Если вы оплачиваете своим сотрудникам стоимость билета до места отпуска и обратно, то, наверняка, вам захочется учесть затраченные суммы при налогообложении прибыли. Но одного желания мало. Надо, чтобы положения налогового законодательства разрешали учитывать эти траты. И Минфин РФ в Письме от 14.05.2018 № 03-03-06/1/31976, анализируя положения НК РФ, предоставил соответствующие разъяснения.
Чиновники отметили, что учитывать рассматриваемые траты могут лишь те организации, которые зарегистрированы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (п. 7 ст. 255 НК РФ). Ведь сотрудники именно таких компаний имеют законную гарантию на оплату расходов на проезд в отпуск и провоза багажа. Правда, обязанность компании по возмещению работникам затрат на поездку до места проведения отпуска и обратно должна быть зафиксирована в трудовом договоре, на что авторы письма обратили особое внимание.
Мы же хотим добавить, что для компенсации подобных трат имеется ряд ограничений. Например, оплата возможна только за проезд в пределах территории России. Тем не менее, это вовсе не означает, что отдых за границей лишает работника возможности компенсировать часть своих трат на дорогу за счет своей компании.
Дело в том, что если коллективный или трудовой договор предусматривает оплату той части стоимости билета, которая приходится на отрезок пути до пересечения границы РФ, то работник сможет частично возместить свои «проездные» расходы. А компания, в свою очередь, сможет учесть эту компенсацию при налогообложении прибыли. Но только, если работник предоставит ей справку о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость билета, которую он может получить от перевозчика.
Такие разъяснения приводятся, например, в Письме Минфина России от 19.12.2014 № 03-03-06/1/66014.