Сегодня это расскажу о книге Стивера Роббинса «Долой продуктивность. 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше».
Книгу я читал в бумажном варианте: кто-то из коллег принес ее на работу, а я не смог удержаться:) Назначение книги понятно из названия: работать надо меньше, но результатов должно быть больше. Сначала хотел бы сделать краткий пересказ этой книги.
Книга предлагает 9 шагов (тоже видно из названия), которые надо проделать на пути к продуктивности.
Важное предупреждение: автор книги предлагает освободившееся время тратить не на работу, а на другие, более важные дела.
Шаг 1: живите осознанно
Для этого надо поставить цели и следовать им, уделяя как можно меньше внимания тому, что к этим целям нас не приближает. Ключевая сложность — правильная постановка целей. Цели могут быть декомпозированы (от глобальных к частным), но все они должны быть согласованы — т.е. мелкие цели должны помогать цели более крупной. Цели должны быть подкреплены действиями — т.е. наши поступки должны приближать нас к целям. Действия должны быть прекращены (или изменены) при достижении цели.
Надо не забывать останавливаться и анализировать: а тем ли мы занимаемся, движемся ли мы к цели?
Удобный инструмент для этого — шкала целей. Она состоит из главной цели, подцели и действия. Записываем это все и смотрим — согласовано ли записи между собой, нет ли противоречий?
Цели из разных областей могут вступать в конфликт между собой: например, цели личные и рабочие. Если они перпендикулярны друг другу (т.е. совсем-совсем не совпадают), то крайне желательно пересмотреть такие ориентиры и попытаться их изменить (как вариант — путем смены работы).
Для осознанной жизни необходимо иметь жизненный план: определиться со своим видением и следовать ему. Следовать плану нужно ежедневно, не забывая заглядывать в него как можно чаще. При возникновении противоречий в жизненном плане нужно что-то менять — как правило, не жизнь, а план.
Шаг 2: перестаньте прокрастинировать
Прокрастинация — откладывание самых важных дел на потом. Причина ее — в нашем мышлении: нам хочется заниматься более легкими и быстрыми делами, видеть результат сразу же и вообще, проводить время без напряжений. Большое количество мыслей в голове так же не способствует выполнению задач: думать о задаче легче, чем делать ее. Если слишком много думать перед действием, то можно отговорить себя от чего угодно, от любого важного дела.
Чтобы перестать прокрастинировать, нужно превратить задачи в привычки. Мы редко думаем о чистке зубов: мы просто идем и берем щетку в руки. Аналогично можно и важные дела превратить в привычки с разной периодичностью: ежедневные, еженедельные, ежемесячные и даже ежегодные. Для этого надо внести дело в календарь — и при наступлении даты принять задачу как данность. Пример таких привычек: тренировка, проверка почты только в определенное время, уборка, составление отчетов, встречи с важными для вас людьми, звонки клиентам и обсуждения с руководством.
Как правило, самые важные дела являются еще и самыми большими. Слона лучше есть по частям, специалисты советуют задачу можно разбивать на маленькие кусочки и двигаться вперед небольшими шагами. Автор советует работать маленькими порциями, говоря: «делить на части нужно не задачу, а время на ее выполнение». И, когда финал уже в обозримом будущем, человеку легче поднажать и выдать результат. Надо устанавливать временные рамки и в эти периоды работы отдаваться работе на сто процентов.
Ключ к выполнению всех задач — список ежедневных действий: он подскажет, что надо делать каждый день, чтобы приблизиться к цели. Инвентаризационный лист покажет, какие ресурсы есть для выполнения задачи: деньги, умения, люди — и уже не надо будет долго думать, почему вы не можете решать задачу, ведь в списке ресурсов вы увидите список того, что вам может помочь.
Привлечение других людей также поможет избежать прокрастинации за счет контроля извне: задав цель и сделав ее публично доступной, мы можем попасть под контроль со стороны других людей. Если друг знает, что мы запланировали на сегодня и в конце дня он обязательно спросит о результатах, то причин для эффективной работы у нас станет больше.
Дни активности относятся к такому же коллективному способу борьбы с прокрастинацией: несколько участников каждый час кратко отчитываются о достигнутых результатах и планах на следующий час. Вовлечение других людей увеличит личную производительность, но важно соблюдать некоторые правила: например, не оценивать ни цели, ни результаты. Такие дни активности хороши для задач, которые трудно начать.
Самомотивация, использование жизненного плана — тоже союзники в борьбе с прокрастинацией: мы же занимаемся только по-настоящему важным, не так ли?
Метод кнута и пряника можно применять не только к окружающим, но и к себе: можно самому себе устанавливать как и поощрения, так и наказания.
Прокрастинация бывает полезной: возможно, это мозг посылает нам сигналы задуматься — а тем ли мы занимаемся, нравится ли нам наша работа?
Шаг 3: обуздайте технологии
Электронное устройство должно быть слугой, а не хозяином: выполнять свое предназначение, улучшать жизнь. Смартфоны и компьютеры должны использоваться продуктивно, за ними не надо тратить время на отвлекающие факторы. Голосовые сообщения — зло, в книге приводятся правила (аж 7 штук) для работы с ними. В наших реалиях это не очень актуально, как мне кажется.
Входящая электронная почта тоже способна требовать наше время, которое очень ценно. Из полезных советов: надо проверять ее в одно и то же время, отвечать на письма максимально эффективно, бороться с лишней почтой (например, когда вы оказались в копии по неизвестной причине). Почту можно просто игнорировать и даже удалять полностью.
Правильное написание писем тоже позволяет экономить время и силы: например, автор советует отключить проверку орфографии, т.к. она, по его мнению, выводит из состояния потока при написании письма. Письмо должно быть одновременно и кратким, и исчерпывающим, не требующим дополнительной информации. Если у нас есть просьба, то лучше формировать ее максимально понятно; если письмо может породить вопросы, то лучше сразу на них ответить. Одно письмо — один вопрос? Тут предлагается разумный подход: не отправлять 500 микроскопических сообщений по схожим темам, но и 500 важных тем в одной письме тоже порождают лишние сложности. Использование шаблонов и подписей избавляет от рутины: если мы пишем одно и то же по 100 раз в день, то лучше это автоматизировать.
Шаг 4: Уничтожьте отвлекающие факторы, чтобы сосредоточиться
Надо составить список помех и постараться их побороть. Надо научиться говорить «нет», устанавливать границы: иногда нас вообще нельзя отвлекать.
Мультизадачность — миф, концентрация работает лучше. Схожие задачи лучше решать в период времени, когда мы сосредоточены. Способов концентрации множество, надо лишь выбрать подходящий. Чтобы быть концентрированными, надо назначать дни концентрации, дни администрирования и дни для души. И в дни администрирования тоже надо быть сосредоточенными!
Временной резерв избавит нас от неожиданностей и не позволит одному непредвиденному событию поломать весь наш день.
Шаг 5: Будьте организованны
Организованность != Аккуратность. Организованность: у всего есть свое место и все находится на своих местах.
Организуйте рабочее пространство: найдите место для всего. Помечайте стопки бумаги стикерами, раскладывайте по папкам. Если у вещи нет места, то не пора ли ее выбросить? Если у вещи нет места, а выбрасывать жалко, то лучше спрятать ее в чулан. А в чулане изредка проводить инвентаризацию.
Приведите в порядок свои мысли. Используйте миллиметровку для наведения порядка, структурируйте информацию на бумаге — для этого можно использовать готовые формуляры. Сетки, таблицы и прочие способы организации данных весьма полезны. Папки с файлами позволяют отслеживать жизнь предметов, процессы и проекты.
Организация дня должна учитывать разные ресурсы: физические, умственные, душевные, нельзя забывать про биологические часы.
Шаг 6: Перестаньте разбрасываться временем
То, чем вы сейчас занимаетесь, это работа? Такой вопрос надо задавать себе регулярно. Работа — занятие, соответствующее вашим целям на сегодняшний день. Принцип Парето (80/20) помогает выделить самые важные действия. Перфекционизм мало кому нужен, и достигнутый средний результат лучше идеального недостигнутого.
Абсолютные списки для принятия решений сократят время на выбор лучшего варианта, особенно, если выбрать надо коллективно.
Большое количество вариантов замедляет выбор — но все ли параметры стоит учитывать?
Не растрачивайте время на пустяки, но будьте готовы ко всему. Пример: разрядившийся на работе телефон. Носить с собой зарядку неудобно, но можно подстраховаться и хранить отдельную зарядку на работе.
Встречи часто тоже являются пустой тратой времени, необходимо подходить к ним ответственно: цель встречи, ожидаемый результат и временные рамки — без всего этого вы потратите время зря.
Шаг 7: Оптимизируйте
Устаревшие системы продуктивности могут вам мешать, надо своевременно от них избавляться. Устаревать они могут не как подход, не для всех, а лишь для вас — вы их перерастаете. Обратная связь крайне важна в организации процессов, и если эта больна связь не просто вас критикует, а цепляет за живое, то её нужно рассмотреть внимательнее: там скрыто зерно истины.
Привлекайте к оптимизации экспертов: не тех, кто хорошо умеет, а тех, кто хорошо учит. Прислушивайтесь к самому себе. Используйте дневник навыков, содержащий не только знания и умения, но и ключевые слова.
Изучайте свои списки дел и думайте, что можно упростить. Делегирование дел — хороший способ экономии времени. Справочная книга сохранит всю новую информацию для быстрого поиска — если она всегда будет под рукой, конечно же.
Шаг 8: Стройте крепкие отношения
Отношения должны быть близкими и крепкими. Пустых разговоров нужно избегать, но если вы хотите завязать с кем-то отношения, то надо периодически маячить перед ним («появляться на экране радара). Чтобы укрепить отношения, нужно что-то давать. Если что-то идет не так, то чем раньше сообщить об этом, тем лучше.
Конфликты нужно заканчивать быстро, лучший конфликт — тот, которого не было. Книга оправданий позволит выйти из ситуации быстро и с юмором. Кто-то должен брать на себя ответственность — почему бы не вы? Эффективную обратную связь нужно не только получать, но и давать.
Нужно думать о будущих действиях, технику сэндвича (хорошее-плохое-хорошее) лучше не использовать.
Шаг 9: Используйте эффект рычага
Эффект рычага — получение сверхрезультатов при том же вложении ресурсов или труда. Мало обладать силой — надо найти, куда ее эффективно приложить.
Пример — автоматизация: тратим силы и время на автоматизацию, но потом экономим много времени. Автоматизировать можно поиски в интернете, напоминания, покупки.
Таблички с информацией дают неожиданно высокий результат. Мини-таблички в шкафу с канцтоварами, табличка-сигнал о высокой занятости, инструкции о пути из вокзала или аэропорта — все это даст долгосрочную экономию.
Повторное использование вещей также экономит время. Повторное обращение к клиентам аналогично дает эффект рычага. Надо понять свой ценный ресурс (способности/имущество/доступ), чтобы увеличить силу рычага. Практически все можно использовать как свой ценный ресурс, как валюту. Комбинация вещей тоже дает эффект рычага: сумма двух единиц может быть равна трем. Пример — работа с электронной почтой: комбинация обычной почты, списка дел и напоминаний. Комбинировать можно хобби и работу, повысив тем самым свою продуктивность (но мультизадачность — зло!). Адресная книга тоже может дать высокий эффект при правильном использовании: если там писать пометки, то они внезапно могут стать полезными.
Пользу можно извлечь из больших количеств: сделав бренд узнаваемым, придумать что-то один раз, а продав это миллион раз. Широкая сеть сбыта может дать хороший эффект даже при малых усилиях.
Выводы
Выше, по сути, был пересказ книги. Дальше же мне хочется поделиться своими впечатлениями. Если кратко, то мне мнение автора иногда кажется немного ошибочным:)
- Постановка и осознанность целей — ну все логично, да. Методика SMART — наше все, но цели надо иногда пересматривать. Согласен.
- Прокрастинировать не надо. Тоже прописная истина, хотя и от прокрастинации бывает толк: иногда она служит индикатором важности цели.
- С технологиями надо дружить. Ну да, они могут чрезмерно отвлекать, могут потворствовать прокрастинации. Но могут и помогать.
- Концентрация позволяет работать лучше. А если слишком много отвлекаться, то результаты будут хуже и достигаться хуже. Тоже крайне интересная мысль, но не очень-то свежая.
- Организованность улучшает процессы, ускоряет их. Творческий беспорядок — тоже форма организации — и с этим лично я согласен. Тут важно понимать различие между аккуратностью и организованностью, и я рад, что автор делает на этом акцент.
- Надо экономить время. Для книги о продуктивности эта мысль чересчур очевидна.
- Оптимизировать надо все. См. пункт выше.
- Крепкие отношения — да. Только методики этих «крепких» отношений меня настораживают, но, возможно, я недостаточно социализирован.
- Эффект рычага: имеющуюся силу надо прикладывать в нужную точку, получая как можно больше результата. С этим я поспорить не моги.
Мне нравится издательство «МИФ», они переводят и издают много интересных книг. К сожалению, и неинтересных тоже. Возможно, здесь сказывается мое желание узнать что-то новое и получить «волшебную пилюлю» для решения всего и вся. Но, когда перечитываешь однотипные вещи в десятый раз, разочаровываешься. Это, в общем-то, не проблема отдельно взятой книги, и обвинять автора глупо.
Можно ли читать книгу? Да, можно. Будет ли она полезна? Однозначно, да — но только если вы ничего не читали раньше. Если же объем знаний по теме высок, то тут уж как повезет.
Стиль автора в целом легкий, с попытками пошутить (местами, слишком специфично для легкого понимания, приходится читать пояснения редактора).
В целом: книгу прочитать можно, но не стоит ожидать от нее волшебства. От большинства книг его ожидать не стоит:)