Зачем применять корпоративные практики к личной эффективности? Ответ очевиден: если хотите быть эффективным лично для себя, стоит использовать всё, что может этому поспособствовать. Чем же хорош корпоративный подход к эффективности? Хорошие практики порождают долгосрочные системные решения не зависящие от того как вы вчера отметили день рождения друга, как вы устали и вообще, насколько вам сегодня хочется быть эффективным. В этой статье разберем, как применить такую замечательную практику как кайдзен в личных делах на трех примерах: управление своим временем, тренировка скилов и управление настроением.
Кто реально понимает в постоянном совершенствовании навыков? Это ребята из компании Тайота, ведь именно в их недрах зародилась практика непрерывного совершенствования Кайдзен, которая позволяет им уже долгие годы держаться в топах по продажам и прибыли. Спасибо этим ребятам, что они активно делятся опытом и популяризируют свой подход к процессам и даже написали книжку об этом. Кстати, в России тоже есть адепты Кайдзена, например вот эти, эти и эти крутые ребята.
На самом деле Всё достаточно просто, чтобы сделать что-то лучше, нужно:
- понять в чём измеряется "лучше"
- измерить и понять насколько “хорошо” сейчас
- сформулировать гипотетитеские точки роста: понять, что не даёт этому “хорошо” стать лучше, как от этого избавиться и какой прирост это даст.
- проверить гипотезу, и при успехе внедрить постоянное правило, влияющее на результат
- повторять с пункта два, пока метрика не достигнет желаемых результатов.
Формула проще не куда, давайте разберем на практических примерах как её применить?Начнем с управления временем. Я уже писал на эту тему достаточно длинный гайд, а теперь расскажу, как он родился.
Если вернуться к схеме, то начать стоит с того, как бы нам измерить эффективность управления временем. Я предложил следующий показатель: количество выполненных обязательств/количество взятых на себя обязательств. Как его измерить?
Для начала можно посчитать, сколько раз в день вы воспроизводите фейспалм со словами "блин, забыл" и бежите что-то делать. Но лучше сразу взять за правило записывать все взятые обязательства и факты выполнения. За пару недель у вас накопится список дел, среди которых можно в процентном соотношении посчитать количество успешных и просроченных.
По каждой просроченной задаче можно выявить причину отставания:
- Ошибки планирования
- Срыв сроков другими участниками
- Неучтенные важные дела
- Незапланированные правки
Теперь можно выбрать причину, из-за которой сорвано больше всего задач и подумать, как нивелировать риск возникновения такой ситуации в будущем. Много практик, нивелирующих ошибки планирования, например, описаны в этом гайде, но, уверен, вы придумаете и свои.
Пройдите круг 2-3 раза и готово! С этого момента вы запустили личное колесо Кайдзена: у вас есть инструмент для измерения и оценки эффективности и привычка анализировать результаты и точки роста. Можете добавить к этому чтение литературы/блогов на тему тайм-менеджмента.
Другой способ применения - прокачка скиллов. Слушал я как-то лекцию по психологии и услышал прикольную штуку. Мол, у взрослых людей есть три мотиватора для деятельности: личное благополучие, мастерство, участие в чём-то большом и меняющем мир. Прокачка скиллов - это как раз про мастерство, про желание и умение делать сегодня, лучше чем вчера.
Бытует заблужение: "Мастерство = талант + долгий и упорный труд". На самом деле в этой формуле допущено целых три ошибки. Начнем со слова долгий: мастерство доступно лишь тем кто годами занимается определенным видом деятельности. Это заблуждение досталось нам с тех времён, когда не было интернетов, ютубов и батл репа. Человек выбирал одну работу на всю жизнь, а иногда на несколько поколений. Действительно, слесарь, сапожник или золотодобытчик со временем становятся круче, потому что:
- развивается мышечная память, что позволяет клеить подошву или точить детали быстрее, интуитивнее и качественнее
- со временем осваиваются разные инструменты, собирается опыт работы и решения для всё более и более разноплановых задач (насколько это возможно в рамках профессии)
- совершаются ошибки, которые при хорошем раскладе запоминаются и не повторяются или, например, изобретаются какие-нибудь пути обхода ошибок, совершенствуются навыки, методологии и инструменты.
Сейчас всё не совсем так. Большинство людей работающих в офисах занимаются интеллектуальным трудом и мышечная память в таких профессиях всё реже и реже играет роль. Инструменты интеллектуального труда стремятся к упрощению и доступности, подстраиваются под рынок тех специалистов, под которые разрабатываются. А опыт, получаемый на собственных ошибках, теряет ценность, потому что тысячи людей вместе с вами совершают эти же ошибки, получают тот же опыт, а некоторые негодяи, еще и делятся им в сети.
Теперь несколько слов по поводу таланта: мастерства можно добиться только имея талант, если что-то не получается - таланта нет и нужно немедленно прекратить этим заниматься. Можно в это поверить, а можно вспомнить, что вековые попытки обнаружить особую зону в мозге, гены в цепочке ДНК или какие-то другие физиологические особенности, которые бы отличали “талантливых” от “не талантливых”, так и не увенчались успехом. Если готовы в 2018 году сбросить со счетов талант, продолжим.
Последняя ошибка, скорее даже неточность в слове упорный, которое легко может ввести в заблуждение: если упорно повторять раз за разом одно и то же станешь мастером. На самом деле, выполняя одну и ту же работу одинаково раз за разом можно рассчитывать только на развитие новых моторных рефлексов, которые дадут небольшой прирост к скорости, но не более того.
Избавившись от всех заблуждений, вспомним про Кайдзен и попробуем сделать первый шаг: найти метрики эффективности. Будь то профессиональные, коммуникационные или какие-то другие скиллы - метрики успешности есть везде. Приведу пример из личной практики: изучение английского.
Знание языка состоит из двух частей: умение выразить свои мысли на этом языке, умение понять другого на этом языке. Соответственно в качестве метрик можно использовать:
- долю безошибочности письменного перевода с русского на английский
- долю безошибочности письменного перевода с английский на русского
- долю безошибочности восприятия английской речи на слух
- можно позамерять устную английскую речь, но это будет сложнее
Измерить их можно, например, количеством ошибок на 100 слов текста или на 5 минут устной речи.
Начав замерять, вы увидите, какие ошибки преобладают (недостаток словарного запаса, хромает грамматика, хромает правописание, не понимаете акцент спикера, etc.) Ну и раз уж начал делиться личным опытом, подскажу несколько механик (если не учите английский - пропустите следующий абзац)
Если беда со словарным запасом - воспользуйтесь методом интервальных повторений:
- Берем блокнотик, с одной стороны выписываем в него неизвестные слова. (Если совсем беда - будет хватать тех слов, которые не нашлись при переводе, если чуть прихрамываете - вот список из 3000 самых часто употребляемых английских слов)
- С другой стороны пишем русскую версию
- Лайфхак 1: глаголы лучше писать в инфинитиве (с to) и с предлогами, c которыми они чаще всего употребляются
- Лайфхак 2: перед тем, как внести слово, лучше посмотреть примеры использования. Слова со сложным смыслом (которые интерпретируются неоднозначно), лучше выписывать в контексте, то есть целой фразой.
- Теперь мы можем 2 раза в день повторять слова занесенные в блокнот. Важная штука правильный выбор интервалов. Повторять одни и те же слова ежедневно неэффективно. Для себя я выработал такую схему повторения слов: 1 - 1 - 3 - 3 - 4 - 5 - 10 - 10 (через столько дней я повторяю слова)
- Идеальную расстановку интервалов для себя можно найти по следующему признаку: не больше 1 из 10 слов выпадают из памяти при следующем повторении, при повторении через месяц выпадает не больше 15% слов.
- Лайфхак 3: этим методом можно повторять и грамматические правила, если с одной стороны листка писать случай применения правила, а с другой схему его работы.
Если беда с восприятием устной речи, дайте мозгу как можно больше вариантов произношения. Смотрите и переводите видео с сербским, итало-американским, арабским и другими акцентами.
Таким образом, также, как и в первом случае, вы получаете инструмент для измерения успехов, обнаружения проблем и поиска решений.
Последний пример применения кайдзена, который хочется привести - работа с настроением. Тоже штука универсальная и пригодная почти в любой сфере деятельности, потому что плохое настроение это:
- низкая мотивация и, как следствие, низкое качество работы
- проблемы с коммуникацией
- плюсом часто идут попытки забить плохое настроение вредными привычками (бухлишком, шоколадками и сигаретами).
Так что штука достойная того, чтобы поизучать и поставить на контроль.
Как и в предыдущих случаях, для начала нужно выбрать метрики. Сколько я не пытался оценивать настроение по бальным системам, нормально это не работало. Поэтому я предложу метрики, вытекающие из плохого настроения: сколько раз срывались (вели себя агрессивно) с другими людьми, сколько сигарет выкурили, сколько шоколадок съели.
Кроме того, советую, записывать краткий итог дня, а точнее события, которые за день произвели на вас самое сильное впечатление. Где-то раз в две недели можно садиться и разбирать этот мини-дневничок и смотреть, какие события сильнее всего коррелируют с перепадами настроения. Там можно будет найти вредных и манипулятивных клиентов, коллег или знакомых, скучные задачи, резкие несоответствия ожиданий и реальности. От первых двух стоит как можно быстрее избавляться, а третье решается грамотным планированием, осознанием рисков и управлением ими :)
На этот фреймворк можно надеть еще много чего, тут я изложил то, что пробовал сам и что будет полезно независимо от рода деятельности. Надеюсь было интересно и Вы попробуете применить Кайдзен в своей жизни.
Ставьте лайк и подписывайтесь, я сделаю ещё интересных статей :)