Почему PDF-файлы популярнее DOC, созданных в Microsoft Office, и именно PDF является самым распространенным типом документов в интернете и корпоративном сегменте? Начнем с того, что он универсален и позволяет сохранять текстовые данные и шрифты, таблицы, изображения и даже макеты исходных документов. При этом не важно, в какой из программ ранее файл был создан.
Формат Adobe PDF признан лучшим в мире по части защищенности и тиражирования электронной документации и бланков. Файлы имеют небольшой размер и при этом не нуждаются в дорогом ПО для комфортной работы. Достаточно установить Adobe Reader, чтобы просматривать, редактировать и править (как одному, так и коллективно) любой файл.
Отлично зарекомендовал себя в издательском и печатном деле благодаря возможности сохранять композитные макеты, состоящие из текста и графики, которые можно с легкостью редактировать, сортировать и просматривать, получая визуальное представление будущего материала.
Одна из разновидностей PDF – PDF/X. Этот стандарт не допускает изменения цветности, треппинга и шрифтов в документах, которые уже готовы для печати. Расширение создается в том случае, если макет применяют в качестве цифрового оригинала при подготовке издания журнала/газеты, или в целях фотовывода с помощью специализированного ПО.
Создание PDF файлов
В качестве примера разберем несколько способов:
- Adobe Acrobat;
- Microsoft Word;
- Foxit Reader;
- виртуальный принтер.
Adobe Acrobat
Вам потребуется официальное ПО от Adobe. Небольшое уточнение: именно Acrobat, а не Acrobat Reader. Последняя служит только для чтения готовой документации. Открываем программу и жмем на меню «Файл», после чего выбираем пункт «создать PDF» – из файла. Вариант пригоден в случае, если вам нужен одностраничный документ.
Если файлов много, выбирайте соответствующий пункт «из нескольких файлов». В открывшемся окне нажмите «добавить файлы» или «добавить папки». После того, как вы отыскали все необходимые документы, их требуется рассортировать по порядку. Для этого выделите один и двигайте его стрелками «вверх/вниз» внизу диалогового окна. Хотите преобразовать не все документы, а только отдельные страницы? Используйте кнопку «выбрать страницы». В конце процедуры нажмите «Следующий».
После создания остается только выбрать путь сохранения и дать название новому документу. К слову, Acrobat Reader может не только преобразовывать файлы в PDF, но и экспортировать их в Word, HTML и графические файлы.
Microsoft Word
В первом случае понадобится Office 2007, или более поздняя версия продукта. Для начала открываем файл, который в дальнейшем должен стать PDF, затем жмем в Word команду «Файл» и выбираем «Сохранить как». Остается только выбрать путь, куда перекочует будущий документ. Самое важное – выбрать «PDF» в поле «тип файла». После этого окончательно сохраняем и проверяем каким-либо ПО для чтения PDF-документа.
К слову, подобная процедура также возможна и в других программах линейки Office:
- Excel;
- OneNote;
- Visio;
- PowerPoint.
Если в строке «тип файла» отсутствует нужное расширение, нужно установить надстройку, которая качается с официального сайта Microsoft. Там же указана инструкция по инсталляции и требования к системе.
Foxit Reader
Данная программа хороша тем, что способна создавать PDF документацию несколькими способами:
- из файлов другого формата;
- из сканированных изображений;
- из данных буфера обмена.
Откройте программу и кликните на «Файл», после чего перейдите в меню «Создать»:
- пустой;
- из файла;
- из сканера;
- из буфера.
С первым вариантом вопросов не возникает. Второй вызовет диалоговое окно, в котором нужно указать исходный документ для последующей конвертации его в PDF. Вариант «из сканера» позволяет запустить сканирующее устройство и на основе полученных с его помощью изображений создать готовый документ.
Наиболее интересный вариант – «из буфера обмена». Нужно предварительно скопировать содержание документа, а затем нажать кнопку. Огромный минус способа в том, что форматирование не сохраняется, а картинки (если вы их тоже скопировали) не вставляются. Приходится делать все вручную.
Виртуальный принтер
Довольно распространенный способ, который требует от пользователя заранее установленной программы для чтения PDF-документов (Adobe Reader, Foxit Reader и т.д.). Исходный файл может быть создан в Word/Excel/Power Point и не только. Требуется открыть меню «Файл» и выбрать пункт «Печать».
Здесь настраиваются все параметры, как для стандартной печати на физически существующем принтере: количество страниц, диапазон. Теперь остается выбрать в поле «Принтер» программу для чтения PDF, которую вы инсталлировали ранее. Таким образом Microsoft Office создаст требуемый тип документа.