А еще при этом не нарваться на мошенника и не вестись на глупые советы из интернета.
У нас крутой офис. У наших партнеров тоже крутые конторы и просто золотые арендодатели. Мы не платим странные сборы, не ругаемся за копейки в счетах за электричество и не спорим за места на стоянке. Как и должно быть у всех. Так что прочитайте, как выбрать офис, на какие документы обратить внимание и что спрашивать у собственника помещений.
Перед тем, как искать офис. Сначала составьте два списка критериев — обязательные и второстепенные. Важные — это планировка, расположение, размер парковки, возможности к инженерному оснащению — грубо говоря, влезут ли туда ваши серверы и техника. Второстепенные — вид из офиса, велосипедные дорожки, фитнес-центр на территории, какая-то особенная инфраструктура.
У вас список важных и второстепенных требований будет свой. Чтобы его собрать, опросите сотрудников. Переезд или выбор первого офиса — всегда стресс для коллектива и лучше, если мнения всех будут учтены.
Ищите сразу у посредника. Не морочьте себе голову с поиском офиса и желанием «сэкономить копеечку». В Москве, Санкт-Петербурге и всех крупных городах России консалтинговые компании не берут денег с арендатора. Они получают комиссию с арендодателя за то, что приводят к нему съемщиков. Вы сэкономите нервы и время:
- Быстрее найдете подходящий вариант из базы агентства.
- Не нарветесь на мошенника.
- Не переплатите — брокеры знают нормальную цену.
- Составите с агентством правильный договор и коммерческое предложение.
Самому можно посмотреть на Яндекс.Недвижимость, Авито, Циане и похожих сайтах. Но будьте готовы, что половина объявлений неактуальны или некорректны. Искать придется намного дольше.
Иногда советуют пройтись по улицам, поспрашивать, заглядывать в торговые центры. Можно, если у вас много свободного времени. Все объявления, разве что кроме отсталых деревень, есть в интернете. Самому можно ходить, если вы с кликером считаете проходимость места перед открытием, например, фастфуда — но это уже из области маркетинговых исследований.
На что обратить внимание во время осмотра помещения. Перед зданием посмотрите на размер парковки, много ли там машин. Сколько на самом деле до метро, есть ли вокруг кафешки, где будут кушать ваши сотрудники. На входе оцените, есть ли охрана, как устроен пропускной режим, пускают ли посторонних. Проверьте, работают ли кондиционеры и вентиляция. Есть ли структурированные кабельные сети, чтобы подключать рабочие места. Оцените состояние ремонта, зайдите к соседям и спросите, как им живется с арендодателем.
Уточните, за что еще придется платить. Кроме базовой ставки арендодателю, будут еще эксплуатационные расходы — за охрану, за коммуналку, за уборку, за вывоз мусора и, например, мытье окон. Уточните, входит ли парковка в стоимость, если да, то сколько мест вам положены и как их за собой забронировать. Узнайте, входит ли НДС в стоимость. Приготовьтесь, что, скорее всего, придется платить индексацию — каждый год аренда будет немного дорожать. Это нормальная практика, так что уточните процент.
Выбейте себе больше плюсов. Если помещение без ремонта или он вам не нравится, арендодатель может дать вам арендные каникулы — бесплатный период пользования, пока вы не сделаете ремонт. Так можно получить 1-2 месяца.
Подготовьте коммерческое предложение и договор. В коммерческом будут указаны все сроки и финансовые составляющие сделки. Договор будет ссылаться на коммерческое предложение. Проверьте внимательно все документы. Если берете помещение в субаренду, убедитесь, что у арендодателя есть нужный пункт в договоре с владельцем здания. Обратите пристальное внимание на слова «в одностороннем порядке». Изучите все пени, штрафы и неустойки.
Подпишите акт приемки-передачи помещения. Укажите в нем все недостатки и ответственного, кто и за чьи деньги их будет устранять.
Подписывайтесь на каналы Большой Птицы Вконтакте и Фейсбук
Пишем про бизнес: управление, продажи, финансы, технологии. Рассказываем о важных изменениях в законодательстве.