Чековая книжка представляет собой сброшюрованные в виде книжки чековые формуляры (бумажные листы, 25 или 50 шт.), выдаваемые банком владельцу расчетного счета.
Компания обязуется перед банком хранить чековую книжку таким образом, который исключает возможность ее порчи или хищения. Поэтому чековые книжки обычно хранятся в сейфе кассира или финансового директора компании.
Чтобы получить чековую книжку в банке, компании нужно написать заявление и указать в нем паспортные данные сотрудника, который сможет получать средства в банке по чеку. Регистрация заявления и выдача чековой книжки компании обычно занимает до 3 рабочих дней. Иногда чековые книжки выдаются банком бесплатно, но некоторые банки взымают за выдачу чековых книжек комиссию.
После, если компании понадобятся наличные для оплаты хозяйственных нужд, выдачи средств под отчет или выдачи заработной платы, сотрудник, получивший доверенность от компании, отправляется в отделение банка, указывает в чековом формуляре сумму, цель и свои паспортные данные.
Очень важно соблюдать все требования заполнения листов чековой книжки, иначе банк может отказать в выдаче наличных. Например, информация должна быть внесена от руки только шариковой или чернильной ручкой (чёрным, синим, фиолетовым цветом) и на чеке должна быть проставлена именно та печать, образец оттиска которой зафиксирован в банковской карточке, и она должна быть четкой и не расплывающейся.
Естественно, любые исправления запрещены. Кроме того, перед текстом в чеке не должно быть отступов, а все свободные места после него прочёркиваются ровной двойной линией.
Все ошибки в оформлении чековых формуляров (подписях, печатях и проч.) проверяются перед выдачей средств сотрудниками банка, ведущими операции по расчётному счёту клиента. Если обнаруживаются ошибки, то выдача наличных не производится и ставится запись «испорчено».
Получив в банке денежные средства, сотрудник оставляет чек в банке, а корешок отвозит и отдает сотрудникам бухгалтерии компании для учета.
Очень важно, чтобы заявленная (и указанная на обороте чека) и фактическая цель расходования средств совпадали в отчетности, иначе в случае налоговой проверки компании может быть начислен штраф за несоблюдение кассовой дисциплины.
Подробнее о том, зачем компаниям чековые книжки, читайте на сайте Вашказначей.РФ!