Обзор надстроек для эффективной работы в PowerPoint (ч.1) - think-cell

Все мы знаем, что такое PowerPoint. Хотя в России у него нет такой богатой роли в народной культуре, как в США, он является одним из ключевых инструментов для донесения своих идей в корпоративном мире.

PowerPoint - хорош, но можно ли его улучшить? В этой серии заметок посмотрим на разные популярные программы и надстройки, которые могут существенно улучшить пользовательский опыт работы с PowerPoint.

think-cell

Первым на повестке дня рассмотрим всем известный think-cell. В многих компаниях (даже российских) он уже является де-факто стандартом.

Сами разработчики позиционируют продукт как инструмент для создания графиков. Основное меню надстройки практически полностью посвящено именно им:

Конечно, следует отметить, что практически любой график можно сделать в Excel/PowerPoint самому без внешних инструментов. Сложные графики могут потребовать определенные навыки и чувство стиля, а также могут предполагать много ручной работы, но если нужно сделать типовой график для последующего переиспользования - можно заморочиться. Настоящая сложность начинает возникать тогда, когда необходимо подготовить и редактировать много разных диаграмм для разных презентаций. Именно в этом случае целесообразно рассмотреть возможность использования сторонних инструментов.

Основные функции

Отмечу те, что пригождаются конкретно мне в повседневной работе:

• Большой набор сложных графиков, которые или сложно сделать стандартными средствами PowerPoint, или в некоторых случаях практически невозможно (опцию нарисовать все “картинками” в расчет не берем). Самые полезные:

Водопад (или каскадная диаграмма). В 2016 офисе добавили базовую возможность рисовки водопада, но в реальности им практически невозможно пользоваться: не поддерживаются многие элементы форматирования обычных графиков, регулярно слетает линковка на данные в Excel, нельзя менять и передвигать отдельные элементы внутри графика.

• Мекко. Хотя его также добавили в 2016 офисе, но проблемы с дефолтным графиком такие же как с водопадом.
• Большой набор улучшений для “традиционных” графиков:
• Возможность легко добавлять на график дополнительные элементы(стрелки разного формата с приростами в % и дельтами в %)
• Автоматическая расстановка подписей данных и суммарных значений
• Легкая конфигурация легенды и внешних подписей
• Простая линковка на данные Excel, которая позволяет с одной стороны просто сосредоточиться на форматировании графика, а с другой - при недоступности исходника Excel легко разорвать связи и править данные уже в самом think-cell (в Excel для прилинкованного графика, это превращается в нетривиальную задачу). Плюс также есть немного улучшенное окно для управления связями с Excel.

Надо отдать должное, в работе с графиками think-cell действительно хорош. Вот пример сложного графика, который вручную в Powerpoint сделать очень сложно:

• Небольшая, но полезная коллекция встроенных объектов:
• “Круги Харви” с легкой конфигурацией
• Синхронизируемые между собой блоки оглавлений для презентаций (хотя придется поработать с форматом, чтобы соответствовать корпоративному стилю)
• Текстовые блоки и фигуры, которые можно связать между собой для составления сложной отформатированной структуры
• Из инструментов общего назначения:
• Функция “Сохранить/Отправить выбранные слайды по почте”, в том числе с автоматической конвертацией в PDF и архивацией. При этом в название файла будет автоматически добавлена полезная мета-информация, вроде номера слайда и времени
• Быстрая замена десятичных разделителей с “,” на “.” и наоборот. Полезно при работе презентациями на русском и английских языках

Распознавание значений на графиках. Как FineReader распознает текст из сканированных документов, так think-cell может самостоятельно распознать данные на графиках, вставленных картинкой. По неизвестной причине эта функция доступна в меню think-cell только в Excel, а не в PowerPoint.

• Есть более удобная панелька для вставки популярных символов, но, к сожалению, нельзя настроить собственный список под себя
• Еще можно отметить на практике достаточно слабый vendor-lock. Каждый созданный think-cell график можно потом открыть и базово редактировать без think-cell. Также в случае острой необходимости на одном и том же компьютере можно вводить новые триальные ключи, для получения которых, однако, нужна корпоративная почта.

Недостатки или что могло бы быть лучше

Устаревшие цветовые темы по умолчанию. Чувствуется, что у продукта большая история, и поэтому в нем в качестве альтернативных тем (те, что берутся не из текущей темы PowerPoint) по умолчанию предлагаются такие цвета, которые могли быть популярны лет 10 назад.При этом на официальном сайте все уже перерисовано в модные цвета, и забавный факт - основная цветовая тема сайта - это зеленый цвет 2017 года от Pantone. Не удивлюсь, если в ближайшее время его изменят на новый фиолетовый.

Политика лицензирования. И дело не в цене ($200 за пользователя в год), если основная работа связана с презентациями, то цена вполне оправдана. Неудобно то, что нельзя купить произвольное количество лицензий. Минимальное количество лицензий - пять.

• Назойливость в последний месяц действия лицензии. Каждый раз при открытии файла до непосредственно открытия think-cell будет напоминать, что лицензия кончается, и требовать нажатия кнопки во сплывающем окне. И это поведение нельзя отключить без отключения всей надстройки.

Что в итоге

Попользовавшись think-cell какое-то время, очень сложно от него отказаться. Основной функционал построен вокруг графиков, и он действительно хорош. К сожалению, Microsoft, встроив новые графики в Powerpoint 2016, не смог обеспечить удобство использования и “сломал” их даже по сравнению с уже существующими. Общие функции приятны, но, с одной стороны, не являются абсолютно необходимыми, а, с другой, многие из них встречаются в альтернативных продуктах и даже могут быть реализованы обычными средствами VBA.

К слову, на think-cell свет клином не сошелся, есть достаточно много альтернатив, которые, со слов разработчиков, предлагают как “профессиональные” графики не хуже, так и общее ускорение работы. В дальнейших заметках посмотрим на некоторые из них.

Запрашиваемых денег think-cell в целом стоит. Мой совет, как минимум, попробовать триальную версию. Если же по какой-то причине лицензия кажется нецелесообразной, можно в интернете на торрентах поискать “доступную массовому пользователю” старую версию надстройки.

Понравилась статья? Подписывайтесь или заходите в мой блог pyatakov.com. Там еще много интересного!