Сегодня смотрела очередной вебинар на тему построения Системы управления бизнесом. Я просто поражаюсь, сколько каши в головах спикеров, зачем все так усложнять. Вместо простой четкой картинки на выходе у слушателей формируется ощущение сложности и непонятности, потому что спикер все собрал в одну кучу, а не разложил по полочкам. То ли это намеренно делается, чтобы покупали его курсы, то ли так спикер мыслит на самом деле.. Но это меня подтолкнуло к тому, чтобы еще раз на пальцах объяснить, как просто можно построить Систему управления своим бизнесом.
Я уже записывала целую серию видео-роликов по системному развитию бизнеса по технологии «Спираль». В этой статье я все это подитожу, чтобы у вас после его просмотра появилось точное понимание, ЧТО нужно делать и в какой последовательности для построение своей бизнес-системы.
Итак, в любом бизнесе есть два ключевых бизнес-процесса: производственный, отвечающий непосредственно за формирование прибыли (добавленной ценности), и управленческий, отвечающий за то, чтобы эта прибыль зарабатывалась с наименьшими издержками.
Производственный бизнес-процесс должен содержать в себе 6 ключевых функций:
- Продукт - разработка ассортимента, составление прайсов, ключевой показатель - Средний чек;
- Точки продаж - создание точек продаж в местах скопления целевой аудитории, «упаковка» и размещение в них Продукта - ключевой показатель Конверсия из посещений в Обращения;
- Трафик - обеспечение Точек продаж посетителями, ключевой показатель - Кол-во посетителей;
- Продажи - превращение Обращений в оплаченные заказы - ключевой показатель Конверсия в оплату;
- Производство - выполнение заказов качественно, в срок и с минимальными издержками, ключевой показатель Маржа;
- Сервис - обеспечение удовлетворенности Клиентов, формирование Репутации компании на рынке - ключевой показатель - Кол-во обращений по рекомендации;
Управленческий бизнес-процесс должен содержать в себе также 6 ключевых функций:
- Стратегия - анализ рынка, постановка целей и их декомпозиция, ключевой показатель - Доля рынка;
- Бизнес-процессы - разработка, оптимизация и автоматизация бизнес-процессов на основе выявленных аномалий (отклонений от среднего). Проще говоря, ответственный за эту функцию следит за работой сотрудников, и формализует лучший их опыт в Бизнес-процесс компании, чтобы когда кто-то из ключевых сотрудников уволится, новый вступивший в его должность продолжил развитие компании, основываясь на опыте предыдущего. Ключевой показатель - Рентабельность человеко-часа. Иными словами, сколько нужно потратить человеко-часов для заработка 1-го рубля.
- Бюджетирование - организация полного учета в компании, распределение финансовых ресурсов, повышение рентабельности инвестиций, ключевой показатель - Рентабельность вложений, сколько нужно вложить своих денег в каждый заработанный рубль.
- Рекрутинг - обеспечение компании нужными человеческими ресурсами по минимальной стоимости, ключевой показатель - Укомплектованность компании.
- Мотивация - повышение эффективности сотрудников с помощью обучения, материальной и нематериальной мотивации, вовлеченности в работу. Ключевой показатель - Рентабельность ФОТа, сколько приносит нам прибыли каждый вложенный в сотрудников рубль.
- Администрирование - контроль и обеспечения выполнения сотрудниками договоренностей, ключевой показатель Исполнительность, какой % поставленных задач выполнен в срок.
За каждый ключевой показатель в бизнесе должен отвечать конкретный сотрудник: 1 сотрудник =1 показатель. Таким образом, в готовой бизнес-системе должны работать 12 человек. Подробнее о всех 12-и ключевых функциях я рассказала в плейлисте «Спираль развития бизнеса».
Все зарплаты сотрудников должны зависеть от их Ключевого показателя и должны быть четко привязаны к конечному результату - Прибыли.
Прибыль = Доход - Прямые затраты - Косвенные затраты.
Благодаря этому, все сотрудники работают как одно целое на повышение Прибыльности бизнеса. Становится бессмысленно делать действия, которые вроде как и повышают ключевой показатель, но не ведут к повышению Прибыли компании.
Ежемесячно Собственник бизнеса должен корректировать Стратегию развития компании, исходя из изменений рынка, и декомпозировать Цель на все 12 ключевых показателей. Ключевые сотрудники, согласно утвержденной Цели определяют наиболее оптимальный путь ее достижения - через тестирование различных гипотез. 1 неделя = 1 гипотеза.
Это идеальная картинка, которую вы как предприниматель должны воплотить в своей компании. Как ее нарисовать? Для этого есть технология создания Системы управления бизнесом.
Сначала мы должны выстроить Производственный бизнес-процесс, выполняя лично все функции Управленческого.
Как только наш бизнес становится прибыльным, необходимо начинать делегировать Функции Управленческого процесса наемным сотрудникам. И делать это нужно поэтапно, начиная с функции «Администрирование». Таким образом, первым у вас в управленческой команде должен появиться Администратор, который будет обеспечивать выполнение другими сотрудниками утвержденных вами функций в установленный вами срок.
Как только вы начнете приближаться к 100%-й исполнительности, нанимайте Тренера, который начнет заботиться о повышении уровня мастерства производственной команды, их вовлеченности в процесс, создавать Микроклимат в компании, чтобы сотрудникам хотелось у вас работать.
Как только эффективность сотрудников начнет стабильно повышаться, нанимайте HR-менеджера, который будет пополнять команду нужными людьми.
Дальше вам понадобится финансовый директор, и Оптимизатор. Стратегию вы оставляете за собой, это единственное, что должно остаться у предпринимателя.
Для создания Системы управления бизнесом вам однозначно понадобится программа учета - IT-среда, в которой будет работать вся ваша команда, в которой будет вестись полный учет всего, что происходит в вашем бизнесе - от входящего звонка до проведение платежей. Без учета и замеров невозможно управление. С настройкой такой программы учета я с удовольствием вам помогу. Для малого бизнеса базовая настройка вам обойдется всего в 10 тыс.руб. Обращайтесь, мои контакты вы найдете в конце статьи. Таким образом, получаем 4 шага для построения Системы управления бизнесом:
- внедрение IT-программы учета, чтобы вы могли четко отслеживать все 12 ключевых показателей своего бизнеса;
- назначение ответственных сотрудников по ключевым показателям производственного бизнес-процесса (помните 1 сотрудник=1 показатель);
- внедрение работы по принципу РАД (результат - анализ - действия): ежемесячно устанавливаем цели по производственным ключевым показателям, ключевые сотрудники составляют и утверждают с вами Гипотезу ее достижения, тестируют - если все ок, вы эту гипотезу закрепляете в Бизнес-процесс;
- поэтапное делегирование функций Управленческого бизнес-процесса, начиная с Администратора.
Сколько это все может занять времени? Первые 3 шага можно сделать за неделю, ну еще добавим 3 недели на обкатку. На 4-й шаг нужно выделить хотя бы по месяцу на каждую из 6-ти ключевых функций. Нужна помощь по систематизации - обращайтесь, мои контакты ниже. И не забывайте ставить лайки, если эта статья была для вас полезной.
Успеха и процветания вашему бизнесу!
Подписывайтесь на мой канал YouTube и на мою страничку Инстаграмм.
Мой Viber и WhatsApp: +7 (978) 079-83-05