Работа кадровой службы в организации обязательно документируется. Составление, оформление документов, работа с ними и их хранение определены законодательными и нормативно-правовыми актами, выполнение которых обязательно для кадровой службы. Кроме того, в каждой организации разрабатываются локальные нормативные акты. Более подробно о нормативно-правовых актах, регулирующих работу отдела кадров, читайте в представленном материале.
Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками.
Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы организации совместно с сотрудниками юридического отдела. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и так далее, поэтому кадровая служба в организации должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.
В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ). На основании ТК РФ в организации устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.
На основании Постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации" строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников организации. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, установленные нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации, должны применяться с учетом положений вышеназванного Постановления.
Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственности за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Федеральным законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ "О коммерческой тайне".
Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Организация вправе сама решать, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.
В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов.
Государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.
Также кадровой службе необходимы Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" и Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек", которые помогут правильно заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения либо оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа.
Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм.
Напомним, что с 01.01.2013 негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, разработанные ими самостоятельно, на это же обращено внимание в письмах Роструда от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1.
Вместе с тем рекомендуем в работе применять унифицированные формы, поскольку они содержат все необходимые реквизиты.
Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то организация может разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.
Организация также может при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации.
При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя организации.
Руководителям организации и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.
К локальным нормативно-правовым актам относятся:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Коллективный договор;
- Штатное расписание;
- Положение о должностной инструкции;
- Положение о защите персональных данных работников;
- Положение по оплате труда;
- Положения о структурных подразделениях и другие.
Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:
- Конституция Российской Федерации;
- ТК РФ;
- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Постановление Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках";
- Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек";
- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";
- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;
- ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299;
- Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" вместе с ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
- ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст;
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";
- ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий, принятый и введенный в действие Приказом Росстандарта от 12.12.2014 N 2020-ст;
- Квалификационные справочники должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждаемые Минтрудом России; Минздравсоцразвития России;
- Постановление Минтруда России от 09.02.2004 N 9 "Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих";
- Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Госкомтрудом СССР, ВЦСПС; Минтрудом России; Минздравсоцразвития России;
- Профессиональные стандарты, утверждаемые Минтрудом России.
Задать вопрос или заказать пособие можно тут
С уважением к вашему бизнесу,
Уже в продаже электронное методическое пособие "Все об уточненной налоговой декларации" автора Сушонковой Елены
Узнай, как правильно исправить ошибки в налоговых декларациях
Уже в продаже электронное методическое пособие "Все о счетах-фактурах" автора Сушонковой Елены
Узнай, как правильно исчислить налог на добавленную стоимость без ошибок в счетах-фактурах
Подписывайтесь на нас:
ВК Facebook Дзен Одноклассники Telegram Teletype
Список всех публикаций блога вы найдёте на главной странице канала
Материал подготовлен с использованием системы КонсультантПлюс
ДРУГИЕ МАТЕРИАЛЫ ПО ТЕМЕ
Подборка публикаций на тему "Работник и работодатель"