Сам формат-бизнес завтрака хорош по двум причинам. Первая: у большинства людей пик продуктивности приходится на первую половину дня. Вторая: у ваших гостей нет ощущения, что вы отвлекаете их от работы, прерывая деловой день; когда он завершится, у них будет еще целый день впереди, чтобы сделать то, что запланировано.
Как же извлечь максимум из этого формата?
1. Хороший кофе
Именно хороший кофе! Как вы, наверное, заметили, даже в хороших ресторанах кофе часто уступает по качеству кофе из специализированных кофеен. Попробуйте кофе того места, где вы будете проводить мероприятие, заранее.
2. Сбалансированное меню.
Если вы начинаете достаточно рано, вам нужно позаботиться о том, чтобы гости были неголодны и энергичны, иначе продуктивного мероприятия не получится. Некоторые гости приедут заранее, некоторые будут, к тому же, очень голодны, поэтому рекомендуется устроить зону Grab&Go, где они смогут перекусить в формате фуршета, пока ждут начала мероприятия. Также завтрак предусматривает подачу блюд за стол, когда меропряитие начнется. Блюда должны быть легкими, порционными и удобными для употребления (что называется, на один зуб). В меню рекомендуется включить: канапе, фрукты, йогурты, печенье, мюсли-батончики, немного сладкого (пирожные, конфеты).
3. Энергичный ведущий/встречающий
В то время, как одни люди будут утром энергичны, другие скорее всего будут еще спать, и потребуются усилия, чтобы привести их в рабочее состояние. Энергичный ведущий сможет их подбодрить и настроить на нужный лад.
4. Начните и продолжайте на позитивной ноте.
Люди пришли к вам рано утром не для того, чтобы выслушивать длинное введение в тему или долгое поочередное представление участников. Переходите сразу к делу. Спикеры должны быть мотивирующими, позитивными, улыбчивыми.
5. Приготовьте вопросы для спикера.
Возможно, утром ваши гости не будут вести себя слишком активно, поэтому лучше подстраховаться и заготовить заранее вопросы для спикеров – вы-то заранее знаете тезисы их выступлений. Это придаст мероприятию динамику, а потом и сами гости включатся в дискуссию.
6. Создайте возможности для нетворкинга.
Нетворкинг лучше всего сработает до или после мерояприятия. В любом случае, нужна некая модерация. Раздайте списки гостей всем присутствующим и скажите, что готовы познакомить, если их кто-то заинтересует из списка. Поощрите каждого раздать пять визиток людям, которых они никогда не встречали до этого. Организуйте доску, на которую люди могли бы повесить свою визитку, и тогда станет понятно, кто есть на мероприятии и как его найти (мобильный телефон на визитке даст доступ к человеку в мессенджерах, ну и всегда можно воспользоваться помощью организаторов).
7. Закончите вовремя.
Утреннее время ценно. Избегайте того, чтобы из бизнес-завтрака мероприятие переросло в бизнес-обед. Полтора, максимум два часа – и нужно отпускать ваших гостей.
8. Подарки!
Не получилось сделать хороший кофе, сбалансировать меню и со спикерами вышло не очень? Ничего. Все исправит милый подарок. После бизнес-завтра гости отправятся в офисы, а это значит, что брендированный подарок и подарок, о котором можно поговорить, попадет в правильное место. Воспользуйтесь этой возможностью!
Andrey Misyuk, по материалам eventbirdie.com