1. Польза, вперед!
«Зачем мне это?» — спрашивает читатель, открывая ваше письмо. Заложите выгоду читателя в тему письма, в первые строки, в начало каждого абзаца. Не начинайте историю «от царя Гороха» или о том, какие вы молодцы. И тем более — не начинайте письмо с проблемы или претензии. Начните с выгоды.
2. Древовидная структура
Структурируйте письмо так, чтобы для понимания сути достаточно было прочитать первые два абзаца. Начните с главной
мысли (в которой, само собой, будет выгода читателю). Подкрепите главную мысль основными аргументами в первом же
абзаце. Не вдавайтесь в детали, дайте главное. Если после этого потребуются объяснения — давайте их в последующих на абзацах.
3. Пишите по-человечески и для людей
Есть простые слова, которые выдают в вас человека, а не робота-убийцу из будущего. Это:
- эмоциональные выражения («стремительный», «перелом»)
- оценки («великолепный», «катастрофический»)
- личные формы глаголов («делаю» вместо «делается»)
- простые слова («объяснять» вместо «интерпретировать»), короткие простые предложения,упоминание чувств («меня очень расстроило, что…»)
Используйте эти слова и приемы, если вы пишете по-человечески и для людей. Даже в самой сложной ситуации человеческое отношение творит чудеса.
4. Красивый отказ
Попробуйте использовать элегантный алгоритм отказа:
Показать, что читали письмо с просьбой. Доказываем: говорим о деталях письма:
«Я прочитал ваше письмо с просьбой выделить 10 миллионов на строительство детского сада».
- проявляем понимание и искренне сочувствуем;
- ссылаемся на обстоятельства, из-за которых мы не можем помочь;
- хвалим просителя;
- помогаем сохранить лицо: дайте человеку понять, что ваша помощь не так-то и хороша;
Предлагаем альтернативу и оставляем дверь открытой: в чем вы бы могли помочь и в каком
случае к вам обратиться.
5. Изящная претензия
Строится по схеме отказа, с некоторыми особенностями:
- критикуем не человека, а действия или всю компанию. Избегаем личных атак. Получатель
не должен воспринять претензию лично;
- проявляем сочувствие, помогаем сохранить лицо;
- обосновываем требования, которые теперь предъявляем. Объясняем, почему именно так
и именно в такие сроки;
- вместе ищем выход;
- надеемся на лучшее.