Праздничные корпоративы, которые руководство компаний устраивает для своих сотрудников, сегодня являются не столько развлекательным мероприятием, сколько командообразующим инструментом и способом мотивации и консолидации сотрудников компании.
Как правило, оплата корпоративных мероприятий осуществляется путем выделения средств на их проведение из прибылипрошлых лет, что требует правильного документального оформления корпоратива.
Корпоративный праздник: как правильно оформить мероприятие
Как любое организуемое собственником мероприятие, проведение корпоратива для последующего списания затрат необходимо оформить стандартным пакетом документов, в который входят как распорядительные, так и финансовые документы.
Документ 1: Распоряжение собственника
Первый документ, с которого начинается оформление корпоратива — приказ на проведение корпоративного мероприятия. Образец такого приказа не имеет унифицированной формы, поэтому собственник имеет право составить его в произвольной форме, но с соблюдением базовых регламентных норм.
Информационная часть приказа должна содержать сведения:
- о цели мероприятия,
- о дате и месте проведения корпоратива.
Распорядительная часть приказа обозначает:
- действия по подготовке к проведению мероприятия;
- лиц, ответственных за подготовку праздника, а также последующую отчетность по мероприятию.
Документ 2: План мероприятия
Для любого корпоратива разрабатывается план его проведения, в котором должен быть указан сценарий праздника и перечень мероприятий, которые планируется проводить во время празднования, а также лица, ответственные за их проведение.
Документ 3: Смета на проведение корпоратива
В смете предусматривается план расходов по корпоративному мероприятию, к которым могут быть отнесены:
- аренда помещения для проведения мероприятия;
- оформление арендованного зала;
- расходы на кейтеринговые услуги (организацию питания);
- расходы на развлекательную программу и приобретение поощрительных призов
- прочие.
Готовая смета утверждается руководителем компании.
Приложение к приказу
Не смотря на то, что для приказа на проведение корпоратива, образец документа собственник может разработать самостоятельно, приложение к приказу — «Список сотрудников, участвующих в корпоративном мероприятии», составляется по стандартной форме — с указанием фамилии, имени, отчества сотрудника, отдела, занимаемой должности.
Такие списки являются частью финансовых отчетных документов по корпоративу, и передаются вместе со вторым экземпляром приказа в бухгалтерию для последующей обработки и учета.