Энциклопедия заблуждений: Переписку «E-mail» к делу не приложишь? Часть 2

Условия признания электронной переписки надлежащим доказательством

При каких условиях электронная переписка может иметь доказательственную силу?

1. Переписка от имени организации велась лицом, являющимся ее работником.

Так, рассматривая спор по делу N А64-3288/2015, суд отклонил довод организации о том, что переписка по электронной почте от ее имени велась неуполномоченным лицом, по адресу электронной почты, не являющемуся официальным для этой организации, и принял ее в качестве доказательства.

Оценивая это доказательство в совокупности с тем, что переписка велась лицом, являющимся работником этой организации, суд также сослался на ст. 182 ГК РФ, которая предусматривает, что полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель.

2. Юридически значимое сообщение направляется по адресу электронной почты, являющемуся официальным для организации-получателя.

В решении по делу N А40-170670/16-10-1450 суд не согласился с доводом ответчика о том, что сообщение, отправленное им истцу по электронной почте, является недопустимым доказательством по делу, поскольку ответчик не представил каких-либо мотивов, по которым суд должен признать его недопустимым доказательством.

Суд указал на то, что письмо направлено ответчиком истцу по официальному электронному адресу, на письме имеется электронная подпись представителя ответчика, печать общества.

3. Право на осуществление переписки путем обмена сообщениями по электронной почте предусмотрено договором.

В решении по делу N А40-132670/16-96-1161 суд, устанавливая фактические обстоятельства дела, делает ссылку на электронную переписку сторон и при этом указывает, что документооборот через электронную почту был предусмотрен условиями договора.

Как придать электронной переписке доказательственную силу

Для того чтобы суд принял электронную переписку в качестве надлежащего и допустимого доказательства, достаточно соблюсти несколько условий:

1) указать в договоре официальные адреса электронной почты, посредством которой стороны могут вести переписку по исполнению данного договора. При этом важно, чтобы электронные адреса были привязаны к доменному имени официального сайта организации;

2) указать в договоре лиц, уполномоченных сторонами на ведение электронной переписки по исполнению договора;

3) предусмотреть договором возможность обмена документами по электронной почте с указанием на то, что стороны придают юридическую силу такой переписке;

4) указать в договоре на возможность осуществления определенных действий по исполнению договора посредством использования электронной почты;

5) при представлении электронной переписки в качестве доказательства в суд подготовить нотариально заверенный протокол ее осмотра.

6) получить справку у провайдера о наличии адреса электронной почты именну у данной организации.

В связи с развитием информационных технологий суды могут принимать косвенные доказательства в виде фото- и аудиозаписи, а также скриншоты сайтов и информацию из интернета (ч. 3 ст. 75 АПК РФ; ст. 102 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I; пост. Пленума ВС РФ от 21.01.2016 N 1; Обзор практики рассмотрения судами дел по спорам о защите чести, достоинства и деловой репутации, утв. Президиумом ВС РФ 16.03.2016).

При этом Арбитражный процессуальный кодекс детально не регламентирует оформление указанных выше доказательств. Полагаю, что их целесообразно представить суду в виде фототаблиц или расшифровок аудиозаписей с подробным описанием того, кем, когда и где производились технические действия по созданию таких документов (с привязкой фотографируемого объекта к местности или аудиозаписи ко времени). В полученном документе необходимо указать: название и адрес объекта (сайта) или расшифровки аудиозаписи, фамилию, имя, отчество, должность и подпись лица, которое создало документ, заверить представляемый в суд документ подписью генерального директора (иного уполномоченного лица) и печатью организации (если она предусмотрена). Кроме того, если информация содержится на иностранном языке, то необходим официальный перевод на русский язык.

Чтобы избежать споров о подлинности, также рекомендую получать указанные выше документы от специализированных организаций в виде оформленных отчетов, а скриншоты лучше всего заверять нотариально. Ведь обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута в порядке, установленном статьей 161 Арбитражного процессуального кодекса, или если нотариальный акт не был отменен в порядке, установленном гражданским процессуальным законодательством для рассмотрения заявлений о совершенных нотариальных действиях или об отказе в их совершения (ч. 5 ст. 69 АПК РФ).

Другие статьи можно прочитать на моем сайте