Нельзя просто распечатывать и выдавать сотрудникам копии форм СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М. Так как эти отчеты носят списочный характер и относятся к конфиденциальной информации (п. 8 ст. 6 Федерального закона № 27-ФЗ от 01.04.1996).
В связи с этим выдача дубликатов подобной отчетности одному работнику может быть расценена, как разглашение персональных данных остальных сотрудников компании (или ИП).
Такой вывод содержится в письме Отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361.
Избежать возможных споров с проверяющими поможет составление специальных Выписок из персонифицированных сведений работников, которые подаются в ПФР в составе отчетности по страховым взносам: СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ.
В программах Бухсофт такие выписки называются: Выписка из СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ (выписка). Они формируются так же, как и обычные формы сведений о застрахованном лице с добавлением фильтра по отдельному сотруднику. При использовании фильтра данные формируются только по одному работнику, а название отчета меняется с «СЗВ-М» на «Выписка из СЗВ-М», «СЗВ-СТАЖ» на «СЗВ-СТАЖ (выписка)».
Инструкции о том, как в бухгалтерских программах Бухсофт распечатать выписку из СЗВ-СТАЖ и выписку из СЗВ-М.
При необходимости выдачи работнику персональных сведений из расчетов РСВ и РСВ-1 - просто распечатайте по сотруднику раздел 6 из РСВ-1 и раздел 3 из РСВ. Ведь, выдачу работникам копий отдельных разделов этих отчетов пока никто не запрещал.