Оценка деятельности подразделения помогает выяснить, насколько эффективно выполняется та или иная работа, а также позволяет проверить на соответствие текущие рабочие показатели установленным требованиям.
Понятие эффективности нераздельно связано с понятием результативности. Результативность - способность выполнять работу и достигать необходимый результат. Выполнять работу можно долго, тяжело, но так и не дойти до конечной, требуемой точки, так и не получить результат всей этой работы. Процесс ради процесса никому не нужен.
А вот эффективность говорит о пути достижения результата.
Эффективность (лат. effectus —исполнение, действие) – способность выполнять работу и достигать необходимого или желаемого результата с наименьшей затратой времени и усилий.
Эффективность деятельности службы снабжения оценивается по нескольким параметрам:
1. Качество закупаемого товара.
Товар должен быть наилучшего качества. Несмотря на то, что качество - понятие субъективное, каждое предприятие имеет свои критерии определения соответствия характеристик товара своим потребностям.
2. Условия покупки.
Закупка должна производиться на максимально выгодных для компании условиях, таких как условия доставки и отсрочки. Не забываем про понятие SL - Service Level, который определяет качество работы поставщика.
3. Цена товара.
Цена товара должна быть наименьшей, при сохранении качественных показателей, при этом. Тут уже требуется мастерство переговорщика, и, конечно, в переговорах сильно поможет, если позиция вашей компании, как покупателя, достаточно сильна.
4. Оборачиваемость товара.
В целях уменьшения оборачиваемости товара, и, как следствие, высвобождения оборотных средств внутри компании, отдел закупок стремится к оптимальному товарному запасу.
Оборотные средства - это денежные ресурсы, используемые предприятием для осуществления своей постоянной деятельности.
Именно оптимальному - иметь минимальный может быть опасно. Запас по сути, должен равняться логистическому плечу + дополнительный страховой размер. Короче, про товарный запас еще поговорим позже.
Для оптимизации товарных запасов снабжение применяет принцип разделения ответственности между подразделениями (заявителями потребности) и самой службой снабжения.
Ответственность реализуется за счет установления и контроля kpi показателей ответственным подразделениям. Для службы закупок это может быть норма оборачиваемости.
5. Выполнение финансового плана.
Очень важно, что у службы закупок был плановый бюджет на закупку, в рамках которого необходимо действовать. Желательно иметь процент от общего товарооборота компании - так, в случае повышения спроса, закупщики не будут вынуждены бесконечно снижать цены, чтобы оставаться в рамках фиксированного бюджета, что в итоге может привести к снижению качества.