Вы когда-нибудь, читали про расписание дня Чарльза Дарвина? Он просыпался, дальше шёл на маленькую прогулку, ел завтрак и приступал к работе, садился в свой кабинет в 8 утра. Дальше он работал 1.5 часа и в 9:30 он прекращал работать, отвечал на письма, просматривал утреннюю почту, и потом в 10:30 работал ещё полтора часа. Таким образом, к 12 он вставал из-за стола, и объявлял: "Всё! Я сделал хороший объём работы за день!" После этого он обедал, шёл на прогулку, в 3 часа ложился немного спать и вечером, во второй половине дня, ещё работал 1-1,5 часа. Таким образом, он работал не более 4,5 часов в день. При этом он написал 19 книг, в том числе "Происхождение видов", пожалуй, одну из самых известных книг в истории науки. Может быть вы думаете, он просто был каким-то экстравагантным гением?
На самом деле, исследования начинают подтверждать, что человек способен качественно работать мозгом на протяжении только 4 часов в день. Поэтому следует планировать максимально 4 часа интенсивной умственной работы в день. Тот факт, что мы исторически унаследовали 8-ми часовой рабочий день как пережиток индустриальной промышленной революции, не значит, что это оптимальное количество часов работы для человека, которое максимизирует полезность того, что мы можем произвести за это время.
Если всё же ваш день получается очень занятым, и надо много всего успеть, то попробуйте сделать список заданий на день, написав напротив каждого задания сколько вы думаете оно у вас займёт. Потом попробуйте сделать каждое задание в 2 раза быстрее, чем запланировано. Помните принцип Парето: 20% наших вложенных усилий дадут 80% всех результатов, и это как раз то самое "Сделанное лучше идеального". Современные исследования показали, что наличие даже выключенного телефона на рабочем столе, негативно сказывается на ваших когнитивных способностях. Это понижает вашу рабочую память и способность аналитически мыслить, анализировать информацию. Поэтому лучше всего просто положить рядом часы, чтобы следить за временем.
Кроме часов, на вашем столе всегда есть список входящих дел. Во "входящие" важно записывать дела/мысли, не относящиеся к данной работе без какой-либо категоризации. Никогда не нужно категоризировать информацию, о которой ты вспоминаешь: "Мне надо это сделать, мне надо это купить, мне надо это не забыть". Так и запишите, а спустя какое-то время проанализируете и разложите по нужным местам.
Попробуйте отказаться от категоризации папок в электронной почте. Эксперимент за экспериментом показывает, что использовать обычный поиск в почте гораздо более эффективно, занимает меньше времени, нежели организовывать и искать информацию, распределенную по папкам. Уже в 2011 была информация о том, что общий поиск более эффективен. Просто попробуйте, ведь вы ничего не теряете и всегда сможете вернуться к категоризации папок.
Помните, что нет такой системы тайм-менеджмента, которая позволит так «реприоритезировать» свои задания, работу, что это даст больше времени, потому что по сути, от перемены мест слагаемых сумма не меняется.
Единственный способ успевать больше - это вкладываться в те задания, которые позволят иметь больше того самого свободного времени завтра. Автоматизируйте всё, что возможно. Например, если вы часто пишете одно и то же письмо или отвечаете одинаково на разные сообщения, то попробуйте использовать Canned Responses в Gmail, то есть email заготовки для постоянного использования. Возьмите за правило, что если вы больше чем 2 раза создаёте какой-то документ, будь то курсовая или какой-то отчёт на работе, то создайте для него шаблон, не делай это больше, чем 2 раза. Или, например, сервис If This Then That (IFTTT), который создаёт разного рода правила. Например, когда моя батарейка падает ниже чем 15%, мой телефон автоматически шлёт оповещение-смс родственнику. Или, например, все фотографии, которые я выкладываю в Instagram автоматически сохраняются в мой Dropbox, чтобы в случае чего у меня был сохраненный фотоальбом.
Тоже самое относится и к бытовым вещам. Например, пылесос, который сам пылесосит, и его можно запрограммировать в какое время он будет это делать. Кофе машина, которая с утра заранее сварит кофе. Или, например, если каждый день вы едите, допустим, гречку, то можно купить прибор, который сам её сварит к вашему возвращению домой.
Всегда нужно знать сколько стоит твой рабочий час. Разделите весь свой доход за месяц на количество проработанных часов. Следующий шаг – начать делегировать те задания, которые другие люди смогут сделать за вас дешевле. Помните, всегда найдётся кто-то, кто сможет сделать вашу работу дешевле. Пусть не в твоём городе или стране, но на другом конце света. Может показаться, что покупать услуги других, платить за то, чтобы кто-то выполнял твою работу, могут позволить себе только богатые люди. Но невозможно стать богатым, если ты уже сегодня вы не инвестируете часть своего дохода в то, чтобы другие делали вашу работу, и тем самым высвобождали ваше время, чтобы вы могли делать что-то другое. Это может быть какая-то помощь по дому, помощь с детьми, доставка готовой еды на дом или найм удалённого ассистента. Это стоит недорого, но это огромный шаг к тому, чтобы начать расти и двигаться вперёд.
Записывайте! Не верьте своему мозгу и не перегружайте его. Тренируйте свой мозг другими вещами, более вызывающими, решайте более живые проблемы, а рутинные и бытовые задания оставьте для бумаги. Иначе вы будете готовится к элитным соревнованиям или марафону путём уборки квартиры, ведь что это тоже физическая нагрузкаJ. Изречение Гюстава Флобера гласит: «Будьте организованным в своей повседневной жизни как буржуа, для того, чтобы быть неистовым и оригинальным в вашей работе». Можно иметь эпичное, непредсказуемое утро, а можно иметь очень скучное, устоявшееся, ожидаемое утро, когда ты знаешь во сколько ты встанешь, куда пойдёшь, что съешь и оденешь, но при этом можно иметь невероятную жизнь, полную интересных достижений и событий. И есть что-то в том, что такие люди как Марк Цукерберг, Стив Джобс и Альберт Эйнштейн ходили в повседневной жизни в одной и той же одежде.
Итак, ваше задание. Первое, напишите 5 способов, что бы вы могли сделать, чтобы иметь больше времени в следующем месяце, квартале, в следующем году. Второе, подумайте о том, какие процессы своего быта вы могли бы автоматизировать. Третье, посчитайте, сколько стоит ваш час (поделите весь свой доход за последний месяц на количество проработанных часов) и подумайте, какую часть твоей работы вы можете отдать кому-то другому, чтобы это время провести с семьёй, чему-то научиться, заняться спортом или даже открыть бизнес (одновременно со своей работой). Помните, ваша эффективность зависит только от вас, поэтому цените свое время!