Как все успевать за отведенное время?
Весь процесс планирования можно разбить на 5 этапов:
Этап 1 – Составить список дел
На этом этапе мы собираем всю информацию, которую необходимо проработать и формируем список задач. Просматриваем задачи недели, месяца, электронную почту, записи, ранее запланированные дела.
Дела, которые необходимо выполнить по работе, лучше всего планировать в конце рабочей недели (пятница) – перед выходными.
Почему?
Это позволит в понедельник эффективно начать новую неделю и не тратить время на раскачку.
Составление списка повышает личную уверенность – чувство контроля над ситуацией. Уменьшается степень тревоги, что благоприятно сказывается на выходных.
Этап 2 – Определить приоритеты
Не все задачи из списка дел одинаково важны. Для удобства введите понятную для вас систему приоритетов. Например, для себя я ввёл следующую систему приоритетов:
A+ – задачи с высоким приоритетом. Выполнить необходимо обязательно и в первую очередь.
A – запланировать и выполнить.
В – выполнить при отсутствии задач из области А и А+.
С – делегировать или, если есть возможность, отказаться.
Этап 3 – Оценить время выполнения
Определите бюджет времени на запланированные задачи. При этом не забывайте Первый Закон Паркинсона: Работа заполняет время, отпущенное на неё.
Так, согласно Паркинсону, если старушка может писать письмо племяннице весь день, то она и будет писать его весь день. Работа будет заполнять все сроки, на неё отведённые.
Этап 4 – Составить план работ
После выполнения этапов 1 – 3 переходим к составлению плана работ. В идеальном варианте необходимо свести все задачи в один документ. Для каждой задачи определите ответственных и сроки. При составлении плана работ можно использовать любые удобные для вас инструменты планирования (начиная от просто записей в блокноте либо на доске заканчивая диаграммой Ганта).
Главное – выполненная в срок задача, а не то, в каком инструменте она запланирована. Инструмент планирования должен быть достаточным и уместным.
Этап 5 – Реализовать план
После планирования немедленно приступайте к выполнению задач, согласно расставленным приоритетам. В конце недели не забудьте дать себе обратную связь – что получилось, что необходимо улучшить, отчего стоит отказаться. Придерживайтесь простой формулы любой деятельности ПЛАНИРУЙ-ДЕЙСТВУЙ-АНАЛИЗИРУЙ.