В статье «Кнут и пряник, или Вовлечение работников в эксперимент» я рассказала о том, как правильно подготовить коллектив к проведению самофотографии рабочего времени. Сегодня рассмотрим, как использовать результаты наблюдения для описания должностных обязанностей.
Используя кодировку, вы систематизируете все выполняемые специалистом действия по видам работ. Итог – перечень обязанностей, реально исполняемых данной должностью. Этап, который в терминах реинжениринга бизнес-процессов называется «AS IS», или, говоря по-русски: «как есть».
Каковы возможные варианты получившихся результатов?
Реальная деятельность не соответствует должностным обязанностям
Например, в результате проведённого наблюдения было выявлено, что заместитель директора по общим вопросам, в должностные обязанности которого, в соответствии с его должностной инструкцией, входили такие серьёзные обязанности, как:
- разработка и утверждение по согласованию с директором программ и планов развития организации в области хозяйственного обслуживания, экономического развития, комплексной безопасности, антитеррористической и противокриминальной защищённости объектов и осуществление контроля их реализации;
- обеспечение контроля за своевременным и полным выполнением договорных обязательств, порядка оформления финансово-хозяйственных операций, рациональным расходованием материалов и финансовых средств организации и др.,
по сути, выполнял работу курьера, развозя на своем личном автомобиле документы по различным организациям.
И наоборот: начальник административно-хозяйственного отдела, находившийся в подчинении у данного заместителя, как раз и составлял те самые программы и планы развития, разрабатывал документы по различным видам безопасности и защищённости объектов, обеспечивал контроль за выполнением договорных обязательств и т.д.
Ну что же – результат получен, представлен руководителю организации для принятия управленческого решения. В данном случае возможны такие варианты:
- поменять местами специалистов, занимающих данные должности;
- подумать, нужна ли должность заместителя по таким направлениям, возможно, её нужно сократить и ввести штатную единицу курьера;
- оставить всё, как есть 😊.
Реальная деятельность в целом соответствует должностным обязанностям, но…
…но следует скорректировать описание обязанностей. Они должны быть сформулированы таким образом, чтобы было понятно, что конкретно делает работник для выполнения той или иной задачи или функции, что преобразуется в результате его деятельности и каким образом.
То есть в описании должны содержаться следующие элементы:
- глагол действия (что делает);
- объект деятельности;
- вид деятельности.
Например, одна из должностных обязанностей начальника отдела кадров выглядела следующим образом: «Обеспечивает контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений директора по вопросам внутреннего документооборота, связанного с работой с персоналом».
Фраза весьма витиеватая, сложная для понимания и не дающая конкретных ответов на вопросы:
- начальник отдела сам контролирует исполнение приказов директора или поручает это кому-то? Если сам, то зачем используется такая сложная конструкция «обеспечивает контроль» вместо «контролирует»?
- если контролирует кто-то из подчинённых, то надо понимать, что обеспечение контроля подразумевает, что начальник отдела «контролирует контроль», то есть удостоверяется, что контроль проводится (уфф, вот это да! Вот это завороты!) Каким образом он это делает – устно опрашивает, получает некие отчёты от подчинённого, анализирует предоставляемые документы?
- возможно ли конкретизировать объекты проверки: что конкретно проверяется - какие-то процессы, документы?
В результате наблюдения выяснилось, что в организации существует график внутреннего контроля, в соответствии с которым начальник отдела кадров в составе рабочей группы выходит в структурные подразделения и проверяет наличие актуальных документов в номенклатурных папках: выписки из штатного расписания, должностных инструкций на все должности и положения о подразделении.
Затем составляет акт проверки, подаёт директору для ознакомления и принятия управленческих решений, проводит повторные проверки в случае необходимости, хранит документацию по внутреннему контролю в номенклатурном деле своего отдела и подаёт обобщённые сведения в оценочную комиссию для установления надбавок руководителям подразделений за выполнение одного из показателей.
Таким образом, первоначальная неуклюжая формулировка была преобразована в несколько более конкретных и понятных:
- «В составе рабочей группы в соответствии с графиком внутреннего контроля проверяет наличие в структурных подразделениях организации выписки из штатного расписания, должностных инструкций, положения о структурном подразделении»;
- «Оформляет акты по результатам проверки, предоставляет их на рассмотрение директору не позднее 3 (трёх) рабочих дней» ;
- «В случае неудовлетворительного результата проверки запрашивает письменное объяснение с руководителя подразделения»;
- «Готовит проекты приказов по результатам проверок»;
- «Не позднее 31 августа текущего года подаёт в оценочную комиссию сведения по установленной форме о результатах внутреннего контроля».
О частном случае этого варианта читайте во второй части.
Читайте также: