Независимо от дел, которыми нужно заниматься, день обладает отличительным свойством - он насчитывает 24 часа. Но как его сделать максимально продуктивным?
1.Воскресным вечером составлять списки дел на будущую неделю
Психологи советуют также в свободный уик-энд продумывать задачи на месяц вперед, и даже ставить перед собой глобальные задачи на год. Они помогут двигаться в заданном направлении. Такие цели не нуждаются в немедленном исполнении, но они очень важны. Если этого не делать, то основные задачи могут заменяться необходимыми в данное время. Нужно приучать себя строить планы на неделю, и распределить время в ней, а также строго придерживаться дисциплины. Иначе может пойти все самотеком, с нерациональной тратой времени.
2. Заранее рассчитывать
Каждый обычно включает в график дел расписания встреч, рабочих совещаний. Но нужно пойти еще дальше - выделять и расписывать время для выполнения определенных целей. Например, занести в перечень дел «подумать над новым предложением», или «подготовить презентацию».
Если день распланирован, но появляются в процессе работы какие-то новые вопросы, то их нужно также обдумать и включить в рабочий график. Например, разобрать материалы по документам. Если не заниматься планировкой, то такие дела могут лечь в долгий ящик и отставать по срокам. Также придется делать их затем наспех или с перерывами на текущие проблемы, потеряв при этом необходимую сосредоточенность.
3. Следить за выполнением
Мало составить список дел, нужно также распределить время, которое необходимо на каждое дело. Потому что дел может оказаться в планах много, а времени на выполнение их всех не хватить, и в результате они просто окажутся пожеланиями. Если отведено на выполнение работы 6 часов, а затрачено 8, то какие-то вопросы будут не решены. Нужно реалистически распределять свои временные ресурсы, использовать, например, органайзер.
4. При работе пробовать проводить приемы по полчаса
Многие затрачивают целый час на решение какой-то проблемы, которую можно решить максимум за полчаса, а то и за 15 минут. Но если возникли трудности, то время выполнения увеличивается.
5. Не делать сразу несколько дел.
Это приводит к рассеиванию внимания и потере концентрации, хотя иногда трудно удержаться и хочется делать сразу несколько дел. Но производительность при этом снижается. Лучше делать дела поочередно, но безупречно и быстро.
6. Эффективно использовать «пограничное» время
Часто много теряется времени при поездке на работу и обратно, потому деловые люди также пытаются его использовать с пользой. Например, специально планировать звонки знакомым или по работе. Также можно загружать книги или статьи на телефон или планшет, и читать их в дороге, тем более что дома не всегда найдутся минуты для этого. Если просмотреть день, то обнаружатся моменты простоя, и нужно запланировать, что можно полезное сделать в таких случаях
7. Контролировать действия
Как только начинать анализировать свое время, то можно обнаружить, сколько его тратится на разные непродуктивные дела. Эффективности можно достичь, если начинать учитывать время, которое уходит на решение конкретных поставленных задач.
8. Задуматься о рабочем перерыве
Обед может занимать и полчаса, и 10 минут, и если не перехватывать еду на ходу, а посещать буфет, то можно извлекать возможности из этого перерыва. В этом случае можно выполнять одновременно несколько дел – заводить полезные знакомства и общаться в компании.
Пару раз в неделю побыть около незнакомых людей, например, сходить в кафе, на прогулку. Или подумать о времени, которое можно потратить с пользой. Если проводить за обеденным столом на работе около часа, то в рабочую неделю это пять часов. Как использовать их?
9. Семья
Также многие, придя домой с работы, продолжают думать над разными рабочими моментами. Но семья также важна. Многие вечером отключают телефоны, не читают сообщения, а посвящают себя детям, жене или мужу, домашним питомцам. Не вспоминают о работе, ужинают, помогают детям делать домашние задания. И только после того, как дети вечером соберутся спать, приступают опять к своим делам. Но при этом очень важно строго контролировать свое поведение, чтобы не отвлечься постепенно на работу. И нужно установить четкие границы, за которые стараться не заходить.
10. Начинать утро правильно
Утренняя гимнастика помогает проснуться и бодро начать день. Специалисты установили, что физическая нагрузка перед работой повышает производительность работы до полудня. Кроме того улучшается настроение. Многие делают пробежки по парку, после чего завтракают в кругу семьи, отдыхают, читают прессу. Утро должно быть продуктивным.