Вопрос из кадровой группы в социальных сетях:
«Коллеги! Помогите решить спор с бухгалтерией, которая раньше вела КДП в компании: когда утверждается должностная инструкция.
1. Мое мнение - утверждается (именно ДАТА утверждения) единожды при утверждении должности и введении ее в штатное расписание либо до того момента, пока на эту должность не будет оформлен сотрудник?
2. Мнение бухгалтерии - утверждается для каждого сотрудника (одной и той же должности) ДАТОЙ приема этого сотрудника?
Честно говоря, на практике не сталкивалась с тем, что одна и та же ДИ может быть утверждена разными датами.
Если есть возможность, подскажите ссылку на нормативный акт, регламентирующий такой момент».
Отвечает Татьяна Самородских:
Нормативного акта, регламентирующего порядок утверждения должностных инструкций (далее – ДИ), не существует. Этот вопрос находится в компетенции организации.
Как я уже писала раньше, рекомендуется разработать локальный нормативный акт, в котором будет регламентирован порядок разработки, согласования, утверждения, хранения, рассылки ДИ, внесения в них изменений и дополнений, ознакомления с ними работников.
Либо же вы можете включить данные положения в саму ДИ, воспроизводя этот текст в каждом документе. Обычно данные вопросы рассматриваются в разделах «Общие положения» и «Заключительные положения». Если текст достаточно объёмный, можете посвятить ему специальный раздел, например: «Хранение и рассылка». Такая методика используется в системе менеджмента качества.
ДИ можно утверждать несколькими способами:
1) приказом. В этом случае на титульном листе ДИ будет размещаться реквизит утверждения:
УТВЕРЖДЕНА
приказом ООО «Млечный путь»
от «__»____ 20__ г. №___
2) должностным лицом. Это может быть директор либо должностное лицо, в надлежащем порядке наделённое соответствующими полномочиями:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Млечный путь»
______________/_____________
Подпись расшифровка
«___»_______________ 20______ г.
3) коллегиальным органом:
УТВЕРЖДЕНА
Советом трудового коллектива
ООО «Млечный путь»
(протокол от «__»___ 20___ г. № __)
Кто в вашей организации будет наделён соответствующими полномочиями, решать вам, эти полномочия должны быть закреплены либо в уставных документах (если это касается руководителя организации, коллегиального органа), либо в других – положении о коллегиальном органе, должностных инструкциях либо трудовых договорах должностных лиц.
Также вы сами решаете, проставлять ли оттиск печати на грифе утверждения. Какие печати используются в вашей организации (и используются ли вообще), перечень документов, на которых проставляется оттиск печати, должностные лица, ответственные за работу с печатями – всё это прописывается в локальных нормативных актах, например, в инструкции по делопроизводству.
***
Что касается даты утверждения и вариантов, приведённых в вопросе, неправы обе стороны.
Безусловно, должностная инструкция разрабатывается для должности, а не для каждого конкретного работника, но здесь есть несколько нюансов.
1. Если в организации возникла необходимость в новой должности, она вводится в штатное расписание. Одновременно с этим должна быть утверждена ДИ. Рассматривая кандидатов на данную должность, вы знакомите их с ДИ до подписания трудового договора, как это и предписано Трудовым кодексом.
2. У одной ДИ могут быть разные даты утверждения. Это происходит, если в документ вносятся изменения и (или) дополнения. Здесь организация также сама выбирает вариант действий: либо используются листы изменений, либо утверждается новый вариант ДИ.
3. В рамках одной должности может быть разный функционал. В этом случае на одну должность разрабатывается несколько ДИ, которые могут идентифицироваться различными способами, например, с помощью специального шифра.
©Татьяна Самородских, 2018
Читайте также:
- Как вносить изменения в должностные инструкции