Если вы получаете деньги, Государство хочет знать, сколько, откуда они у вас взялись, и как много вы потратили. Так оно пытается исключить незаконное движение денег. Для этого существуют отчеты и приезжают проверки. Чтобы было меньше проверок, надо вовремя и в полной мере сдавать отчеты.
Количество органов контроля зависит от вашей сферы деятельности. Как минимум, это Налоговая служба, Пенсионный фонд и Фонд соцстрахования. Подавать документы можно в бумажном виде или в электронном через интернет — не отрываясь от дел. Некоторые отчеты обязаны быть в электронном виде.
Например:
- все плательщики НДС должны сдавать отчетность в электронном виде;
- если у вас больше 100 человек работников (независимо от организационной формы) вам тоже надо сдавать отчетность в электронном виде;
- если у вас больше 25 человек, отчетность по НДФЛ тоже надо сдавать в электронном виде (ежегодный 2-НДФЛ и ежеквартальный 6-НДФЛ);
- Пенсионный фонд и ФСС тоже настаивают, чтобы компании, где работают более 25 человек, сдавали отчетность в электронном виде.
Как подавать отчетность удаленно
Чтобы подать отчетность, можно воспользоваться личным кабинетом на сайте нужной вам организации. Например, так выглядит форма для входа в личный кабинет на сайте Налоговой.
Второй вариант подать документы через интернет — использовать одного из операторов электронного документооборота. В первом случае вам потребуется электронная подпись, а во втором — программа оператора и электронная подпись.
Нельзя просто отправить на почту государственного органа ваш отчет. Он должен быть подписан. Бумажный документ вы подписываете ручкой, а электронный — специальной подписью, достоверность которой подтверждается средствами шифрования. Для удаленной подачи документов надо будет купить такую подпись (ЭЦП).
Через личный кабинет
Главный минус — у всех органов нет единого окна, где можно было бы собирать сразу все документы. На сайте Налоговой можно сдать отчеты по налогам и по отчислениям в Пенсионный фонд и ФСС.
Если вы еще куда-то предоставляете данные, придется заводить больше аккаунтов. Регистрация бесплатная. Почти везде можно зарегистрироваться в один клик, если есть подтвержденный аккаунт на Госуслугах. Документы тоже можно сформировать при помощи Госуслуг, но для отправки в любом случае будет нужна ЭЦП.
Иногда надо будет купить еще одну подпись. Например, для работы с документами по ЕГАИС. Это дополнительные расходы. Часто для отправки документов надо разбираться в сложных программах, где никто не думает про юзабилити.
Иметь личный кабинет — хороший выход для ИП и небольших компаний, которые сдают минимум отчетности и только в основные госорганы. Если у вас больше документов, будет сложно уследить за всеми графиками и отчетами.
Через оператора данных
Оператор ЭДО — это организация, которая берет на себя обмен документами между вами и государственными органами. Государство проверяет такие компании, убеждается, что они надежно защищают ваши документы и выдают лицензии на работу. Документы, которые вы передаете через операторов ЭДО имеют такую же юридическую силу, как обычные бумажные — на них тоже стоит подпись, только электронная.
Операторы ЭДО работают через платные программы.
Продают их по подписке или в зависимости от количества отчетов. Например, вы можете платить фикс в месяц или определенную сумму за каждый отчет.
Что удобно — все отчеты вы собираете в одном окне, есть график с напоминанием, что и куда надо сдать. Как правило, вместе с подпиской вам оформляют ЭЦП на срок пользования программой. Пользуясь личным кабинетом, ЭЦП надо каждый раз продлевать.
Еще один плюс оператора ЭДО — он гарантирует, что документы соответствуют нужному формату и их примут в госоргане. Вам не надо самому вычитывать регламенты и искать свежие формы.
Чтобы выбрать ЭДО, проверьте, во сколько органов можно направить отчет, есть ли интеграция с вашей системой бухгалтерского учета, есть ли календарь сдачи отчетов, можно ли прямо в системе писать госорганам для справок и претензий.
Подписывайтесь на каналы Большой Птицы Вконтакте и Фейсбук
Пишем про бизнес: управление, продажи, финансы, технологии. Рассказываем о важных изменениях в законодательстве.