Привет! Я Лана, редактор «Росевроблога». Почувствовала волну общего стремления перестать терять время. Один из вариантов — научиться им управлять. Вот годные способы, которые я уже обкатала на практике.
Добивайтесь результата через SMART-цели
Профессиональный принцип постановки задач в тайм-менеджменте и целеполагании называется SMART. Он подразумевает, что цель должна быть:
- конкретной (Specific);
- измеримой (Measurable);
- достижимой за конкретный период (Attainable);
- актуальной или истинной — необходимо понять, действительно ли эта задача поможет в достижении цели (Relevant);
- ограниченной во времени (Time-bound).
Предположим, вы запускаете мобильное приложение сети своих цветочных магазинов. Желаемый результат очевиден — привлечение новых клиентов и рост продаж. Но это размытая формулировка. Она не измерима и не ограничена по времени. Конкретизируем — увеличить продажи на 40% до 31 июля 2018 года. Чтобы убедиться, что запуск приложения приведет к этой цели, нужно проанализировать динамику на цифровом и цветочном рынке. А чтобы 1 августа было, с чем сравнивать, важно зафиксировать показатели продаж в июле.
Если вы хотите управлять временем, чтобы его хватало для себя, поможет тот же принцип, что и в «Трансерфигне реальности» — конкретизируйте свои желания. В тайм-менеджменте их называет результатом. Вам нужно не абстрактное «время для себя», а время для любимого хобби, собственного дела, занятий спортом или общения не по делам. Чтобы оно появилось в вашем графике, уточните в своей голове конкретику:
- Свой бизнес: У вас еще не готов бизнес-план со внятным УТП? Тогда почему в свободное время жалеете себя, а не пишите в день хотя бы по паре абзацев?
- Социум: Погуглите в вашем городе, а лучше прочитайте в нашем блоге, культурную программу на неделю. Запланируйте хотя бы раз в две недели проводить выходные с друзьями. Или, наоборот, поставьте хотя бы на пару часов свои несрочные, но важные дела на паузу и позвольте себе новые форматы развлечений в новых местах с незнакомыми людьми.
- Спорт: Найдите спортзал рядом с домом или работой, определитесь с количеством тренировок в неделю.
- Хобби: Каким из своих хобби вы хотите заниматься? Каких инструментов вам для этого не хватает? Где и с кем им можно заняться в новой компании? Сохраните возможные даты.
Придумали — запишите
Пока ваши цели не записаны, их не существует. Чтобы справиться со всеми задачами по запуску приложения, нужно занести их в сводный файл и определить для каждой критерии оценки, сроки и ответственных за выполнение.
Из классических инструментов поможет ленточная диаграмма Гантта. Мне удобнее пользоваться современными программами, мобильными приложениями и расширениями для браузеров. Управлять собственным временем я начинала с Sunrise, но это приложение немногим функциональнее, чем «Календарь» в IPhone. Списки дел забиваются в бесконечные колонки с прокруткой или столбиками по неделям. Сейчас пользуюсь Wunderlist. Приложение организовывает дела в общие и привычные списки, упорядочивает задачи, присылает напоминания и поручения, фиксирует с deadline. А еще мы чатимся через него и в комментариях обсуждаем каждую ступень подготовки к ивенту.
План личных задач я составляю на месяц вперед. И каждый день пополняю его. При этом не забываю заложить час в день на непредвиденные обстоятельства.
Пользуйтесь матрицей Эйзенхауэра
34-й президент США Дуйат Эйзенхауэр был практичным и весьма успешным стратегом. Он разделил все дела на 4 категории:
- срочные и важные — «Сектор пожара». Эти первостепенные задачи нужно выполнять непременно сегодня, самому и немедленно. Если отложить их хотя бы на 5 часов, будут проблемы.
- важные, но не срочные. Здесь вы спокойно планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно — занимаетесь по-настоящему важными делами.
- срочные, но не очень важные. Они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.
- неважные и несрочные. Если не успели, не переживайте. Только их можно не выполнить из списка задач на день. Менее важные дела можно выполнять, когда вы немного устанете — например, в конце дня.
Делегируйте все, что делегируется
Применяйте закон Парето: 20% усилий приносит 80% результатов, а остальные 80% усилий —20% результатов. То есть ваша задача — выявить эти 20% самых эффективных действий и сконцентрироваться именно на них. Любые задачи, которые, с точки зрения финансов и затрат времени, целесообразнее предоставить другим, нужно предоставлять другим. То есть делегировать.
Если вы руководите хотя бы проектной группой, пересмотрите свой список дел на завтра. Возможно, есть смысл перепоручить часть задач SMM-менеджеру, PR-специалисту, дизайнеру, бухгалтеру или секретарю. Если руки руководителя постоянно «в поле», он не может держать их на пульсе. И это проблема не только для него лично, но и для всей его команды. А, возможно, и всей компании. Поэтому примерьте на свой рабочий процесс эту шпаргалку:
Измените под себя технику «Помидор»
Ее придумал Франческо Черилло. Франческо предложил делить рабочее время на получасовые отрезки. Название взял от формы таймера, который стоял у него на столе. Техника очень простая:
- Разбейте задачи на день на отрезки по 25 минут
- Начиная каждый новый помидор, ставьте таймер
- Работайте, пока не зазвонит таймер, и не отвлекайтесь
- После каждого помидора делайте перерыв 3-5 минут
- После каждого четвертого помидора, отдыхайте 15-30 минут
Франческо Черилло советовал отмечать помидоры крестиком на листе и измерять свою продуктивность помидорами в день. На 8-часовой должно уходить 14 помидоров. Мне лень вручную рисовать графики или заводить файл в Excel, поэтому я доверила подсчет таймеру со статистикой Pomodoro Time. Он работает на iOS и Windows. Для девайсов на Android есть аналоги ClearFocus и Clockwork Tomato.
Лично меня эта техника не впечатлила. Звонок или вибрация на перерыв и с него скорее раздражает, чем дисциплинирует. Выполнять основное условие — не отвлекаться — я не могу по профилю своей работы. Мои задачи кратны скорее 40-80 минутам, а не 25. С тем же успехом я могу ставить встроенный таймер в смартфоне или ноутбуке на реальное для каждой задачи время. Психологически не понравилась роботизированность процесса. Но если вам нужно, например, за ночь подготовиться к выступлению на бизнес-конференции и настроить SMM-рассылку в нескольких социальных сетях, от этой техники будет толк.
Избавьтесь от хронофагов
Это поглотители времени. Чтобы избавиться от них, важно научиться говорить решительное «нет». Не только людям, но и делам, которые лишают вас энергетических и временны́х ресурсов: структурированной прокрастинации, чтению лент в социальных сетях, звонкам дольше 10 минут.
Когда я бросила дурную привычку ставить будильник на IPhone и переписываться на сон грядущий в мессенджерах, а еще научилась ставить его на ночь на зарядку подальше от кровати, резко начала бодро чувствовать себя по утрам. Теперь все сообщения я читаю только после зарядки, душа и завтрака. Так я сэкономила себе как раз эти два часа на уединение.
Если вы понимаете только язык денег, вам подойдет Timewaste Timer. Это расширение браузера Chrome штрафует пользователя на 1 доллар, если он проводит в социальных сетях больше часа в день. А универсальный для всех платформ тайм-трекер ResqueTime никого не штрафует, но анализирует, сколько времени вы провели на сайтах и в мобильных приложениях.
Помните, что хронофаги подстерегают и в оффлайне. Это болтливые коллеги, соседи, школьные приятели, курение и незаметные бытовые ритуалы. После того, как в нью-йоркском офисе Google заменили открытые контейнеры с конфетами M&M на емкости с крышками, сотрудники стали есть на 3 млн драже в месяц меньше. Экономия здесь не в деньгах на сладости, а в часах.
Войдите в ритм
Тайм-менеджмент уверяет, что пик человеческой продуктивности длится 2-2,5 часа после пробуждения. Поэтому утро нужно начинать с позитивного настроя и самой сложной задачи. Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси называет такие задачи «лягушками». Если долго переносить их на абстрактное «после обеда», «до вечера» или «на завтра», возникнет постоянное эмоциональное напряжение, которое снизит продуктивность. Зато если вы осилите эту «лягушку» на завтрак, остальные дела тоже получится выполнить быстро и легко — как по накатанной.
Днем можно отклонять несрочные и неважные задачи, не отходя от плана и не забывая о приоритетах. Обязательно делайте перерывы. В идеале — выделите полчаса на корректировку планов.
Перед тем, как завершить дела на день, не ленитесь найти 5 минут на анализ сделанного и несделанного с выводом в виде корректированных планов на завтра.
Руководитель Института стратегии использования времени в германском городе Гейдельберг Лотар Зайверт предлагает анализировать результаты дня методом «пяти пальцев».
- Мизинец — мысли, знания. Спросите себя: «Что нового я узнал? Насколько я сегодня умнее и компентнее, чем вчера? Какие новые идеи меня сегодня озарили?»
- Безымянный палец — близость к цели. Проанализируйте, что вы сегодня сделали. Как эти действия приближают вас к конечной цели?
- Средний палец — состояние духа. Вспомните, что было связано с положительными эмоциями и высокой мотивацией.
- Указательный палец — помощь. Чем вы сегодня помогли другим? Познакомились ли с новыми людьми? Улучшились ли взаимоотношения с коллегами? С кем и почему возник конфликт?
- Большой палец — бодрость, физическое состояние. Не забывайте о здоровье. Как вы сегодня планируете восстановить силы? Готовы ли ваши планы на выходные и ближайший отпуск?
Узнайте еще о трех способах управлять временем в нашем блоге. За подписку на него дарим две книги на ЛитРес.