях или в разных отделах одной компании при подсчете стажа суммируется.
Увольнение и повторный прием на работу. Вы вправе решить, как считать стаж в случае, когда работник увольняется, а потом поступает на работу вновь:
- прежний стаж засчитывается или считается с нуля;
- сохраняется и прежний стаж, и время перерыва в работе, если причиной увольнения стал призыв на срочную военную службу (образец 3 ниже) и т. д.
ОБРАЗЕЦ 3. ЗАПИСЬ О РАСЧЕТЕ СТАЖА ПРИ УВОЛЬНЕНИИ
Учет времени, отработанного в течение месяца
Вы вправе установить, что при расчете надбавки учитываются не фактические начисления по окладу, а установленный оклад без учета отработанного времени. Тогда работники будут получать надбавку, даже если ни дня не отработают в текущем месяце.
Учет момента, когда у работника возникло или изменилось право на надбавку
Установите, что для работников, у которых в течение месяца появилось право на надбавку или ее повышение, общая сумма доплаты рассчитывается отдельно по каждому периоду. По такому же принципу начисляется сумма надбавки при изменении оклада (базы для начисления надбавки) в течение месяца.
Неоплачиваемые периоды
Определите, за какие периоды не будете начислять надбавку. Работник был в отпуске, болел, прогулял, был в командировке или бастовал. Платить надбавку или нет? Сделайте отдельную пометку для таких случаев.
Все эти условия компания определяет по своему усмотрению и с учетом своего финансового положения. Выбранный порядок пропишите в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Применяйте его в отношении всех работников, для которых выполняются условия выплаты надбавки.
Другие условия для назначения надбавки
Помимо особых требований к стажу, вы вправе установить и другие условия для назначении надбавки, например:
- в период работы в компании сотрудник не имеет дисциплинарных взысканий;
- в течение засчитываемого стажа трудился в режиме полного рабочего времени.
СРОКИ ВЫПЛАТЫ НАДБАВКИ ЗА СТАЖ
Установите, как часто будете выплачивать надбавку за стаж:
- ежемесячно;
- раз в квартал или полугодие;
О сроке выплаты премий читайте в статье «Срок выплаты премии тоже изменился»
- по окончании календарного года.
Определите, в какие сроки бухгалтер:
- начислит надбавку;
- выплатит ее работникам.
ЧТО НАПИСАТЬ В ТРУДОВОМ ДОГОВОРЕ
Оплата труда — одно из обязательных условий трудового договора (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). К числу условий оплаты труда Трудовой кодекс относит:
- размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада);
- доплаты;
- поощрительные выплаты.
Если работник имеет право на надбавку за стаж работы, пропишите это в трудовом договоре. Выберите один из двух вариантов:
- укажите в трудовом договоре вид и размер надбавки, например, как показано в образце 4 ниже.
- сделайте отсылку на локальный нормативный акт или на коллективный договор, которым установлена надбавка за стаж работы (п. 2 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1, п. 1 письма Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1), например так, как показано в образце 5 ниже.
ОБРАЗЕЦ 5. ОТСЫЛОЧНАЯ ЗАПИСЬ О НАДБАВКЕ В ТРУДОВОМ ДОГОВОРЕ
Целесообразнее сделать отсылку. Поясним почему. В компании может измениться финансовое положение, ей придется пересмотреть объем своих обязательств перед работниками, сократить «лишние». В этой ситуации, чтобы отменить выплату или поменять размер, способ расчета, условия назначения или порядок выплаты надбавки, не придется вносить изменения в трудовые договоры со всеми работниками. Достаточно внести изменения в локальный нормативный акт.
КАК УЧЕСТЬ НАДБАВКУ В РАСХОДАХ ПРИ РАСЧЕТЕ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ
Надбавку за стаж работы можно учесть в расходах на оплату труда при расчете налога на прибыль (п. 10 ст. 255 НК РФ). Статья 255 Налогового кодекса разрешает признать в налоговом учете стимулирующие выплаты работникам, предусмотренные локальными нормативными актами, трудовыми или коллективными договорами.
Компания вправе уменьшить облагаемую базу по налогу на прибыль на сумму начисленной работникам надбавки за стаж работы при условии, что работодатель предусмотрел ее размер и порядок выплаты:
- в коллективном (трудовом) договоре;
- локальном нормативном акте.
Такое мнение выразили: