Наверняка у тебя есть опыт участия в мало продуктивных совещаниях, отнимающих время и деньги, по причине слабого планирования, лишней болтовни и отсутствия подготовки. По мнению основателя Amazon.com, одного из богатейших людей на планете Джеффа Безоса, культура проведения полезных совещаний является одной из важнейших составляющих внутренней политики компании и основывается на трех простых составляющих:
Правило двух пицц
Рабочая группа должна состоять из того количества участников, которое можно накормить максимум двумя пиццами. Чем многочисленней команда, тем больше число мнений и труднее прийти к общему знаменателю. Кроме того, многие любят слушать только себя, несколько таких сотрудников – и совещание близко к провалу. Данное правило помогает руководителю достичь баланса между различными подходами и идеями, быть мобильным и постоянно контролировать ход встречи.
Никаких презентаций PowerPoint
Вместо этого подготовь небольшой структурированный доклад с изложением основных тезисов. Качественный доклад пишется за неделю до предполагаемой встречи, отдельные пункты обсуждаются с коллегами. Для лучшей формулировки мыслей документ можно отложить на некоторое время, а потом снова приняться за него со свежими силами. Каждому отдельному участнику рабочей группы такой доклад дает шанс ознакомиться с полной версией обсуждаемой концепции. Решающее значение имеет ясность изложения, а не его длина.
Начни с тишины
Собери участников рабочей группы за столом и позволь им в тишине в течение получаса изучить документ, затем начинай обсуждение. Для чего это нужно? Сотрудники зачастую ведут себя как школьники, бегут на совещание, не успев как следует подготовиться к нему. Основная причина – постоянная занятость. Использование данного метода позволит удерживать внимание каждого из присутствующих и поможет руководителю эффективнее провести встречу.
Результативность трех простых правил уже давно подтверждена на практике. Руководитель совещания всегда должен быть уверен, что все участники владеют информацией. Самое главное, что нужно дать сотрудникам – это время! Время вникнуть, время проанализировать, время обдумать последующие шаги. Следуя этим простым правилам, ты сможешь трансформировать рабочие встречи от бесполезного времяпрепровождения к источнику идей на миллион.
| Ставь палец вверх, Подписывайся на канал, Делись статьей с друзьями в социальных сетях | MISC - Твое разностороннее развитие |