Как правило подавляющее большинство кадровых работников в своей работе используют лишь основной пакет приказов, которые оформляются при приеме работника, увольнении, больничном, отпусках и т.д. Но не все знают, что в организации должны быть обязательно оформлены три основных приказа. А за их отсутствие можно получить штраф до 50 тыс. рублей.
Напоминание Роструда
Специалисты Роструда при проверке проверяют в том числе и порядок ведения кадровых документов. Основанием для привлечения к административной ответственности организации может являться отсутствие у нее обязательных документов.
Многие забывают составить 3 основных приказа о назначении ответственных лиц за:
- За ведение воинского учета в организации.
- За охрану персональных данных сотрудников.
- За ведение трудовых книжек.
Важно! Данные приказы должны быть в обязательном порядке в компании и содержать актуальные сведения. Их необходимо актуализировать, например, при смене ответственного лица. А ответственные лица должны быть ознакомлены с ними под роспись.
Подробнее о приказах
№1. Приказ об ответственном лице за сохранность персональных данных
При приеме на работу нового сотрудника у него для оформления личной карточки и трудоустройства собираются личные данные. При этом до их сбора у него необходимо взять согласие на обработку персональных данных. Согласно Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ ст. 22.1 в организации должен быть назначен определенный сотрудник, отвечающий за сбор и сохранность сведений о сотрудниках.
Следует учитывать, что доступ к полученным сведениям предоставляется только специально уполномоченным на это лицам, согласно ТК РФ, ст. 88.
К уполномоченным лицам могут относиться:
- Руководитель подразделения.
- Бухгалтер.
- Сотрудник отдела кадров.
- Сотрудник отдела безопасности и т.д.
Скачать приказ об ответственном лице за сохранность персональных данных.
Отсутствие данного указанного приказа может повлечь штрафы, согласно ФЗ «О персональных данных»:
- 300 - 500 рублей на гражданина.
- 500 -1000 рублей на должностное лицо.
- 5-10 тыс. рублей на юридическое лицо.
№2. Приказ об ответственном за ведение трудовых книжек
Обязательное наличие данного приказа устанавливает пункт 45 Правил постановления правительства № 255 от 16.04.2003 о Порядке ведения и хранения трудовых книжек сотрудников. Ответственность за их ведение и хранения может быть возложена только на одного сотрудника и при его увольнении данная обязанность должна быть возложена на другое лицо.
Скачать приказ об ответственном за ведение трудовых книжек.
Внимание! Согласно ст. 5.27 КоАП организация может получить штраф за отсутствие приказа, ровно, как и ответственного, размер которого достигает 50 тыс. рублей.
№3. Приказ об организации воинского учета
Еще одним обязательным документом, который должен быть в каждой организации – это приказ об организации воинского учета в компании. На основании данного распоряжения назначается ответственное лицо за воинский учет в компании. Количество ответственных лиц не ограничено. При этом воинский учет может вести по совместительству один сотрудник, если в компании не более 50 человек.
Скачать приказ об организации воинского учета.
Внимание! За отсутствие данного распоряжения согласно ст. 21.1 КоАП может повлечь наложение штрафа в размере 1000 рублей.