Введение
В государственных и частных организациях, эксплуатирующих большое количество печатающей техники, возникает необходимость вести автоматизированный журнал учёта расходных материалов. Это особенно актуально, когда используется большой ассортимент оборудования от разных производителей, купленного в разное время. Для экономии денежных средств часто прибегают к услугам ремонтных мастерских для ремонта оргтехники и заправки (восстановления) картриджей. Поэтому возникает потребность в специализированном ПО, которое позволило бы хранить информацию о принтерах, факсах, МФУ, картриджах, тонертубах и отслеживать их перемещения. Для решения этих и многих других задач предлагается воспользоваться приложением Severcart. В этой статье будет подробно рассказано про ведение автоматизированного учёта картриджей с момента поступления новых, установки и перезаправки.
Генерация наклеек для картриджей
Для генерации наклеек с штрихкодом воспользуемся бесплатной программой IDAutomation Free Barcode Label Design Application, скачивается программа с официального сайта. Установка её тривиальна. Итак, создадим в дизайнере наклеек заготовку для будущего стикера, для этого нажимаем в программе на «Home», далее выбираем в появившемся выпадающем меню «New». Появится диалоговое окно настройки этикетки.
Устанавливаем радио переключатели в «Define Custom Label Stock» и «Centimeters», нажимаем на кнопку «Next». Появится новое окно с настройкой геометрических размеров бушующих наклеек.
Поле «Rows» устанавливаем в 8, «Columns» – 3. Т. о. на одном листе поместится 24 наклейки с штрихкодом. Нажимаем на кнопку «Ok». Запустится дизайнер будущей наклейки.
С панели инструментов
выбираем изображение со штрихкодом, на пустом прямоугольнике появится изображение штрихкода с номером. Далее следует ответить себе на вопрос с какого номера начинать нумерацию расходников, сколько их будет добавлено за сеанс и иметь ввиду, что с увеличеним номера ширина штрихкода будет постепенно увеличиваться и при этом нужно следить, чтобы картинка штрихкода помещалась на картридже без торчащих сторон не перекрывая допустимые размеры для наклейки. Также следует проверить номера наклейки на наличие дублей в программе Severcart, проверяется это в встроенном поиске. Для примера сгенерируем 10 наклеек начиная с номера 10000. Для этого кликаем по правой кнопки мыши и выбираем в раскрывшемся меню «Properties».
В выпадающем списке «Value Type» выбираем «Incremented», в поле «Standard value» вводим 10000 и нажимаем на кнопку «Ok». В результате получится:
Теперь сформируем таблицу с наклейками. Для этого выбираем «Home» -> «Print» -> «Print Proview».
В открывшемся меню вводим значение To Label – 10, Copies – 2. Количество копий выбрано 2 потому что наклейку нужно наклеить как на сам картридж, так и на чёрный светозащищающий пакет для него. Значение To Label определяет количество создаваемых наклеек, «From Label» – начальное значение. Нажимаем на кнопку «Print Preview». В результате программа с формирует страницу предпросмотра с таблицей наклеек.
Далее распечатываем наклейки на самоклеящейся бумаге. Полученные стикеры наклеиваем на сами картриджи и на светозащищающие пакеты для них. Программа Severcart позволяет добавлять не только новые расходники, но и уже исчерпанные, подготовленные для перезаправки.
Номерные наклейки с штрихкодами можно сформировать также и в Excel, предварительно установив шрифт EAN13 и написав простой макрос для генерации. Подобные Excel программы легко нагугливаются.
Добавление картриджей в программу Severcart
После того на картриджи были наклеены стикеры с уникальными номерами сгруппируем их по наименованиям, например, картриджи HP CF280X помещаем в одну кучу, Xerox 106R01487 в другую. При большом количестве расходников полезно для каждого наименования завести отдельную полку в шкафу с группировкой картриджей по наименованиям, расположенной где-нибудь на складе или подсобке.
Работа с приложением Severcart выполняется в любом современном web браузере. Перед добавлением расходников определим значения справочников названий картриджей и помещений. Для этого перейдём по адресу внутри программы «/ Справочники / Справочник имён картриджей» и нажмём на кнопку «Добавить». Чтобы добавить названия помещений перейдём по адресу «/ Справочники / Структура помещений». Процесс добавления данных в справочники тривиален, поэтому заострять внимания на этом не будем.
Далее переходим по адресу «/ Картриджи / Заправленные / Добавление объектов на склад с сканером штрихкодов». В выпадающем списке выбираем название картриджа и помещение нахождения заправленных картриджей. Если нужно, то выбирается «Договор поставки» и нажимаем кнопку «Сфокусировать» чтобы подготовить программу к приёму номеров расходников с сканера штрихкодов.
Результат считывания номеров сканером штрихкодов сохраняется в сессионной корзине, которую можно скорректировать. Для примера сканировано 5 картриджей с номерами от 201 до 205 наименования HP CF280X.
После того как список сформирован, нажатие кнопки «Добавить» приведёт к наполнению памяти программы новыми наименованиями.
Передача картриджа в пользование
Для передачи картриджа в пользование необходимо добавить печатающее устройство внутрь которого будет производиться установка. Для добавления печатающего устройства перейдём в раздел «/ Принтеры / Резерв / Добавление печатающего устройства». Добавление нового принтера производится аналогично картриджу. В качестве примера в программу добавлена единица HP LaserJet 400 M401dn с штрихкодом 24. Если нужно, то можно добавить устройству инвентарный и серийный номер, по умолчанию эти поля являются не обязательными. Место назначения принтера определено «Каб. 202». Запомним это значение, оно пригодится нам при установке в картриджа в пользование. Если нужно, то принтер можно передать в пользование конкретному пользователю, нажав на кнопку «Передать» раздела «/ Принтеры / Резерв». Это даст дополнительные возможности по формированию отчётов по расходованию картриджей пользователями. Если вести детальную статистику не требуется, то можно оставить принтер как есть.
Итак, для установки картриджа в устройство переходим в раздел «/ Картриджи / Заправленные», с помощью формы поиска по штрихкоду ищем нужный картридж, например, с номером 201. Кликаем по строке с найденным картриджем, чтобы она подсветилась тёмным цветом и нажимаем на кнопку «Передать в пользование».
В открывшейся странице выбираем помещение «Каб. 202». Программа автоматически подгрузит наименования печатающих устройств в данном помещении. Выбрав его программа подсветит строку серым цветом. Далее нажимаем на кнопку «Передать». Теперь программа считает картридж с номером 201 установленным в принтер HP LaserJet 400 m401dn.
Перемещение к пустым
После того как ресурс картриджа будет израсходован его нужно переместить к пустым и исчерпанным. Для этого переходим в раздел «/ Картриджи / Установленные» находим нужный картридж по номеру, выбираем его кликнув по строке с найденным наименованием и нажимаем на кнопку «Картридж закончился».
Откроется новая страница с фиксацией нового места назначения исчерпанного картриджа. В качестве примера установим значение поля «Помещение» в «Склад».
В качестве необязательного параметра программа предлагает установить новое значение количества распечатанных страниц принтером для отслеживания износа картриджа и печатающего устройства.
После того как все поля нужным образом заполнены нажимаем на кнопку «Передать» для перемещения картриджа к пустым.
Передача на перезаправку
В процессе работы с орг. техникой накапливается большое количество израсходованных картриджей которые пригодны к повторному использованию после регенерации, поэтому многие организации прибегают к услугам заправочных фирм.
Для автоматизации и облегчения учёта перемещения пронумерованных расходников воспользуемся сканером штрихкодов. В работе сгодится любой сканер, который поддерживает используемый формат штрихкодов. Перейдём по адресу в программе «/ Картриджи / Пустые / Передача картриджей на заправку с сканером штрихкодов».
В выпадающем списке «Кому передаём» выбираем обслуживающую фирму, которую нужно заранее добавить в справочнике программе «/ Справочники / Контрагенты». Если с фирмой связан договор, то автоматически подгрузится договор обслуживания. Эта информация потом будет отображаться в акте передачи. Для примера выберем обслуживающего контрагента «ООО Ситиматсер» и сформируем перечень передаваемых на перезаправку картриджей.
Для примера отсканируем и передадим на заправку пустые расходники с номерами 301, 302, 303, 304. Чтобы фокус ввода был установлен на поле «Отсканированный номер» и программа воспринимала введённую сканером информацию, нажмём на кнопку «Сфокусировать».
В результате картриджи из «Пустых» переместятся в раздел «Заправляются».
Обратите внимание, что программа автоматически создаст акт передачи, который можно скачать, отредактировать и распечатать.
Вариант распечатанного документа.
Возвращение с заправки
После того как работы по перезаправке и восстановлению расходников завершены, необходимо переместить восстановленные картриджи обратно к заправленным. Для этого переходим в раздел «Картриджи / Заправляются». Видим, что сейчас на обслуживании в фирме ООО «Ситимастер» находится 4 объекта.
Нажимаем на кнопку с изображением сканера штрихкодов. Далее формируем перечень перемещаемых расходников сканером штрихкодов.
После того как перечень сформирован нажимаем на кнопку «Передать». Программа предложит указать работы и стоимость обслуживания каждого картриджа в отдельности.
Если выбрать галочку «Заправка и очистка», то счётчик количества перезаправок картриджа увеличится на 1. Опционально можно определить договор обслуживания, в условия которого входит перезаправка картриджей. При этом, стоимость обслуживания будет суммироваться и фиксироваться в договоре в виде потраченных денег.
После того как определены все работы, проводимые с картриджами, нажимаем на кнопку «Вернуть на склад». Таким образом программа сообщает об успешности выполнения перемещения и сформирует акт приёмки картриджей. Для его печати перейдём в раздел
«/ Справочники / Акты возврата» выберем самую первую запись в таблице актов и нажмём на кнопку «Генерация документа».
В акте приёмки указывается наименования и номера восстановленных картриджей, а также работы, производимые над ними. Результирующая стоимость составила 2400 рублей.
Возвращаемый файл представлен в формате docx, который позже можно внести правки и распечатать.
Информацию предоставил severcart
Если статья понравилась, ставь лайк и подписывайся на канал Дзен
Больше it-материалов на моем сайте: Блог системного администратора
