График отпусков — это документ организации, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Работники могут реализовать свое право на ежегодный отпуск и при этом сохраняется непрерывность производственного процесса.
В статье 123 ТК РФ есть упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива.
Одним из кадровых документов является график отпусков, поэтому ответственность за его составление и своевременное утверждение лежит на работниках кадровой службы и руководстве фирмы.
До 2018 года организации оформляли отпускное расписание по единой унифицированной форме Т–7.
В 2018 году использовать унифицированную форму графика необязательно, но тем не менее использование привычного формата этого документа можно. Таким образом у кадровой службы существует выбор: заполнять форму Т-7 или разработать новый документ с аналогичным названием и назначением.
Утвердить на 2018 год график нужно не позднее 18.12.2017, поскольку 17.12.2017 выпадает на выходной день. Это следует из статьи 123 ТК РФ, что утвердить готовый график нужно за две недели до начала нового календарного года.
Составляя график на новый календарный год, невозможно предусмотреть периоды отпуска сотрудников, которые поступят на работу в начале календарного года. Но этот момент не снимает с организации ответственности о предоставлении отпуска работнику.
На основании статьи 122 ТК РФ работник, который отработал в организации 6 месяцев, имеет право на отпуск.
Когда в организации появляется такой случай, то кадровый сотрудник может применить один из способов:
— оформить отпуск приказом (на основании заявления работника и решения администрации) не изменяя утвержденного графика;
— сделать отдельное приложение для графика, в котором указать информацию об отпусках новичков (оформление отпуска производится в обычном порядке).
По согласованию с работодателем, работник имеет право изменить период своего отдыха, на основании ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику потребуется написать заявление о переносе отпуска, в котором нужно указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.
Измениться период отдыха может, допустим, из-за болезни сотрудника. Статья 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.
Если сотрудник заболел перед началом отпуска, то продлить отпуск также придется.
Работник пишет заявление в любом случае, а в график отпусков вносится информация о его переносе.
Отпуск работнику могут также скорректировать не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью. В этом случае работник также пишет заявление и на основании заявления создается распоряжение руководства о переносе отпуска.