Сегодня публикуем эссе от Андрея Выдрика — эксперта по Поиску Призвания, коуча, предпринимателя, основателя проекта «Prizvanie.Com», отца двоих замечательных детей.
«Мы можем умножать количество доступного нам времени. Успешные люди интуитивно так делают. Они — «умножители времени».
Представьте, что у вас есть 100 долларов. Можете потратить их на ресторан, а можете положить в банк. В первом случае у вас денег нет. Во втором случае у вас есть и деньги, и проценты.
То же самое со временем. Есть дела, которые забирают время безвозвратно. Это текучка.
А есть дела, в которые вы инвестируете сегодня, а завтра они производят для вас время. Сделанная один раз задача может возвращать вам время в течение многих лет.
Время – это самый ценный ресурс. Вы можете конвертировать время во что угодно: в деньги, в здоровье, в отношения, в обучение, в путешествия.
Поэтому, кроме классических «важных» задач и «срочных» задач, нужно смотреть еще и на значимость задач. Различать, как долго будет важна эта задача, как долго она будет производить результат.
Чтобы стать «умножителем времени», вам нужно оценивать задачи в разрезе значимости и делать только то, что действительно значимо.
Чтобы отобрать значимые задачи, есть алгоритм «Воронка фокуса». Он состоит из 5 шагов.
Воронка фокуса, чтобы определить важность задачи
Шаг №1. Избавьтесь от лишнего
Этот шаг имеет самую быструю и сильную отдачу. У каждого из нас очень много задач. И мы постоянно думаем о том, что бы такого еще сделать. Однако вместо этого рекомендую сместить фокус на то, что нужно прекратить делать.
«Умножители времени» не фокусируются на задачах. Они рассматривают все с точки зрения результата. В GoldCoach мы часто задаем вопрос «Как достичь этого результата с минимальными затратами сил и времени?».
У многих людей возникает сложность на этом этапе. Большинству трудно научиться говорить «нет». Однако каждый раз, когда вы говорите «да» чему-то одному, вы автоматически говорите «нет» чему-то другому.
Если вы говорите «да» вещам незначимым, то в этот момент вы неосознанно говорите «нет» действительно важным вещам.
Задайте себе вопрос: «Что мне надо перестать делать?» и запишите ответ.
Выписывайте то, на что уходит много времени, при этом эти действия не создают долгосрочной ценности.
Это может быть просмотр телевизора, YouTube, соцсети, пустые разговоры, сплетни, делать работу за сотрудников и т.д.
Потом вы берете этот список и придумываете, как сказать «нет». Особенно трудно будет отказывать людям. Однако вы не обидите человека, если логично объясните, почему не сможете согласиться на просьбу, помочь или отвлечься.
Безусловно, будут те, кому вы не сможете сказать «нет» и все объяснить. Например, начальник.
В этом случае нужно показать, что вы будете эффективнее, если будете выполнять определенные задачи не отвлекаться на другое. Если вы сделаете это, то сможете предложить перераспределить обязанности так, как полезно для компании.
Шаг №2. Автоматизируйте
Если отказаться от задачи нельзя, её нужно автоматизировать. Автоматизация – это одна из лучших инвестиций в бизнес.
Что автоматизировать? Те процессы и действия, с которыми вы часто сталкиваетесь, регулярно нужны, и которые можно передать системе на автомат.
Примеры автоматизации:
- создание «базы знаний» в компании, чтобы сотрудник не дергал руководителя, а находил все ответы самостоятельно
- онлайн платежи через шаблоны — можно инвестировать 1 час, вместо того, чтобы каждый раз ходить в банк
- автоматическое резервирование данных компании
- применить СRM для автоматизации работы с лидами
- система обучения и аттестации сотрудников. Когда в GoldCoach приходит новый сотрудник, то первый этап обучения он проходит автоматически.
Чек-листы на различные процессы — тоже автоматизация. Они уменьшают время и психическую энергию на принятие решения. Любая задача, которая выполняется больше одного раза, должна быть задокументирована в чек-лист, и выполняться по чек-листу.
Ваша задача, как владельца — сформировать эффективные процессы в компании и их автоматизировать. Так вы удешевляете процессы, ускоряете работу, повышаете ее стабильность и качество.
Многим мешает автоматизировать процессы возражение «нет времени и денег».
Именно потому и нет времени, денег и сил, что вы тратите ресурсы на то, что должно делаться автоматически.
Шаг №3. Делегируйте
К делегированию у многих предпринимателей есть сопротивление. Они говорят «Я не могу отдать задачу кому-то другому. Они сделают недостаточно хорошо/объяснять дольше, чем сделать самому»
Да, когда вы делегируете задачу сотруднику в первый раз, он не будет так же хорош в ней, как вы. Но делегирование — это единственный путь роста компании. Делегируйте задачи чаще, и очень скоро сотрудники превзойдут вас.
3 причины срочно начать делегировать
Причина 1 — экономия времени.
При делегировании действует «Правило тридцати». Это значит, что в среднем на обучение сотрудника вы потратите в 30 раз больше времени, чем на самостоятельное выполнение этой же задачи. То есть, если вы тратите на задачу 10 минут, обучение сотрудника обойдется вам в 300 минут.
Теперь давайте посчитаем возврат на эту инвестицию. Выполняя задачу самостоятельно, за 250 рабочих дней в год вы потратите 2500 минут личного времени. Если вы обучите сотрудника выполнять эту задачу, вы потратите всего 300 минут. В итоге вы получите более 800% «годовых»! И это только 1 задача на протяжении 1 года.
Причина 2 — деньги.
Вы в любом случае будете платить. Если вы делегируете задачу — вы заплатите ее исполнителю. Если выполняете задачу сами — вы потеряете прибыль от более важных задач, на которые не хватило времени.
Передавайте менее важные задачи своим сотрудникам, чтобы инвестировать свое время в прибыльные проекты.
Причина 3 — возможность позволить себе быть неидеальным.
Многим сложно позволить себе это, но излишний перфекционизм не ведет к развитию компании. Лучший способ достичь совершенства компании — через развитие команды.
Настоящий лидер не должен делать, он должен обеспечить, чтобы работу сделали другие.
Шаг №4. Прокрастинируйте
Наверняка вы чувствовали, что каждая задача имеет свое время. Нужно уметь попасть в него: выполнить задачу не слишком рано, не поздно, а вовремя.
Прокрастинируйте, но делайте это осознанно. Отложите дело, если чувствуете, что оно еще не «созрело», или что-то в нем может измениться. Проявляйте терпение в выполнении задачи и определяйте правильное время для нее.
Научитесь распознавать фальшивые «пожары» — в половине случаев проблема решается в спокойном режиме без необходимости срываться и куда-то бежать.
Шаг №5. Группируйте и концентрируйтесь
Вы прогнали задачи через воронку. Поняли, что их не нужно отбрасывать, делегировать или автоматизировать. Выждали или поняли, что сейчас — правильный момент для этих задач. Теперь сгруппируйте их, сконцентрируйтесь и просто начните делать.
Почему наступает прокрастинация? Потому что, когда вы начинаете делать, появляются сомнения. Смешиваются 2 функции: функция размышления и функция действия.
Иногда я своим клиентам говорю так: представьте, что у вас в голове есть 2 человека — генерал и солдат. Генерал пишет солдату четкое указание: что нужно сделать, как сделать, как понять, что сделано качественно. Когда вы — солдат, вы просто берете и делаете.
Ваши задачи прошли через всю воронку, вы записали их в список дел на неделю. Теперь просто сделайте их.
Дополнительные действия «умножителя времени»
- Инвестировать в отношения. Если в семье хорошие отношения — ваш «тыл» обеспечен. Значит, вы можете посвящать время бизнесу, не отвлекаясь и не теряя энергию.
- Избавиться от долгов. Долги сильно высасывают силы и время. Вместо того, чтобы покупать что-то в долг, поставьте себе цель побыстрее заработать на желанную вещь.
- Инвестировать в здоровье. Чем более вы энергичны, тем больше у вас времени. Когда вы заряжены и полны сил, за день вы успеваете сделать больше.
- Обучаться и заниматься личностным ростом. Книги, тренинги, коучинг, наставничество — это также отличный умножитель времени. Вы получаете практический опыт, который применяете.
- Использовать системы автоматизации — например, CRM.
- Инвестировать в долгосрочные отношения с клиентами.
- Развивать команду. Находить лучших игроков, удерживать их и способствовать их развитию.
Этот алгоритм, как и любой другой, нужно внедрять постепенно. Вы не сможете применить его ко всему сразу, но вы можете использовать его для конкретной задачи.
В любом бизнесе есть критический фактор успеха, и под него есть ряд задач. Для кого-то это будет построение воронки продаж, для кого-то — система обучения персонала. Определяйте для себя задачу, и начинайте применять алгоритм.»
P. S. от Ивана Зимбицкого: «Умножители времени» всегда планируют. А самые продуктивные из них составляют планы быстро.
Возможно, сейчас ты тоже хочешь планировать, однако пока это кажется тебе сложным…
Я понимаю тебя. Мне тоже было сложно.
Поэтому, чтобы меньше думать при планировании я создал простой чек-лист.
С тех пор я и мои сотрудники проверили его уже 268 раз. Работает безотказно для любых проектов — от запуска бизнеса до поездки в отпуск.
Забирай мой чек-лист и легко создавай план любого проекта всего за 44 минуты
