Закупка товара, в условиях отсутствия полностью автоматизированного процесса, осуществляется в строгом соответствии с заявкой. Заявка - очень важный момент в процессе закупок, ведь именно она исполняет роль задачи, которую закупщик решает.
И вроде все понимают важность этого момента, но все равно в работе часто допускают промахи. Еще раз уточню: если бизнес-процесс полностью автоматизирован и заявка поставщику автоматически отправляется системой, когда наступает точка заказа, вероятность ошибки или затягивания поставки снижена. Мы говорим о ситуации, существующей во многих компаниях, где люди в лучшем случае подают заявки по электронной почте в теле письма.
Сбор заявок.
Заявку в отдел снабжения подает тот, кто ответственен за обеспечение филиала/объекта/производства товаром/сырьем (менеджер по закупкам, заведующий производством, технолог, товаровед, кладовщик, руководитель объекта, директор производства, инженер – кто угодно, на кого возложена данная обязанность).
Для эффективной работы нам необходимо получать заявки заранее и в полном объеме. Эффективная работа для нас – это поставка товара вовремя, в полном объеме и на выгодных условиях. Вовремя поданная и точная заявка позволяет избежать нехватки сырья на производстве или товара на полке, а также избежать покупки по более высокой цене ввиду необходимости срочной поставки требуемого объема, который может быть достаточно большим.
Нет электронной системы подачи заявок? Нет даже формы подачи заявки в электронном виде? Тогда бейтесь хотя бы за то, чтобы заявки подавались только в письменном, а лучше – электронном виде, что позволяет не только хранить данные, но и иметь подтверждение на физическом носителе самого факта того, что заявка была подана. Продажники и производственники любят валить все косяки на снабжение, но если отработать четко по заявке, которая еще и сохранится в достоверном виде, вы не только сделаете работу проще, но и прикроете себя.
Разработайте бланк заявки, если его нет. Она должна приходить в отдел закупок от ответственного за заявку на стандартном бланке. Установите время, когда собираете заявки, или так и будете ловить их по кусочкам в ежедневном режиме. Утвердите график подачи заявок. Объем в заявке должен закрывать потребность на определенный промежуток времени. Определите размер товарного запаса - не замораживайте деньги, если это возможно. Если вы не уполномочены определять размер товарного запаса, а выполняете чисто снабженческую функцию - объем остается на совести того, кто подает заявку.
Заявка должна содержать максимум характеристик товара (с указанием полного наименования, цвета, размера, объема, веса, вкуса и т.д.), если мы не говорим о стандартной, регулярно заказываемой, позиции. Так вы сводите к минимуму риск поставки неверного товара и его объема.
Заявки необходимо разделять по типу заказываемого товара. Не нужно смешивать в кучу картошку, автомобили, шторы, компьютеры. Учтите это при разработке формы заявки - чтобы оперативнее распределять заказы по поставщикам. Так не только время сэкономите, но и позволите компании отслеживать расходы по статьям.
Еще раз об очень важном моменте при составлении заявок – планировании объема. Правильно составленный заказ исключает последующие мелкие дозаявки и позволяет, в итоге, экономить на стоимости закупаемых товар. "Оптовикам - скидки" - знакомо? Ну и пожары тушить постоянно не будете. Производственники и продажники, как и все остальные, не вникают в процесс закупки. Многие уверены, что это возможно сделать по щелчку. Дело не в профессиях, а в людях, в головах. Но ведь и снабженцы не всегда знают тонкости работы других подразделений.
И наладьте коммуникацию с тем, кто подает заявки. Объясните этому человеку нюансы работы и важность своевременной подачи заявки и проблем знать не будете.
И да, если таких людей больше одного - тем более определите единый день подачи заявок. Легко исполнять заказ, когда объект один. Однако, если их больше одного, то, рано или поздно, факт отсутствия единого времени и стандарта подачи заявок внесет хаос в работу и будет грозить срывом поставок.
Для исключения таких ситуаций, и ради систематизации и упрощения собственной работы, необходимо (если это еще не сделано) внедрить стандарт подачи заявки - это внешний вид заявки, а также день и время приема заявки, как минимум. Используйте для этого любые средства. Excel вам в помощь, если других способов нет.
Обеспечение заявок.
Заявки собраны, необходимо разослать поставщикам. Если они уже в едином виде, возможно, их стоит объединить для заказа общего объема - так ценник красивее получится. Если до этого все сделано правильно, этот процесс не займет много времени. Заявки поставщикам мы подаем аналогично тому, как принимаем их: обязательно в письменном виде.
Бывает, у поставщиков своя форма заказа. Не пренебрегайте и ей - в случае ошибки поставщика, ему проще провести внутренний разбор.