Собственно, а почему надо прочитать очередную статью про тайм-менеджмент, если предыдущие 100 не помогли разобраться с ежедневным хаосом? У меня есть две гипотезы:
Не каждый, кто берётся за наведение порядка в своём расписании, понимает зачем ему это надо. Тайм-менеджмент - это инструмент, помогающий человеку развивать простой, но очень ценный скилл “сказал-сделал”. В цифрах этот скилл выражается как “количество исполненных обязательств”/”количество взятых на себя обязательств”.
Такой инструмент пригодится тому, кто:
- в этом скилле нуждается и ощущает нехватку инструментария, чтобы его развивать. Не нужно покупать себе студийное оборудование для записи, не записав пару треков на Genius за 300 рублей.
- имеет достаточное ”количество взятых на себя обязательств”. Не нужно покупать шуруповёрт, чтобы закрутить один шуруп - можно воспользоваться и отвёрткой.
Если это не про Вас, то закрывайте статью, от неё не будет большого толка, только очередное разочарование в предмете.
Разом навести порядок можно только у себя в комнате. Порядок в расписании - это усердная работа, сопряженная с выработкой новых привычек. Внедрение больших сложных методологии тайм-менеджмента типа GTD (со всеми их правилами) чаще всего заканчивается через пару недель. Внедрить в свою повседневную жизнь 20/10/5 новых привычек разом всё равно, что одновременно начать заниматься спортом, бросить пить и курить с понедельника - в пятницу обнаружим себя на диване с баночкой пива, залипающими в монитор.
Я хочу предложить метод поэтапного погружения: внедрения привычек постепенно, по одной и с оценкой эффективности процесса. Если все с этим ок, я начну.
А начну я с того, что у нас есть несколько горизонтов планирования. Я говорю о том, что если попытаться упорядочить "Нужно перезвонить тому мудаку", "Пора бы начать готовить квартальный отчёт" и "Вот бы посетить все страны мира как Лебедев", можно запутаться, потратить много времени и в конце в очередной раз придти к выводу, что "Этот ваш тайм менеджмент ни фига не работает".
Поэтому давайте обозначим 4 типа планов.
Куча. Это как раз "Перезвонить Петровичу в сервис и напомнить поменять масло", "Отругать сына за тройку" и "Набрать той бабе из гадкого кайота", то есть дела, которые не особо связаны между собой и занимают немного времени. Пусть "немного" будет меньше одного дня.
Дебиторка. Это такие длииииинные дела типа "Подготовить квартальный отчет", "Пройти мед осмотр" или даже "Захватить Польшу к октябрю". Назвал я их так, потому что за счёт своей длииииииины они чаще всего находятся в статусе “Не закончено” и в большом объёме напоминают дебиторскую задолженность: вроде бы сделано везде много, но денег (результатов) всё равно нет.
Ритуалы. Это то, что делается каждый день типа "Проверить почту", "Пнуть подчиненных", "Почитать новости", если у вас таких нет - скоро обязательно появятся.
То-на-что-вечно-не-хватает-рук. То, что хотелось сделать ещё два года назад, но руки так и не дошли: “Выучить язык”, “Похудеть к лету”, “Научиться играть на гитаре”. Давайте назовём это как-нибудь коротко, например, Мечты.
Я пообещаю, что можно будет начать исполнять мечты (не нарушая законы физики, физиологии и уголовный кодекс), если включить терпение и поэтапно разобраться с первыми двумя типами, и грамотно использовать третий.
Давайте начнём с того, что проще всего организовать. Куча.
Какой-никакой план действий обычно есть у каждого человека. Проблема частенько бывает в том, что этот план размазан по нескольким Корзинам:
- Стикеры
- Почта/Соц. Сети
- Блокнотики
- Напоминалки в телефоне
- И моё любимое - В голове
Такая организация способствует такому явлению, как флешбеки. Едете в магазин и тут ба-бах “А я позвонил Петровичу?”, чистите зубы и бдыщ “А я напомнил секретарше назначить встречу?”. Такие флешбеки причиняют немалый стресс и создают впечатление огромного вороха проблем. Они - следствие того, что мозг знает о важности задачи, но не имеет привычного механизма обеспечивающего их выполнение.
Первый шаг к тому, чтобы от них избавиться, - начать собирать все входящие задачи в одну Корзину. Лучше бы конечно это была мусорная корзина, после заполнения которой всякими тупыми задачами со словами "Нахер всё", вы уезжаете на Таити, но это тема совсем другой статьи. Корзина может выглядеть как текстовый файлик или блокнот, можно сразу начать использовать какую-нибудь программу для тайм-менеджмента (я предпочитаю Evernote), но рекомендовать его как лучшее решение не стану. Главное, чтобы без исключения все задачки попадали в эту Корзину. Кроме того, хорошо бы сразу начать учиться фиксировать задачки "как для себя", а именно:
- описывать задачу так, чтобы, прочитав через неделю, можно было понять, о чём идёт речь;
- писать дедлайн - это важно;
- писать конкретный ожидаемый результат (он нам ещё пригодится).
С того момента, как вы решите собирать все входящие задачи до того, как действительно начнёте это делать, пройдёт примерно пара недель. Два хороших маячка того, что всё заработало как надо:
- вы продолжаете ловить флешбеки, но быстро успокаиваетесь, потому что задача лежит в Корзине, а значит скоро будет выполнена;
- вы перестаёте ловить флешбеки.
Первое возражение, с которым я столкнулся, связанное с этим правилом: “это отнимает много времени”. На самом деле это не так. Посчитаем: на то, чтобы записать одну задачу, должно уйти не больше минуты, каждый день мы получаем 10, ну может 20 новых задач (если конечно вы не член бригады ресторана в Макдональдс). Соответственно Вам понадобится 20 минут в день :)
На второй неделе (после первого маячка) можно добавить первое ритуальное действие, а именно формирование плана на следующий день.
В чем суть: берём Корзину, выгребаем приоритетные задачи, оцениваем их по времени и пишем в план. Не буду говорить про правильную приоритезацию, тема статьи немного другая, если с приоритезацией есть проблемы - копните в эту сторону. А вот про оценку задачи по времени скажу вот что:
- задачи, которые занимают больше часа, должны быть разбиты на подзадачи и оценены по отдельности: человеческий мозг не может нормально оценить, 4, 5 или 8 часов занимает написание текста или разработка модуля программы.
- когда даёте оценку задаче, начните мысленно её выполнять, проживите её: какие этапы у неё есть, какие подводные камни?
- напишите для кого вы делаете эту задачу и какой конечный результат хотите получить. Например, у задачи “Составить квартальный отчёт” финальный результат не xls-файл, а какой-нибудь аппрув этого отчёта от руководителя. Важно ли ему оформление? Часто ли он вносит правки? Какие доработки он может попросить сделать? На всё это стоит закладывать время.
- оцените риски. Например, в xls файле могут не биться цифры, быть не протянуты формулы, может быть написан матерный комментарий. Закладывайте время на проверку.
Времени на такое планирование дневных задач уходит 20-30 минут в день. К слову, замечательная практика готовить план на понедельник вечером в воскресенье. Это позволяет войти в рабочий ритм, снизить уровень кортизола перед сном (прогнозируемость и ожидаемость успокаивает), и не охреневать в понедельник на тему “за что первым делом взяться”.
Примерно через месяц после того, как вы начали ежедневное планирование, вы почувствуете, что чего-то не хватает. Потому что дневные планы переодически будут меняться и перестраиваться под давлением (барабанная дробь) Дебиторки, то есть долгосрочных обязательств. Суть в том, что если не фиксировать количество открытых длинных задач, примерные этапы и дедлайны, то вы рискуете обнаружить кипу важнейших задач по длинным проектам в одном из своих планов на день.
Что делать с дебиторкой? Для начала начать её фиксировать. Так же, как мы поступили с потоком входящих, мы поступаем с дебиторкой, только кладём её в другую корзину, в которой лежит список открытых длинных проектов. Когда вторая Корзина окончательно сформируется (это произойдёт не сразу), можно внедрять замечательную практику еженедельного планирования.
Как это делать? Раз в неделю вы открываете свой список входящих и список дебиторки:
- отмечаем входящие, относящиеся к дебиторке;
- дописываем к каждой дебиторке задачи, которые нужно сделать на неделе, но которые не фигурируют во входящих;
- а потом раскидываем всё, что получилось, по дням.
Три маячка:
- если задачек, не относящихся к дебиторке больше 20%, то в дебиторке что-то не учтено;
- хороший план на неделю имеет по 80% загрузки в понедельник и вторник, 40-50% на среду и 0-20% на четверг - пятницу. Остальное добежит за неделю. Если у вас больше загрузки - кажется, вы думаете, что вы робот. Если меньше, то наверняка вы что-то не учли, либо у вас отпуск;
- если дневные планы меняются больше, чем на 30% в течении недели, вы что-то не учли.
Начиная с того момента, как у вас устаканится работа в таком формате, в общем и целом можно считать, что всё круто. Ваше время у вас под контролем, вы не боитесь неожиданностей, потому что легко можете оценить потери от них в рамках дня/недели/месяца. В этот момент пора вспомнить про Мечты (я же обещал ;)).
Наверное каждый ощущал их недостижимость, утопая в рутине незакрытой дебиторки, постоянно откладывая первый шаг к большой цели. А в чём собственно разница между "Переплыть босфор", "Побывать во всех странах" и, например, "Закрыть сделок с не меньше чем тремя клиентами до конца года" (ну вот вам пример длинной дебиторки)? Фанаты SMART тянут руки, чтобы сказать, что второе
- конкретнее
- определённее по времени
- измеримее
Да, да, там есть ещё 2 буквы, но эта статья не называется постановка целей по SMART. Всё, что нужно, чтобы двигаться - перевести свои мечты в разряд дебиторки, сформулировав конкретный план действий, ограниченный по времени и измеримым результатом. Например “Побывать во всех странах” можно начать с
- подготовить документы для шенгена до конца месяца;
- составить список стран, отсортированный по параметрам интерес/стоимость проживания/стоимость перелёта (параметры на ваш вкус)
- составить список языковых школ и собрать по 4 отзыва о каждой в facebook (ну или в одноклассниках, как кому удобно)
Скорее всего, в начале вам захочется вписать в глобальные цели кучу всякой ерунды, которую вам когда-нибудь хотелось сделать. И через месяц/два, взглянув на этот список, вы грустно вздохнете, поняв, что всего в этой жизни не успеешь, и мечты так же далеки, как и раньше. Но не стоит переживать, я расскажу о последнем, что стоит сделать.
Последний ритуал, который совершается один-два раза в месяц - это переоценка глобальных целей. Состоит он в том, чтобы проходиться по списку этих целей, оценивая их по двум параметрам: на-сколько-мне-всё-ещё-хочется-это-сделать и сколько-примерно-времени-это-займёт. После этого мы оцениваем текущую дебиторку на предмет того, когда появится окошко для новых задач/ритуалов, и раскидываем глобальные цели большими мазками по, например, временам года .
Не стоит сильно пугаться смене приоритетов и сдвигу сроков таких задач - это абсолютно нормально, и вообще исполнение мечты должно быть удовольствием, а не рутиной :)
Кстати, я обещал подсказать для чего можно использовать ритуалы. Любые прокачки теоретических, да и большая часть практических скиллов, тренируется методом интервального повторения, раскрывать его глубоко в этой статье не буду. Суть его в том, чтобы ежедневно загружать в голову новые знания и напоминать. Тут и пригодятся ритуалы. Например, чтобы расширить словарный запас на английском, вы можете завести 15 минутный утренний ритуал:
- выписать 20 новых слов;
- найти примеры использования;
- повторить старые слова.
Таким образом за пару месяцев можно выучить 1000 новых слов :)
Итак, повторим путь, который хотим пройти:
- Начинаем собирать все входящие задачи в Корзину. Срок 1-2 недели. Маячок - вспоминаем о задаче и понимаем, что она у нас уже записана.
- Начинаем формировать планы на день. Срок 3-4 недели. Маячок - успеваем сделать 50% запланированного.
- Делаем отдельный план с дебиторкой и включаем его в дневное планирование.
- Вводим недельное планирование. Срок 1-2 месяца. Маячки: если задачек не относящихся к дебиторке больше 20% - в дебиторке что-то не учтено; хороший план на неделю имеет по 80% загрузки в понедельник и вторник, 40-50% на среду, 0-20% на четверг - пятницу; если дневные планы меняются больше чем на 30% в течении недели - вы что-то не учли.
- Вводим глобальные задачи. Начинаем переводить их из статуса мечты в статус дебиторки. Срок 2-3 месяца. Маячок: мечты становятся реальностью, вы довольны, и вообще всё классно.
Надеюсь, вам было интересно, и вы без особых сложностей пройдёте этот путь и вернётесь с благодарным отзывом :)