Не стоит бояться проверки Минтруда, как бы вас ни «кошмарили» аудиторы и авторы всевозможных статей.
На различных семинарах аудиторы пугали нас тем, что мы теперь должны два раза в месяц делать полный расчет зарплаты- за первую половину месяца и за вторую, а не так как мы всегда платили аванс- фиксированную сумму или процент от оклада. И вообще, если уж проверка Минтруда к вам пришла, будьте уверены, что без штрафов они от вас не уйдут.
Я хочу поделиться своим опытом прохождения проверки.
Наша организация получила требование о проведение внеплановой проверки от Инспекции Минтруда, в котором был перечень запрошенных документов. Предоставить нужно было:
Трудовые договоры со всеми работниками, а также допсоглашения к ним, приказы о приеме и увольнении работников в проверяемом периоде, правила внутреннего трудового распорядка, Положения об оплате труда и о премировании, штатное расписание, табеля за проверяемый период (4 квартал 2017 года), ведомости начисления зарплаты, больничные листы, документы, подтверждающие выплату всех видов оплаты труда за проверяемый период, должностные инструкции на главного бухгалтера, карты спецоценки рабочих мест, данные о прохождении аттестации по охране труда, правоустанавливающие документы.
Список может показаться пугающим, особенно для организации, в которой работает всего 20 человек и нет отдельного кадровика. Но, к счастью, большинство из этих документов у нас было в наличии. Остальные предстояло смастерить. По счастливому совпадению наша организация как раз в это время проходила спецоценку рабочих мест, но даже если бы мы этого не делали, достаточно было бы просто дать справку о том, что спецоценка не проводилась.
Поскольку проверка была внеплановой, а внеплановые проверки Минтруд проводит либо по чьей-то жалобе либо по рекомендации госорганов, для аудиторов, с которыми мы сотрудничаем, было очевидно, что проверка закончится штрафом как минимум от 30 до 50 тысяч рублей. Поэтому мы спокойно настроились, что эту сумму мы готовы потерять, ведь проверяющие должны «взять свое». Я поинтересовалась у инспектора, по какой причине проводится проверка. И он ответил, что по рекомендации Фонда социального страхования.
Надо сказать, что несмотря на скромный размер и численность сотрудников нашей организации, у нас постоянно имеют место выплаты больничных, регулярно кто-нибудь находится в декретном отпуске, и поэтому ФСС нас тоже часто проверяет. И разумеется, не обходится без небольших нарушений с точки зрения трудового законодательства. Например, у нас две сотрудницы одновременно ушли в декрет, и им нужно было выплатить денежную сумму по больничным больше 100 тысяч рублей единовременно. Для нашей небольшой фирмы сумма существенная. ФСС деньги возмещает долго, больше 3 месяцев. А выплатить нужно в течение 10 дней. Поэтому, договорившись с «декретницами», мы платили им частями, претензий у них не было к нам.
Из перечисленных документов у нас не было только Правил внутреннего трудового распорядка. Ну их мы благополучно нарисовали, подписали у всех работников, заодно включив туда все пункты, которые нам реально были необходимы. И могу сказать, что такой документ действительно нужен, если в вашем штате хотя бы 10 человек, так же как и Положение об оплате труда и Положение о премировании.
В общем, копий получилось два толстых скоросшивателя. Когда я привезла все это в Инспекцию по труду, то у инспектора округлились глаза. Он думал, что у такой небольшой фирмы документов будет гораздо меньше. Проверяли нас недели две. В итоге нам на электронку пришло уведомление явиться в такой-то день за актом проверки. Каково было изумление нашего директора, настроившегося уже на штраф, когда он увидел акт с незначительными нарушениями и предписание на устранение нарушений.
Нарушений было два:
1. В трудовых договорах не была прописана норма выдачи смывающих и дезинфицирующих средств (!)
2. В Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и в трудовых договорах были прописаны не четкие даты выдачи зарплаты за первую и вторую половину месяца, а звучало так- за первую половину месяца- с 14 по 16 число, за вторую половину месяца – с последнего числа расчетного месяца по 2 число месяца, следующего за расчетным. Я прописывала так с расчетом на выходные. А надо было две четких даты, например 16-е и 1-е число.
Нарушения мы должны были устранить в 2-недельный срок и предоставить копии измененных и подписанных всеми сотрудниками документов. Что мы и сделали- составили допсоглашения к трудовым договорам и изменения к ПВТР. И еще нашему директору при ознакомлении с актом инспектор сказал, что мы по сравнению со всеми остальными вообще ангелы.
Так что если у вас нет грубых и вопиющих нарушений трудового законодательства, вы выплачиваете зарплату 2 раза в месяц и защищены бумажками- не бойтесь проверки Минтруда, они не такие уж и звери, а вполне адекватные люди, которые с пониманием относятся к малому бизнесу.